Kaj je beležka in za kaj je?

8. 3. 2020

Večina oseb, ki so starejši, so zaposleni v določeni organizaciji. Ljudje se z izjavami ali uradnimi notami obračajo na oblasti z zahtevami ali željami. Opišemo postopek priprave in posredovanja dokumentov za glavo.

Kaj je to?

Najprej morate razumeti, kaj je spomenik. To je dokument, ki je notranji ali zunanji, odvisno od funkcij in naslovnika. Takšna beležka je najpogosteje naslovljena na višjo osebo od njegovih podrejenih in je nekakšna zahteva, komentar ali predlog.

Odvisno od pomena beležke je lahko predavanje, pojasnjevalno, razlagalno ali analitično.

spominska opomba

Ta dokument najpogosteje pokriva tehnične ali poslovne težave, opisuje sporne razmere ali ponuja razlago, ki zahteva vaše nadrejene. Glavna razlika memo je v tem, da ne opredeljuje samo bistva problema, temveč ga tudi podrobno opisuje, včasih pa tudi načine, kako ga rešiti.

Servis in poročilo: podobnosti in razlike

Nekateri delavci zamenjujejo beležke in obvestila o storitvah in to ni naključje. Obstajajo podobnosti, vendar obstajajo razlike. Naj ugotovimo. Torej je pomen tega in druge opombe obvestiti oblasti o kakršnem koli neuspehu pri delu. V poročilu pa se problem najpogosteje poroča, v obvestilu o storitvi pa obstaja tudi zahteva za njegovo odpravo, včasih pa so navedeni tudi načini reševanja določenega problema.

Pisanje dopisov za šefe

Najpogosteje se taki dokumenti pošljejo upravi. To je posledica dejstva, da je memorandum dokument, v katerem se poroča o vseh notranjih težavah. Primer beležke ni nikjer registriran, ni vzorčnega besedila, zato so v poljubni obliki. Najpomembnejše je opisati bistvo problema in predlagane načine za njegovo rešitev. Na kaj morate paziti je, da je vaš dopis registriran pri organizaciji. Na ta način se lahko prepričate, da pride do oblasti.

memo je

Vendar pa so razmere drugačne. Predstavljajte si, da ne pišete obvestila o razčlenitvi opreme, ampak, na primer, o uslužbencu vašega podjetja, ki je nekako kriv. Situacije so drugačne. Vašo beležko lahko preprosto izgubite. Da bi to preprečili, lahko igrate varno. Naredite beležko v dvojniku. Dajte jih sekretarju za registracijo in na vaši kopiji prosimo, da napišete, da je beležka registrirana na takšno številko, taka in ta datum in sprejeta v obravnavo. Torej, tudi če vaša pritožba "ne doseže" organov iz kakršnega koli razloga, imate potrditev in njeno besedilo.

Izmenjava sporočil med ločenimi enotami

Včasih so uradni dopisi sredstvo za komunikacijo med ločenimi oddelki istega podjetja. Priprava takšnega dokumenta za drug oddelek se ne razlikuje od opombe za upravljanje. Edina razlika je v tem, da morate sami navesti enote, lahko pa tudi določite naslov. V tem primeru je zapis še vedno notranji dokument.

beležke

Zgornji del opombe je treba sestaviti na vzorcu prijave, ki je napisana v imenu glave. Naprej je napisano samo besedilo, ki pojasnjuje vse probleme določene enote. Zaželeno je opisati ne samo bistvo problema, ampak tudi podrobnosti. Predlagate lahko tudi načine za njegovo rešitev.

Določiti morate podrobnosti dokumenta: datum in številko. To je potrebno, da bi postali uradni.

sporočil drugim organizacijam Spomini na drugo organizacijo

Vendar se včasih zgodi, da deluje kot zunanji dokument. Precej pogost primer pisanja beležke je za drugo organizacijo. Na ta način podjetja izmenjujejo potrebne informacije. Tudi v tem primeru je memorandum dokumentarni dokaz o zahtevku ali zahtevi.

Taki zapisi so izdani tudi v kakršni koli obliki. Kopije potrebnih dokumentov se lahko priložijo. Najpogosteje se takšne opombe izdajajo v imenu direktorja enega podjetja iz glave drugega. V primeru pogajanj z nasprotno stranko je treba izdati dve kopiji dopisa. Drugo kopijo z žigom, podpisom in registrsko številko je treba odvzeti in ta dokument hraniti, dokler se težava ne reši.

Če pišete beležko drugi organizaciji, lahko v odgovoru prejmete isto pismo. Nič ni narobe s tem. Morda poslovodstvo ni povsem razumelo problema ali zahteve ali pa se je samo odločilo, da ponudi svojo možnost za razvoj nadaljnjih ukrepov. Prav tako se morate registrirati in se na takšno obvestilo odzvati z dejanjem ali z odgovorom na zahtevo. Zato lahko komuniciranje organizacij preko zapisov traja zelo dolgo.

Kako narediti obvestilo o storitvi

Dokument se začne z imena organizacij in podatke o osebi, ki ji je namenjena, čemur sledijo njeni lastni podatki. Besede "Beležka" so napisane v sredini. Nato se besedilo začne z rdečo črto. Kot smo že omenili, je napisana v kakršni koli obliki. Na koncu se navede datum in podpis se dešifrira.

pravilno zasnovo

Če je besedilo beležke veliko, je razdeljeno na več odstavkov. Prvi je opis problema. Druga je sama zahteva. Če je zahteva kolektivna, lahko v tretjem odstavku določite oddelek in imena zaposlenih, ki so ga napisali. V tem primeru podpis na memorandumu poda vodja oddelka. Poleg tega lahko priložite list s podpisom vseh delavcev.

Beležka je napisana na papirju formata A4, kot je vsaka izjava. Podpis mora biti napisan z roko, ne s faksimilom. Zaželeno je tudi izdati dopis z lastno zaporedno številko in datumom priprave. Lahko se natisne na računalnik, vendar mora biti tudi v tem primeru podpis oseben.

Pošiljanje dokumenta prek elektronske komunikacije

Za organizacijo ni nenavadno, da izvaja elektronski pretok dokumentov, vse zahteve in opombe pa je treba poslati prek interneta ali notranjega omrežja. V tem primeru se ne bojte, to ni nič strašnega. Vendar je za to zaželeno imeti osebni digitalni podpis, da lahko potrdite svojo zahtevo.

elektronsko upravljanje dokumentov

Lahko pa napišete obvestilo o storitvi na list papirja, ga podpišete in skenirate. Elektronska različica se pošlje na želeni naslov in čaka na odgovor.

Ali je vedno treba pisno pripraviti svoj predlog

Pogosto se postavlja vprašanje: ali je mogoče ustno vložiti pritožbo na vodstvo podjetja? Odgovor je zelo preprost: vedno je mogoče obravnavati ustno, vendar ni znano, ali bo dalo kakršne koli rezultate. Pisno sporočilo je vedno uradni dokument, ne glede na njegovo vsebino in naslovnika. Toda verbalno sporočilo je samo besede, na katere ni mogoče odgovoriti.

Zato lahko svetujemo vse predloge, pojasnila in pojasnila, ki jih morajo oblasti izdati le na papirju. V nasprotnem primeru ne morete dobiti odgovora na vašo zahtevo ali predlog.