Ta opredelitev vključuje preverjanje premoženja podjetja in njegovih finančnih obveznosti za določeno časovno obdobje kot rezultat primerjave dejansko prejetih podatkov z informacijami iz računovodstva. Takšen postopek izvaja tako imenovani dejanski nadzor nad varnostjo razpoložljivih sredstev in vrednot. Poleg tega je učinkovita metoda opazovanja in preverjanja pravilnosti kartiranja transakcij na računih, vzdrževanja finančne discipline ter ugotavljanja in popravljanja neskladij med dejanskimi podatki, ki so bili pridobljeni kot rezultat samega procesa spremljanja.
Vse vrste zalog so namenjene preverjanju točnosti podatkov, pravočasni identifikaciji napak, nadzoru plačevanja potrebnih davkov in odbitkov, skladnosti s pravili odgovornosti identifikacija počasnega, zastarelega in zastarelega blaga in še veliko več.
Trenutno obstaja več razlogov za zgoraj navedeni postopek. Tukaj je nekaj od njih:
V sodobnem svetu obstaja več klasifikacij, zaradi katerih je proces mogoče pripisati eni od teh kategorij.
Razmislite o tem ločevanju podrobneje. Z obveznim ravnanjem ločimo naslednje vrste zalog: obvezne in proaktivne. Prvi, kot že ime pove, mora biti izveden v skladu z veljavno zakonodajo. V drugo skupino spadajo pregledi, ki jih imenuje vodja podjetja ali podjetja. Po drugi strani pa obstaja tudi razvrstitev po lokaciji, v skladu s katero se lahko izvede popis premoženja:
Vrste inventarja se lahko razlikujejo tudi po pogostosti (načrtovani, nenačrtovani in periodični) ter v metodah izvajanja (v naravi in dokumentarnem).
V tem primeru obstajajo naslednje vrste pregledov:
Treba je opozoriti, da prva kategorija vključuje spremljanje vseh predmetov premoženjskih in finančnih obveznosti organizacije. Druga skupina vključuje preverjanje enega ali več meril. Tretja vrsta je potrebna, kadar je treba raziskati delo materialno odgovornih oseb ali vsakega ločenega proizvodnega obrata.
Trenutno se najpogosteje izvajajo zaloge bilančnih postavk. To so: zaloge, vrednostni papirji, osnovna sredstva, končni izdelki, gotovinski dokumenti, blago v trgovalni mreži.