Poslovna pogajanja. Vodenje poslovnih pogajanj. Priprava poslovnih pogajanj

Poslovna pogajanja so najpomembnejša komponenta podjetništvo. Spretnost graditi konstruktivne komunikacije v poslovanju je ena od pomembnih konkurenčnih prednosti. Kakšne so skrivnosti uspešnih poslovnih pogajanj? Kakšna je njihova struktura in značilnosti priprave za njih?

Opredelitev poslovnih pogajanj

Poslovna pogajanja, po skupni definiciji med ruskimi strokovnjaki, so postopek, ki vključuje dve ali več strank, ki imajo status komercialnih organizacij, podjetnikov ali uradnikov, katerih namen je rešiti trenutna ali prihodnja vprašanja sodelovanja v smislu partnerstva ali najti kompromis v sporu. Komuniciranje, podjetja ali poslovneži želijo sprejeti nekaj skupnih odločitev. Predvideva se, da mora biti za vsako stranko optimalno.

V primeru, da spornega vprašanja ni mogoče rešiti z razpoložljivimi sredstvi, potekajo poslovna pogajanja. Po drugi strani pa se potreba po njihovi organizaciji ne pojavi, če vodstvo vnaprej nadaljuje z reševanjem neskladne situacije, na primer preučuje zakonodajne vire ali že podpisane sporazume.

Klasifikacija pogajanj

Ruski strokovnjaki opredeljujejo naslednje glavne vrste poslovnih pogajanj.

• Prvič, to so sporočila, v katerih so obravnavane nianse, povezane s podaljšanjem obstoječih sporazumov v sedanjih razmerah.
• Drugič, to so pogajanja, v katerih naj bi razpravljali o pogojih za nadaljevanje sodelovanja pri novih pogojih.
• Tretjič, to je komunikacija med strankami, ki pred tem še niso sklenile nobenega sporazuma.
• Četrtič, poslovna pogajanja lahko pomenijo obnovitev obstoječih sporazumov.
• Petič, predmet ustreznih sporočil je lahko povezan s prenehanjem obstoječih sporazumov pod pogoji, ki so sprejemljivi za obe strani.

Seveda se vrste poslovnih pogajanj lahko razvrstijo iz drugih razlogov. Nekateri strokovnjaki na primer menijo, da je to vrsto komunikacije mogoče razdeliti glede na stopnjo pomembnosti ključne teme. Tako se na primer pogajanja uvrščajo v strateška, kjer se rešujejo vprašanja, ki določajo nadaljnji razvoj celotnega poslovanja, in situacijsko, kjer se obravnavajo posamezne nianse sprejete skupne smeri. Nekateri strokovnjaki opredeljujejo individualna in kolektivna pogajanja. V okviru prvega je komunikacija med posameznimi uradniki (npr. Generalnimi direktorji) implicirana, v okviru slednjega pa komunikacija s sodelovanjem kolegialnih organov upravljanja podjetja ali s sodelovanjem zaposlenih.

Pogajalske funkcije

Strokovnjaki prepoznajo več funkcij, ki opravljajo poslovna pogajanja. Zlasti informacije, ki pomenijo vzajemno preučevanje mnenj strank o določenem vprašanju. Poudarja tudi komunikacijsko funkcijo, v kateri podjetniki najdejo nove točke zbliževanja interesov ali, če je to njihovo prvo srečanje, razkrijejo najbolj očitne možnosti za interakcijo. Obstaja usklajevalna funkcija, ki pomeni sprejetje podpornih odločitev v smislu osnovne strategije sodelovanja. Obstaja nadzorna stranka, v okviru katere stranke ugotavljajo, kako potekajo stvari s partnerji pri izpolnjevanju svojih obveznosti od določenega trenutka.

Faze pogajanj

Mnogi strokovnjaki verjamejo, da so poslovna pogajanja proces, ki ga sestavlja veliko število sestavnih elementov. Predpostavlja se, da se ustrezna vrsta komunikacije v poslovanju izvaja v več fazah. Ruski strokovnjaki opredeljujejo naslednje faze.

• Prvič, to je pripravljalna faza. V njem se partnerji dogovorijo o prihajajočem sestanku, določijo se s prizoriščem, oblikujejo sestavo udeležencev. Ključna tema je določena in dogovorjena. Pogajanja morajo biti osredotočena.
• Drugič, to je faza protokola. Začne se ob srečanju s partnerji v kraju, ki so ga predhodno dogovorili. Praviloma je v fazi protokola medsebojne pozdravi strank, postopki poznavanja (če se partnerji prvič sestanejo). Morda se zdi, da je ta faza formalnost. Toda v praksi, kot ugotavljajo mnogi strokovnjaki, so rezultati komunikacije v veliki meri odvisni od tega, kako udobne so protokolarne nianse za stranke v pogajanjih.
• Tretjič, to je faza izmenjave informacij ali, kot pravijo nekateri strokovnjaki, „vprašalnik“. Stranke navedejo ključne teze, ki se nanašajo na to temo. Zabeležena je želena pozicija partnerjev glede možnosti za sklenitev pogodbe, sprememba pogojev veljavne pogodbe itd.
• Četrtič, to je dejansko odločitev. Rezultat pogajanj je razkrit. Kako je lahko, bomo razmislili malo kasneje. Podpis dokumentov v zvezi s sodelovanjem je možen.

Zaradi poslovnih pogajanj se lahko organizirajo neformalni dogodki - banket, sprehod. V nekaterih primerih se pričakuje tiskovna konferenca.

Predvidena shema, v kateri so poslovna pogajanja razdeljena na faze, je precej splošna. Glede na panožne posebnosti podjetja, glede na vrstni red komunikacij, jih je lahko več, obstajajo tudi dodatni dogodki.

Rezultati pogajanj

Pogajanja, tako ali drugače, vodijo do nekega rezultata. Kako je lahko? Strokovnjaki opredeljujejo tri glavne vrste rezultatov pogajanj:

• iskanju kompromisa;
• sklenitev asimetričnih ureditev;
• pomanjkanje soglasja.

V prvem scenariju se predvideva, da je vodenje poslovnih pogajanj privedlo do opredelitve pogojev za sodelovanje, kar je bilo v skladu z obema stranema. Obstaja mnenje, da je kompromis mogoče pripisati tudi situaciji, ko odločitev ni ustrezala nobeni od obeh strani v enaki meri, toda zaradi potrebe po sklenitvi vsaj neke vrste pogodbe, so se pogajalci strinjali, da bodo medsebojno neudobni pogoji. To je mogoče, na primer, v primeru, ko želi dobavitelj določenega izdelka rešiti določen znesek, za katerega bo podjetje nedvoumno donosno, vendar lahko kupec plača samo, recimo, polovico.

Poslovna pogajanja lahko privedejo do odločitev, da se nekateri strokovnjaki sklicujejo na asimetrične. Kaj to pomeni? Dejstvo, da je eni strani iz nekega razloga uspelo prepričati drugega, da podpiše sporazum o manj ugodnih pogojih za to. Če sta v zgoraj navedenem primeru prodajalec in kupec ugotovila, čeprav ne popolna, vendar še vedno kompromis, lahko scenarij v okviru asimetrične rešitve na primer pomeni, da bo dobavitelj blaga načeloma zavrnil prodajo nasprotni stranki po nižji ceni in posledično Ta izdelek je zelo potreben, in se strinja s posel, odločanje, recimo, da posojilo.

Drug možen scenarij je odsotnost odločitve, sprejete na podlagi komunikacij. Nekateri strokovnjaki ga ne želijo uvrstiti med rezultate pogajanj. Vendar pa njihovi nasprotniki verjamejo, da je še vedno tam - šele zato, ker partnerji zdaj vedo, kaj lahko pričakujejo od naslednjih pogajanj, in razumejo, ali jih je treba opraviti kasneje. Tovrstni rezultati, pravijo strokovnjaki, lahko nosijo vrednost informacij. Na primer, kupec blaga se bo zavedal, kakšno najnižjo ceno lahko kupi določen izdelek, pozna prednosti in slabosti dobavitelja. V poslu se pogosto zgodi, da zavrnitev transakcije med pogajanji posredno prispeva k temu, da podjetnik poišče ugodnejše pogoje za sodelovanje. Tako je formalno pomanjkanje komunikacijskega rezultata lahko povsem pozitiven scenarij za podjetje.

Pogajalska pravila: kulturna razsežnost

Kakšna so pravila poslovnih pogajanj? Na tej točki je veliko teoretičnih konceptov. Njihovo specifičnost lahko določi veliko število dejavnikov. Veliko je odvisno, na primer, od mentalitete pogajalcev, ki jo narekuje nacionalna ali civilna pripadnost. To pomeni, da poslovni pogovori in poslovna pogajanja v skladu s pravili, sprejetimi v zahodnih državah, niso vedno združljiva z značilnostmi, na primer azijske kulture komuniciranja v podjetjih. Ruski poslovneži, po mnenju nekaterih strokovnjakov, so nekoliko bližje miselnosti zahodne miselnosti kot vzhodnjaška miselnost, vendar pa je njihova miselnost mogoče zaslediti na obeh modelih.

Zgodi se, da se ljudje, ki so navajeni na takšen model obnašanja, uspešno prilagajajo miselnosti partnerske strani. Vzemimo, na primer, nedavne pogovore o plinu med vodji Rusije in Turčije - strankam je uspelo skleniti odločilni sporazum, čeprav je obstajala možnost neskladij pri iskanju skupnih kontaktnih točk. Po mnenju nekaterih strokovnjakov, zaradi razlike v poslovni miselnosti obeh držav. Čeprav o tem ni soglasja, mnogi analitiki menijo, da je kultura komuniciranja v podjetjih, značilna za Rusi, na splošno združljiva s turškim in morda celo bolj kot z zahodnim.

Tako poslovno bonton pogajanja, vidiki, ki označujejo pripravo nanje in pogoje za njihovo ravnanje, lahko v mnogih pogledih narekujejo kulturne posebnosti strank, te ali druge poslovne komunikacijske tradicije. Hkrati, kot ugotavljajo nekateri raziskovalci, poslovanje, zlasti na področjih, ki so strateško pomembna za države sveta, postaja vse bolj globalno in v mnogih pogledih je to mogoče pripisati izbrisu kulturnih razlik med partnerji iz različnih držav. Mogoče je, da v nekaterih trenutkih japonskemu podjetniku ni ravno prijetno, da v pogajanjih s svojimi ameriškimi kolegi sprejme "zahodni" model obnašanja, vendar to počne, da bi ohranil konstruktiven dialog. Njegov partner, podjetnik iz Združenih držav, pa bo zagotovo poskušal biti previden pri komuniciranju s svojim japonskim kolegom in, če je mogoče, upoštevati tradicionalna pravila poslovnega komuniciranja, sprejeta na Japonskem.

Pravila pogajanj: kompromisni scenarij

Nekateri ruski strokovnjaki predlagajo naslednji scenarij, v katerem so možna poslovna pogajanja, ob upoštevanju sprejetja ustreznih načel najsodobnejših kultur. Če se jim sledi, potem obstaja možnost, da udobje poslovnega partnerja nemškega ali korejskega porekla ne bo moteno.

Prva stvar, na katero strokovnjaki priporočajo, da se osredotočite na pozornost, je vedno poslušati sogovornika. To je dobrodošlo tako v Koreji kot v Rusiji, ZDA in Nemčiji. Ne smete prekinjati govora vašega partnerja, protestirati, komentirati, tudi če ste prepričani, da se govornik moti glede nečesa.

Naslednje pravilo je spoštovanje načela enakosti. V nobeni od sodobnih držav ni sprejeto, da se en pogajalec na kakršenkoli način postavi nad drugega. Tudi če govorimo o jasni možnosti za sklenitev tega zelo asimetričnega dogovora, v katerem ena od strank morda nima izbire, partner ne sme gledati na to.

Izvajanje pogajanj v poslu bi moralo potekati, pri čemer bi se izognili evalvacijskim tezam, naslovljenim na osebo sogovornika. V skladu s tem pravilom bo partnerju iz katere koli države zagotovljeno enako udobje, katerega reprezentativna poslovna pogajanja potekajo. Primer: nezaželeno je reči: "V tej zadevi niste pristojni."

Napake pri poslovnih pogajanjih

Po pregledu nekaterih glavnih priporočil strokovnjakov o vodenju poslovnih pogajanj bo koristno preučiti tipične napake, ki so jih izpostavili raziskovalci, ki jih podjetniki včasih navadno ustvarjajo v procesu komuniciranja. Najprej je treba opozoriti, da bodo takšni ukrepi nasprotni zgoraj opisanim priporočilom. Vendar, ko smo razumeli bistvo napak, povezanih s ključnimi odtenki sporočil, ki smo jih zabeležili, bo koristno posvetiti pozornost tudi naslednjim točkam.

Poslovna pogajanja, kot menijo strokovnjaki, ne bi smela biti orodje za identifikacijo stranke, ki je lahko nosilec jasno pravilnega stališča. Če je to res tako, se bo razkrila naravno. Napaka mnogih podjetnikov je, da se postavijo kot subjekt, katerega mnenje ne more biti alternativa.

Druga napaka, ki jo strokovnjaki poudarjajo, je trmastost. Vedno obstaja priložnost, da najdemo kompromis. metode prepričevanja vendar je zelo težko narediti s tako preprosto taktiko.

Strokovnjaki pravijo, da je avtoritarni stil neveljaven poslovna komunikacija. Še posebej, ko gre za transakcije, ki so verjetno asimetrične. Redko se zgodi, da dobavitelj dolgo ostane unikaten. Na prostem trgu je običajno mogoče najti alternativne kanale za pridobitev želenega izdelka. In če je bil kupec v določenem trenutku prisiljen iti v manj ugodne pogoje in sočasno soočen z avtoritarnostjo partnerja, drugič ne želi ničesar pridobiti od njega.

Med pogostimi napakami, ki so značilne za poslovna pogajanja, je odmik od glavne teme razprave. Tudi če se to zgodi naključno, se je na primer eden od partnerjev odločil vprašati drugega, kje bi rad potoval, zaradi česar se je tema dialoga premaknila v smeri turizma. V tem primeru obstaja možnost, da bo ena od strank sumila drugo, da bo zamenjala, zavajala, nagibala k zaupanju. En ali drug čas bo porabljen. Odstopanje od teme ima lahko posebno negativno vlogo, ko potekajo kolektivna pogajanja. V takšnih primerih bo vsak udeleženec komunikacije, da se v pogovoru ne bo čutil odveč, komentiral temo, ki ni povezana z glavno temo.

Kakšne so skrivnosti uspešnih pogajanj?

Pregledali smo značilnosti poslovnih pogajanj glede zagotavljanja združljivosti vedenjskih vzorcev strank. Prav tako bo koristno, da se seznanite z nekaterimi načeli, ki bodo pripomogla k doseganju želenih rezultatov na podlagi rezultatov ustreznih komunikacij. Kakšne so skrivnosti uspešnih poslovnih pogajanj, ki so jih zabeležili ruski strokovnjaki?

Mnogi raziskovalci priporočajo, da poudarjate dolgoročne odnose s partnerjem pri gradnji komunikacij. Takojšnji poslovni rezultat pogosto ne pomeni nič. Možne koncesije, na katere gre ena stran, lahko partner razlagajo predvsem kot pripravljenost za gradnjo strateških odnosov.

Naslednji dejavnik uspešnih pogajanj, ki jih strokovnjaki ločijo, je odprtost v komunikaciji. To ne zadeva le načina govora in formulacij. To najprej pomeni odprtost v zvezi s to zadevo, sogovorniku, odsotnost strahu, da ne bo všeč partnerju, ali izražanje nezadovoljstva z objektivno neprijetnimi pogoji transakcije. Bolj konstruktiven pristop je tisti, v katerem bodo trenutki, ki za stranko niso zadovoljivi, izraženi takoj, ko bodo izraženi v dialogu, preden se tema pogovora spremeni ali se pogajanja ne zaključijo.

Strokovnjaki priporočajo, da se, kadar je to mogoče, osredotočijo ne toliko na svoje stališče, ampak na interese partnerske strani. Koristno bo, če se enemu partnerju pokaže, da ga zanima ne le korist za njegovo podjetje, kar je očitno, temveč tudi to, da od tega koristi tudi druga stran.

Raziskovalci priporočajo, da pogajalske strani pri oblikovanju predlogov in tez za partnerje vnaprej razmislijo o svoji vsebini, tako da lahko partner izbere eno od več možnosti. To bo povečalo verjetnost, da bomo našli kompromis. Možno je, da nekatere od možnosti bolj ustrezajo partnerju. Lahko se upošteva kot podlaga za končno odločitev.

Priprava na pogajanja

Preučili bomo, kako pripraviti poslovna pogajanja. Kaj naj iščem v procesu njegovega izvajanja? Nekateri strokovnjaki priporočajo upoštevanje naslednjega scenarija.

V okviru te sheme raziskovalci priporočajo upoštevanje pravila - čas, ki se porabi za pripravo na pogajanja, mora biti sorazmeren z njihovim pričakovanim trajanjem. Dejstvo je, da je ključni vidik tega scenarija predhodni komunikacijski načrt. Treba ga je „vaditi“, zato bo potreben čas, ki bo primerljiv s tistim, v katerem bodo dejansko potekala pogajanja.

• Prva točka zadevnega načrta je opredelitev namena komunikacije. Ne glede na to, kateri scenarij priprave za pogajanja deluje druga stranka, bomo najprej odgovorili na vprašanje, zakaj bomo v okviru načrtovanega srečanja komunicirali s partnerji.
• Naslednja točka v našem scenariju je definicija želenega rezultata.
• Nadalje, glede na načrt - identifikacijo virov, ki bodo pomagali pri doseganju tega rezultata. To je lahko, na primer, to ali tisto znanje, usposobljenost nekaterih strokovnjakov podjetja. V prvem primeru bomo ukrepali poiskati potrebne vire informacij in se seznaniti z ustreznimi dejstvi. V drugem primeru z nami vabimo kompetentne strokovnjake, s katerimi bomo vnaprej usklajevali ključne nianse prihajajočih pogovorov.
• Naslednja komponenta priprave na komuniciranje s partnerji, o kateri se je treba odločiti pred sestankom, je način posredovanja informacij. Lahko je večinoma ustna ali vključuje, na primer, predstavitve na projektorju, seznanitev partnerjev s tiskanimi besedili, video materiale itd.