Poslovno pismo: pravila zbiranja, pisanje vzorcev

Danes skoraj vsi aktivno uporabljajo internet. Vendar poslovna korespondenca ni prenehala biti pomembna in pomembna. Preprosto je bil prenesen na druge prevoznike. Kako narediti in urediti poslovno pismo, povejte publikaciji.

Kaj lahko vsebuje poslovno sporočilo?

Najprej je poslovna korespondenca priložnost za izmenjavo mnenj ali predlogov z zaposlenimi in poslovnimi partnerji. V pismu lahko navedete zahteve, zahtevke in druge misli, da bi odpravili nesporazume med podjetji. Na splošno je poslovna korespondenca vrsta uradne korespondence.

Razlike od drugih črk

Glavne razlike je mogoče povzeti na naslednji način.

• Slog predstavitve.
• Prisotnost uradne podrejenosti.
• Besedišče brez močnega izražanja čustev.
• Praviloma v pismu ni več kot ene strani.
• Pisava v celotnem besedilu je enaka (ni majhna in ni velika).
• Običajno se sestavljajo na uradnem pismu organizacije.

Vrste poslovnih pisem

Vsebina besedila bo odvisna od vrste pisma, ki ga morate vnesti. Razdelimo jih lahko v več skupin.

Pisma za odgovor:

• Zahteva.
• Peticija.
• Zahteva.
• Ponudba
• Pritožba.

Pisma, na katera vam ni treba odgovoriti:

• Informativno.
• Opazno.
• Spremljevalni.
• Garancija.
• Opozorilo
• Opomnik.

Pisma komercialne narave. Običajno so potrebne med trajanjem pogodbe ali sklenitvijo pogodbe:

• Prosim.
• Odgovor na zahtevo.
• Opomnik.
• Zahtevek
• Ponudba To je ponudba za sklenitev pogodbe ali sklenitev posla.
• Opozorilo o nujnosti izpolnjevanja obveznosti, prekinitvi sporazumov itd.

Neprofitne črke:

• Vabilo.
• Obveščanje o nečem.
• Zahvale.
• Priporočila.
• Prosim.
• Navodila.
• Spremno pismo
• Izražanje sožalje.
• Čestitamo ob vsaki priložnosti.
• Garancijsko pismo.
• Potrditev prejema blaga, opravljanje storitev itd.

Razvrstitev poslovnih pisem po strukturi:

• Sestavljen po strogem vzorcu.
• Zapisano v prosti obliki.

Vrste, odvisne od naslovnika:

• Običajno. Poslano na en cilj.
• Kolektivno. Poslano eni osebi, vendar več osebam.
• Okrožnica. Poslano več prejemnikom.

Oblika pisma je naslednja:

• Poslano v običajnih poštnih ovojnicah.
• Predstavljen osebno.
• Poslano kot faks.
• Poslano po e-pošti.

Kot lahko vidite, lahko poslovno sporočilo uredite na različne načine in z različnimi nameni. Vendar je treba omeniti, da je v nekaterih primerih zaradi etičnih razlogov potrebno pisati ročno, namesto da bi vtipkali na računalnik. To velja za čestitke in sožalje.

Deli pisma

Pravilno poslovno pismo je vedno razdeljeno na več delov. To je uvodno, glavno in končno. In logično so med seboj povezani.

Uvodni del praviloma vsebuje informacije o okoliščinah, ki so privedle do pisanja pisma. Glavno besedilo je vsebina sama, bistvo sporočila. Zadnji del povzema rezultate, ki lahko izrazijo zavrnitev, soglasje, zahtevo itd.

Načela pisanja

Vsako poslovno sporočilo mora biti napisano na naslednji način.

1. Nepristransko.
2. Naslovljiva (to je namenjena določeni osebi).
3. Trdil sem.
4. Verodostojno
5. Najbolj popolna.
6. Vse informacije v besedilu morajo biti aktualne v času pisanja.

Stilistične značilnosti

Pravila za oblikovanje poslovnega pisma navajajo, da je treba upoštevati strog slog. Uporabiti je treba le tista sredstva govora, ki so značilna za uradne dokumente. To pomeni, da bi bil primeren uradni poslovni stil. Jezik mora imeti naslednje funkcije.

• Uradno.
• Natančnost informacij.
• Objektivnost.
• Strukturirano.
• Vsebinska, vendar kratka predstavitev.

Bistvo zadeve je treba navesti v preprostih kratkih stavkih, ki se osredotočajo na glagole. Ni treba preobremeniti besedila s pridevniki, uporabiti nejasnih in visoko specializiranih izrazov, ki jih naslovnik morda ne razume. To bo povzročilo le negativne in zavrnitve. Bolje je poskusiti razložiti s preprostimi, razumljivimi besedami, več dejstvi in ​​posebnostmi. Prisotnost neinformativnih in "vodnih" besedil ne dopušča poslovnega stila.

Pri zaključnem delu ne bi smeli povzeti z nepotrebnimi in dolgimi govornimi obrati. Tudi nelogični in neusklajeni stavki ne bodo delovali. Zato je bolje izključiti revolucionarne in participativne revolucije. V vsakem odstavku se mora odraziti samo ena dokončna misel. Po dokončanju besedila je bolje, da večkrat preverimo napake, tako da glasno preberete pismo.

Zahteve za obrazec

V skladu s pravili poslovnega pisma je bolje, da se izda na pisemski list podjetja. Predlagane so naslednje osnovne zahteve.

• Na sredini obrazca morate vstaviti grb Ruske federacije, če je podjetje v državni lasti.
• Črka je na listu A4.
• Na levi strani pustite polje prazno (vsaj 3 cm). To je potrebno, ker se bo po določenem času gradivo vložilo v preostale dokumente.
• Najbolj optimalna pisava je standardna »Times New Roman«, velikost 12 in razmik med vrsticami 1,5-2. Najbolj zaznavajo se pri branju.
• V glavi pisma morate navesti ime organizacije, njen dejanski in pravni naslov, telefon in elektronsko pošto.

Oblikovne značilnosti

Če je oblikovanje poslovnega pisma potekalo na več straneh, potem morate navesti številko, začenši z drugim. Za to je priporočljivo uporabiti Arabske številke. Ni treba, da se točke postavljajo blizu številk.

Pismo mora biti razdeljeno na odstavke in po potrebi na podštevilke. Besedilo ne sme biti v obliki neprekinjenega toka, ker bo slabo zaznano. Odstavki bodo pokazali, kje se druge misli končajo in začnejo.

Pomembno je omeniti, da so tipografske napake, izbrisi in popravki nesprejemljivi za poslovno korespondenco. Pričali bodo o nepismenosti in pomanjkanju resnosti nasprotnika.

Uporabljene podrobnosti

V pismu praviloma navedite naslednje informacije.

1. Polno ime podjetja, ne samo kratica.
2. Telefonska številka, faks, bančni račun in e-pošta.
3. Naslovnik. Ime podjetja bi bilo treba uporabiti v dativnem primeru. Če morate določiti ime in položaj, je priporočljivo uporabiti primer. Če ima prejemnik naziv ali akademsko diplomo, mora biti naveden pred imenom osebe.

Pomembno je omeniti, da mora biti vsaka opora napisana z veliko črko in novo vrstico.

Pritožbe v poslovnem pismu

Uradna komunikacija mora biti vedno nevtralna. Isto vrsto je treba nasloviti na naslovnika. Navedbe, kot je »Dober dan«, bodo neprimerne. Če želite pozdraviti, je bolje uporabiti formalno "Hello". Toda najbolj pismena možnost je obravnava po imenu in patronymic. In ne glede na to, kako dolgo traja spoznavanje z naslovnikom. V pismu ne morete uporabiti kratke oblike imena (npr. Peter, Anya itd.).

Pritožba na »vas« bo pomagala ohraniti medosebno razdaljo, pokazati spoštovanje osebi, ki je starejša ali višja. Vendar je treba omeniti, da se v nekaterih podjetjih, nasprotno, uporaba »vi« uporablja pri komuniciranju celo v pismu.

Omeniti je treba, da pritožbe "Spoštovani" ni mogoče uporabiti brez naknadne navedbe imena te osebe. Izogibajte se tudi okrajšavam "Mr.", "Ms." Če želite stopiti v stik s skupino posameznikov, je dovoljeno, da ne določite imen. Nato lahko v kratkem napišete: »Spoštovani!« Po pravilih morate po klicu vedno dati klicaj. Na primer, podobno besedilo v poslovnem pismu bo imelo naslednjo obliko. "Dragi Alexander Sergeevich!"

V zadnjem delu lahko uporabite različne možnosti. “Z najboljšimi željami”, “S spoštovanjem”, “Z upanjem na sodelovanje” itd. Tukaj morajo biti pritožbe uradne, vendar prijazne.

Izdelava zadnjega dela

Pravilno izpolnjeno pismo je prav tako zelo pomembno. V zadnjem delu morate povzeti, kaj je bilo prej omenjeno. Vendar pa ne raztezajte zaključkov 10 stavkov. Ne smemo pozabiti, da se jedrnatost in jedrnatost vrednotita v poslovnem slogu. Bolje je omejiti preproste fraze. Na primer, podanih bo nekaj konstrukcij, ki so pomembne v zaključnem delu poslovne korespondence. Poslovna pisma morajo biti izpolnjena kar se da pravilno in vljudno.

• Hvala za pomoč ali pozornost. "Naj se vam zahvalim za ..." "Hvala!"
• Zagotovilo naslovnika v ničemer. "Z veseljem bi sodelovali z vami."
• Upanje za prihodnost. "Upamo, da bomo kmalu prejeli vaš odgovor."
• Zahteva za karkoli. "Hvaležni bi bili, če bi poročali o rezultatih."
• Opravičujemo se za nevšečnosti. "Opravičujemo se za zamudo pri plačilu."

Kako se posloviti od naslovnika

Kljub dejstvu, da poslovna korespondenca, v poslovnem pismu, se lahko poslovite na različne načine. Če želite to narediti, uporabite tako imenovane zaključne fraze.

Na primer naslednje možnosti:

1. S spoštovanjem.
2. S spoštovanjem
3. Lep pozdrav.
4. Želim vam veliko uspeha pri delu.
5. Upamo, da bomo še naprej sodelovali.
6. Veseli me, da vam lahko služim.

Morda obstajajo druge možnosti. Tukaj je izbira končnega stavka le stvar okusa.

Podpisovanje

Na dnu lista mora pošiljatelj dati svoj podpis. Ampak to je izjemno pomembno, da to naredite pravilno, da bo dokument uradno videti.

Potrebno je navesti položaj, začetnice, priimek in nasprotno dati podpis. Poleg tega lahko določite kontaktne podatke (osebni e-poštni naslov ali telefonsko številko). To bo prejemniku pokazalo, da je pripravljen komunicirati in sodelovati.

Funkcije odpovedi

Pomembno je tudi vedeti, kako narediti poslovno pismo, če morate nekaj zavrniti. Konec koncev, celo prikrit negativni ali zavrnitev ne bo ostala neopažena in bo imela neprijetne posledice. Po tem ne bo mogoče računati na pozitiven ali celo nevtralen odnos do sebe. Ko pišete pismo, vam ni treba podleči čustvom. Bolje je, da se držimo v mejah, tudi če je naslovnik zelo moteč. Pismo o zavrnitvi je treba vedno večkrat prebrati, pri čemer je treba posebno pozornost posvetiti tonu sporočila.

Sporočilo se ne sme začeti z dokončnim "ne", v kakršni koli obliki, ki je izraženo. V nasprotnem primeru bo naslovnik dobil vtis, da je nezanimiv in nima pomena. Sprva je bolje predstaviti nepremišljene prepričljive razlage. Ko so razlogi za zavrnitev na kratko navedeni, lahko brez težav nadaljujete z izjavo o dejstvih. Hkrati, glede na poslovno bonton Priporočljivo je, da uporabite besedilo naslednje vrste.

• Na žalost ne moremo izpolniti vaše zahteve.
• Iskreno nam je žal, vendar smo prisiljeni zavrniti vašo ponudbo.
• Globoko obžalujemo, vendar ne moremo zadovoljiti vaše zahteve iz naslednjih razlogov.

V idealnem primeru bi bilo treba na začetku pisma na kratko navesti zahtevo naslovnika. Zato bo razumel, da so se resnično seznanili z njegovim predlogom in ga bo zagotovo cenil.

Značilnosti pisanja e-pošte

Danes se ljudje vse bolj zanimajo, kako napisati poslovno pismo, če ga morate poslati po e-pošti. Za takšno korespondenco so vsa pravila enaka, kot je opisano prej. Elektronska poslovna sporočila pa imajo svoje značilnosti.

• Prijava mora biti trdna in primerna. Na primer, [email protected] je slaba možnost in [email protected] je dobra.

• Polje "predmet" je vedno pomembno izpolniti. Pojasnilo bo, kaj se bo obravnavalo v sporočilu. Če je pismo namenjeno neznani osebi, mora biti naslov zanimiv. Vendar je pomembno, da ne pretiravate. Teme v duhu »edinstvene ponudbe samo zdaj«, »nujno« bodo povzročile samo zavrnitev. Naslov naj bo sestavljen iz 3-5 besed, pri čemer je bistvo sporočila.

• Če se korespondenca vodi z neznancem, mu morate najprej povedati, kako so se spoznali o njem in kaj podjetje počne. Brez takšnega vnosa se sporočilo lahko šteje za neželeno pošto in takoj odstrani.

• Pomembne točke v besedilu so najbolj poudarjene v krepkem tisku. V tem primeru je nesprejemljivo uporabljati različne barve.

• V e-poslovnem pismu se ne smejo uporabljati »kape«. Tudi v podnapisih in naslovu teme ne sme biti neprekinjenih velikih črk. Enako velja za dvojna ločila.

• Bolje je, da besedilo razdelimo na odstavke, med njimi pustite prazno črto.

• Krajše je sporočilo, hitreje se bo odzval.

• Podpis mora biti nastavljen. V e-poštnih sporočilih je običajno več vrstic, vključno z imenom in položajem pošiljatelja, imenom podjetja, telefonsko številko in naslovom spletnega mesta.

• Na črko lahko priložite besedilne datoteke in slike. To je zelo priročno, saj dodatni materiali, komentarji, pojasnila in podrobni opisi odvračajo od bistva. Zato je bolje, da jih ne postavite v besedilo pisma, temveč v priložene datoteke.

• Če poslovna korespondenca traja že dolgo in je vzpostavljeno toplo zaupanje, potem je uporaba e-poštnih sporočil dovoljena. Pomagali bodo "oživiti" malo in ublažiti komunikacijo. Vendar jih ne bi smeli zlorabljati, v papirni obliki pa so na splošno nesprejemljivi.

Navodila za pisanje

Priprava poslovnega pisma je lahko razdeljena na več stopenj.

1. Najprej morate določiti prejemnika. To storite tako, da v zgornjem desnem kotu obrazca zapišete začetnice, priimek in položaj prejemnika. Če je naslovnik organizacija, je treba navesti njen pravni naslov.

2. Pritožba prejemniku. Postaviti ga je treba pod sredino obrazca. Že povedano je, katere fraze je mogoče uporabiti. Ponavadi je pritožba: "Dragi Igor Petrovich!"

3. Izjava o namenu. Spodaj iz nove vrstice morate napisati glavne misli, celotno vprašanje, omeniti razloge za pritožbo. Če govorimo o nekaterih težavah, je smiselno predlagati rešitve. Če je to predlog za sodelovanje, potem morate pojasniti, kako se bo to zgodilo. Če pismo odraža pritožbo, je vredno zaprositi za konkretne ukrepe. Z eno besedo mora prejemnik besedila razumeti, kaj točno od njega želijo.

4. Zadnji del. In končno, iz nove vrstice morate vstaviti končno frazo in podpis.

Poleg tega se bo obravnavalo več vzorcev poslovnih pisem, da bi bilo še bolj jasno, kako jih sestaviti.

Hvala

Ta vzorec kaže, kakšno pismo lahko ima hvaležnost. Vendar pa v tem primeru obstaja ena pomanjkljivost. Namesto vrstice »Vodilnemu podjetju« bi lahko vstavili pozdravni izraz in imena tistih, ki jim je bilo pismo namenjeno.

Zahtevaj pismo

To je vzorčno poslovno pismo. V njem ni pomanjkljivosti. Sledila so vsa pravila za pisanje uradnega pisma. Iz besedila postane jasno, kakšen problem je nastal in kaj je treba storiti, da bi ga rešili. Sporočilo vsebuje tudi vse kontaktne podatke, pozdravno sporočilo, zaključni stavek in podpis.

Tako je publikacija pokazala, kako pisati pisma, namenjena poslovnim partnerjem. To je treba storiti pravilno in pravilno, da ne bi izgubili obraza. Konec koncev je prihodnost podjetja odvisna od nje. Prav tako je pomembno, da se pravočasno odzovete na poslovno sporočilo. To je dovoljeno opraviti v treh do sedmih dneh od trenutka prejema pisma.