Vrste in razvrstitev dokumentov. Razvrstitev računovodskih listin

Sodobni človek, ki opravlja dejavnosti na določenem območju, pogosto dela z različnimi dokumenti. Kakšna je posebnost njihove klasifikacije? Kakšna je izvedljivost določitve nekaterih neodvisnih kategorij virov? Kakšne so posebnosti pristopov k klasifikaciji dokumentov, ki prevladujejo v ruskih podjetjih?

Predmet razvrstitve

Preden govorimo o pristopih k razdelitvi virov v posamezne razrede, je koristno ugotoviti, kaj je dejanski koncept dokumenta. Klasifikacija dokumentov vključuje poseben postopek za njegovo izvajanje. Kaj s tem razumejo sodobni raziskovalci?

Po skupni razlagi je pojem dokumenta mogoče razlagati kot refleksijo v eni ali drugi stabilni obliki - tiskani ali računalniški - informacij, ki so pomembne z gospodarskega, socialnega, kulturnega, pravnega ali upravnega vidika. Pomembno je, v kolikšni meri vir teh informacij izpolnjuje merila, sprejeta za določeno področje, v katerem naj bi se uporabljala.

Zdaj postane jasno, da imajo kategorije, kot so informacije in dokumenti, klasifikacija dokumentov, najpomembnejšo vlogo v poslovanju in vladi, v izobraževanju in na drugih področjih človekove dejavnosti. Uporaba določenih meril za razvrščanje virov v določen razred daje stabilnost sistemu upravljanja, izobraževalnemu programu, zakonitemu in celo enakemu politični režim zainteresiranim državljanom olajša dostop do zahtevanih podatkov.

Merila in značilnosti klasifikacije dokumentov, sprejetih v določenem državnem ali gospodarskem sektorju, so lahko zelo različni. Razmislite o tistih, ki so se pojavili v sodobni ruski poslovni praksi. Za začetek bomo opredelili zadevni osnovni izraz.

Opredelitev razvrstitve

Kaj je klasifikacija dokumentov? Lahko ga obravnavamo kot proces in kot pojav. V prvem primeru je treba izraz razumeti kot postopek za dodeljevanje virov določenemu tipu, ki temelji na posploševalnih značilnostih. V drugi razlagi je razvrstitev dokumentov shema, v kateri se proces izvaja, o čemer se razpravlja v prvem primeru.

Merila za razvrstitev

Izbor elementov, s katerimi se posamezni viri posplošujejo v razrede, se lahko izvede iz različnih razlogov. Vse je odvisno od prakse, ki se je razvila v določeni veji delovnega toka. Osnova za razvrstitev dokumentov je lahko narava informacij, ki jih vsebujejo. Torej je običajno, da informacije, ki so prisotne v virih, razdelimo na tri glavne vrste: retrospektivno, trenutno in perspektivno. Klasifikacijo dokumentov je mogoče opraviti na podlagi funkcij, ki jih izvaja vir. Obseg takšnih - najširši. Obstaja komunikativna, vodstvena, referenčna, pravna, kulturna funkcija.

V vsakem razredu dokumentov se najpogosteje razlikujejo dodatne kategorije virov. Na primer, če je podlaga za njihovo razvrstitev funkcija, potem med tistimi dokumenti, za katere je značilno, da jo izvedejo - najpogosteje to so zakoni - lahko nastanejo dodatne skupine virov. Tako se oblikuje sistem klasifikacije dokumentov. Na primer, viri, ki opravljajo pravno funkcijo, lahko vključujejo predpise, računovodstvo in finančne dokumente. Razvrščanje regulativnih dokumentov lahko pomeni tudi njihovo razdelitev na dodatne kategorije. Na primer, ko gre za zakone, so lahko zvezni, regionalni ali občinski.

Dokumenti v poslu

V ruski poslovni praksi klasifikacija dokumentov vključuje identifikacijo dveh glavnih skupin virov. Kakšno je njihovo bistvo? Prvič, obstajajo dokumenti, ki odražajo splošna vprašanja dejavnosti organizacije, pa tudi tiste, ki se nanašajo na vodstvene dejavnosti, in tiste, ki odražajo vidike upravljanja podjetja. Njihova kompilacija ponavadi ne pomeni ozke specializacije po delovnem mestu, vendar se v podjetju lahko uveljavljajo različne omejitve za dostop do njih.

Drugič, obstajajo dokumenti, ki se nanašajo na funkcije posameznih oddelkov podjetja. Lahko se nanašajo na dejavnosti računovodstva, prodaje, trženja, prodaje, razvoja itd. V tem primeru lahko njihova formacija zahteva samo enako ozko specializacijo: malo je verjetno, da je prodajalec ali programer dobro seznanjen z zapletenostjo računovodske dokumentacije.

Poleg dveh glavnih skupin virov se lahko vrste dokumentov in njihova klasifikacija v podjetjih zagotavljajo v številnih sortah. Razmislite o nekaterih priljubljenih interpretacijah posameznih pristopov.

V ruskem poslovnem okolju je takšno merilo za klasifikacijo dokumentov kot njihovega digitalnega ali papirnega statusa običajno. Čeprav ima lahko vir enako vsebino, tako v obliki računalniške datoteke kot v tiskani obliki, je razvrščen v dva različna tipa.

Ta metodologija delno podpira zakonodajalec: na primer, metode preverjanja pristnosti digitalnih in papirnih dokumentov se lahko bistveno razlikujejo. Tiskani viri morajo biti podpisani in žigosani, elektronski pa morajo biti potrjeni s posebnimi algoritmi šifriranja, ki se imenujejo elektronski podpisi.

Naslovnike lahko tudi razvrsti vire. V okviru tega merila so lahko osebni ali kolektivni (tipični). V drugem primeru lahko pridobijo značaj lokalnega regulativnega akta. Primeri takih dokumentov so seznam osebja, kolektivna pogodba. Osebni viri lahko vključujejo obvestilo v pisarni.

V ruskem jeziku klasifikacija podjetij dokumenti v papirni obliki pomenijo tudi razdelitev virov na različne vrste glede na njihovo stopnjo avtentičnosti. Dokument je lahko izvirnik, predstavljen kot kopija. Slednje je lahko preprosto ali notarsko - pravna moč virov v tem primeru bo najverjetneje drugačna.

Notranji in zunanji viri

Razvrščanje dokumentov v papirje v podjetju lahko pomeni njihovo delitev po izvoru. Tako so lahko viri notranji - oblikovani v okviru strukture podjetja ali zunanji. Prvi lahko vključuje na primer odredbo vodje, uradno noto, opis tega ali tistega delovnega mesta. Primeri dokumentov druge vrste - poslovno pismo, komercialna ponudba.

Glavno merilo za razvrščanje dokumentov kot notranjih ali zunanjih je pravna neodvisnost organizacije. To morda ni vedno povezano z gospodarskim. To pomeni, da če vir nastane z enim LLC ali JSC in se prenese na naslov druge pravne osebe, se šteje za zunanjega za partnerja, tudi če je prvo podjetje v drugem lastnik kontrolnega deleža.

Računovodske evidence

Med ključnimi poslovnimi vrstami dokumentov - računovodstvom. Kateri viri se nanašajo nanj? Računovodska dokumentacija je sklop pisnih dokazov, ki potrjujejo dejstva izvajanja določenih poslovnih dejavnosti ali pravice podjetja do udeležbe v njih. Klasifikacija računovodskih listin, ki so jih sprejele ruske družbe, vključuje naslednja merila.

Prvič, ustrezno vrsto virov je mogoče razvrstiti glede na cilj. Dokumenti so torej lahko upravni, oprostilni, oblikovni ali kombinirani - združujejo več znakov.

Drugič, razvrstitev računovodskih listin lahko vključuje njihovo delitev na primarno in konsolidirano, odvisno od vrstnega reda priprave virov.

Tretjič, dokumente, povezane z računovodskimi dejavnostmi, lahko razdelimo v eno ali drugo kategorijo glede na vsebino poslovanja. Tako so lahko viri materialni, povezani z denarnimi transakcijami in tudi izračunani.

Namen računovodskih dokumentov

Zgoraj smo ugotovili, da je glede na namen dokumente računovodske narave mogoče razvrstiti v tri glavne vrste: upravne, izvršilne in oblikovne. Obstajajo tudi viri, ki združujejo značilnosti, ki so značilne za več vrst dokumentov hkrati. Razmislite o tej shemi podrobneje. Dejstvo je, da je taka klasifikacija pravnih dokumentov zelo razširjena v ruskih podjetjih. Koristno bo preučiti njegove značilnosti.

Običajno se sklicujemo na administrativne vire: naloge vodstva, naloge in navodila, ki jih izda uprava, ter dokumente, ki jih izdajo pristojni uslužbenci pooblastila. S temi dokumenti so poslovne strukture, odgovorne za to, da postanejo pomembne odločitve o upravljanju odobri tista ali druga dejanja podrejenih enot ali zaposlenih za opravljanje dejavnosti. Toda informacije, ki jih vsebujejo upravni dokumenti, običajno niso zabeležene v notranjih računovodskih registrih, saj dejstva, ki se nanašajo na neposredno izvajanje poslovnih transakcij, ne vsebujejo.

Izvršilni dokumenti lahko vključujejo vire, kot so tovorni list, akt o sprejemu, naročilo, zahteva. Drugo skupno ime za to vrsto vira je kupon. Pripravijo se v trenutku, ko se posel neposredno izvede. Informacije, ki jih vsebujejo izvršilni dokumenti, se vpišejo v računovodske registre podjetja.

Obstajajo viri, ki združujejo značilnosti, značilne za upravne in izvršilne dokumente. Med temi - plače ali, na primer, gotovinsko naročilo.

Pri oblikovalskih virih je njihov glavni namen pripraviti računovodske izkaze, ki odražajo dejstva iz upravnih in izvršilnih dokumentov. Ti se običajno pripišejo različnim vrstam izkazov - akumulativni, amortizacijski, izdatki, ki odražajo izračune po standardnih stroških, kot tudi različne vrste referenc.

Obstajajo tudi drugi razlogi za razvrstitev dokumentov v računovodski industriji. Tako se razdeli model, v katerem določene vrste dokumentov in njihovo klasifikacijo določijo računovodje glede na enega ali več znakov naslednjega spektra: namen, vsebina poslovanja, znesek sredstev v transakcijah, število fiksnih postopkov, način polnjenja.

Posebnost osnovnih dokumentov

Med najpomembnejšimi dokumenti računovodske vrste - primarno. Zabeležijo dejstva, da so v podjetju opravljale določene poslovne transakcije. Ti dokumenti kažejo, da je družba dobavljala blago ali opravljala storitve, ki so bile plačane. Zgoraj smo ugotovili, da je v ruskih podjetjih skupna delitev virov na notranje in zunanje. Ugotovimo lahko, da je razvrščanje primarnih dokumentov popolnoma povezano z ustreznim merilom. Obstajajo primarni dokumenti notranjega porekla - dejanja ali računi, ki jih oblikujejo strokovnjaki za osebje, obstajajo pa tudi zunanji viri, ki jih usmerjajo druge pravne osebe. Lahko so tudi računi, akti in druge zahteve.

Primarni dokumenti so razvrščeni kot izvršilni ali kuponi. So osnova računovodstva. Ta vrsta dokumentov je med osnovnimi orodji za ohranjanje gospodarske vzdržnosti podjetij. Obstajajo številne zahteve za njihovo zasnovo. Razmislite o njih.

Značilnosti dela s primarnimi dokumenti

Primarni viri v ruskih podjetjih bi morali biti oblikovani v ruskem jeziku. Ustvariti jih je treba v stabilni dokumentarni obliki - na papirju ali v obliki datoteke, ki je shranjena na zanesljivem mediju. Primarne dokumente je treba pripraviti na podlagi standardnih obrazcev, sprejetih v panogi, ali na podlagi priporočil oddelkov na podlagi teh ali drugih regulativnih aktov.

Napačnih vnosov v primarnih dokumentih ni mogoče popraviti tako, da se na papirju natisnejo pravilne črke ali številke. Treba je prečrtati napačne informacije, nato pa napisati pravilno besedilo, pa tudi dopustne komentarje, ki jih določajo pravila delovnega toka. Hkrati obstajajo dokumenti, ki jih ni mogoče popraviti brez usklajevanja z odgovornimi uradniki ali vodstvom organizacije.

Takoj, ko je računovodja na voljo primarnemu viru, ga je treba preveriti glede pravilnosti oblike, točnosti številk, besedila. Vse zahtevane podatke je treba preveriti. Računovodja, ki pregleda primarni dokument in se prepriča, da je pravilen, na predpisan način vnese podatke, ki jih vsebuje, v registre. Dokument sam po sebi običajno označuje, da se prepreči ponovna uporaba ustreznih informacij.

Poslovne transakcije se določijo v ustreznih registrih glede na časovno zaporedje, v katerem so bile izvedene. Tudi v večini primerov mora računovodja evidentirati informacije o poslovnih postopkih na posebnih računih.

Primarne vire, ki so razvrščeni kot denarni, morajo biti označeni s posebnimi žigi: glede na poseben postopek lahko ustrezni grafični elementi vsebujejo informacije o prejemu virov ali o plačilu za blago ali storitve iz dokumenta. Primarne vire je treba hraniti v računovodstvu za obdobja, ki jih določa zakon.

Primarni in konsolidirani viri

Glavne klasifikacije dokumentov, ki so se pojavile v ruski poslovni praksi, vključujejo tudi izbiro konsolidiranih virov v ločeno kategorijo. Kakšna je njihova specifičnost? Dejstvo je, da se konsolidirani dokumenti oblikujejo na podlagi primarnih. Kako točno?

Primarni dokumenti predvidevajo določitev vsake neodvisne gospodarske operacije. To je lahko prejem nekaterih materialov v proizvodnem oddelku, pošiljanje končnih izdelkov potrošniku, plačilni seznam, druge operacije z v gotovini.

Ti primarni dokumenti, ki so po naravi homogeni za določen atribut, so združeni v konsolidirane vire. V večini primerov so to eden od elementov računovodskih registrov, ki smo jih omenili zgoraj. Primer konsolidiranega vira: dnevnik, izjava, strojno poročilo. Registri, če razumejo konsolidirane vire, se lahko uporabijo za namen naknadne analize podatkov v zvezi s poslovnimi transakcijami.

Različni pristopi

Pregledali smo značilnosti klasifikacije dokumentov, za katere so merila uveljavljena v ruski poslovni praksi. Seveda se lahko na drugih področjih sprejmejo tudi druga merila. Razvrstitev arhivskih dokumentov, medicinskih, zgodovinskih in drugih virov se lahko izvede iz različnih razlogov. Ustrezna merila se lahko določijo na ravni uradnih pravnih aktov in v virih, ki so se pojavili kot element prakse, ki se je razvil na določenem področju.