Račun za plačilo - prvi korak k uspešnemu sodelovanju

Račun za plačilo je dokument, ki ga dobavitelj blaga in storitev posreduje svojim strankam, da lahko opravijo plačilo. Zakonodaja ne predvideva obveznosti organizacije za izdajanje računov nasprotnim strankam. Plačilo se v nekaterih primerih izvede na podlagi pogodbe. Vendar uporaba računa zelo poenostavlja nalogo računovodskega osebja tako kupca kot dobavitelja, zato se ta dokument uporablja pri delu večine podjetij različnih dejavnosti.

Bistvo dokumenta

Račun za plačilo je namenjen za prenos kupca denar na tekoči račun ponudnika. Zakonodaja predvideva obsežen seznam pravil, ki jih morajo organizacije upoštevati pri opravljanju gotovinskih plačil med seboj. Zato je veliko bolj priljubljeno negotovinsko plačilo za blago in storitve. Po podpisu pogodbe in dogovoru o vseh pogojih transakcije dobavitelj izda nasprotni stranki račun. V eni transakciji lahko kupec prejme več dokumentov glede na pogoje dobave blaga in izračun zanje. Če je s soglasjem strank zagotovljeno delno predplačilo, se lahko fakturiranje za plačilo predstavi v dveh različicah:

1. Dobavitelj pošlje kupcu račun, ki navaja skupni znesek pogodbe. Nasprotna stranka neodvisno določi znesek sredstev, ki jih je treba na podlagi pogodbenih pogojev prenesti na tekoči račun dobavitelja. Predplačila se običajno izražajo kot odstotek skupne vrednosti izdelka ali storitve.
2. Dobavitelj samostojno izračuna znesek predplačila in izda kupcu ustrezen račun. Potem, ko je v skladu s pogoji pogodbe čas za končno plačilo, se za preostanek izda nov dokument.

Prednosti uporabe

Račun za plačilo močno poenostavi proces medsebojnih poravnav med kupcem in dobaviteljem. Če dokument pravilno določa vse podrobnosti o prejemniku sredstev, potem je tveganje napak pri pripravi potrdila o plačilu s strani zaposlenega bistveno zmanjšano. V primeru plačila po pogodbi, zlasti če to ni prvo plačilo, računovodje običajno od nasprotne stranke ne zahtevajo trenutnih podatkov. Čeprav je sklenjena dolgoročna pogodba, se lahko spremenijo več kot enkrat. Dobavitelji prav tako vedno ne obvestijo svojih strank o spremembah v poravnalnih računih, imenu organizacije in drugih podatkih.

Podrobnosti o upravičencu

Podrobnosti dobavitelja morajo biti posebej pozorne. Pravočasnost plačil in odsotnost konfliktnih situacij z nasprotnimi strankami sta odvisna od pravilnosti njihovega vpisa v dokument. Običajno račun za plačilo vsebuje naslednje podatke o prejemniku sredstev, potrebnih za zadevno finančne transakcije :

1. Ime organizacije prejemnika sredstev.
2. INN (včasih je poleg nje naveden tudi PPC organizacije, čeprav ti podatki niso obvezni).
3. Številka računa prejemnika sredstev.
4. Ime banke, kjer je odprt račun dobavitelja.
5. BIC Bank.
6. Korespondenčni bančni račun.

Ti podatki so potrebni za izvedbo plačilnega naloga, ki ga je izdal kupec v banki. Njihov seznam ne vključuje naslova organizacije in njenega telefona. Vendar je bolje, da izdate račun s temi podatki. Še posebej potrebno telefonsko organizacijo. Bolje je, da določite številko neposredno od osebe, ki račune. Konec koncev je lahko pogodba med kupcem in dobaviteljem v oddelku oskrbe, plačilo pa opravi računovodstvo. V tem primeru ima lahko njen zaposleni različna vprašanja pri pripravi plačilnega naloga, ki ga je mogoče enostavno rešiti po telefonu.

Podrobnosti kupca

V računu ni treba navesti vseh podatkov o kupcu. Večina računovodske programske opreme zagotavlja smernice Ime organizacije včasih njena gostilna in telefonska številka. To je dovolj, ker se račun izda po pogajanjih in sklenitvi pogodbe, tako da kupec ne bo dvomil, da je določen dokument namenjen njemu.

Tabelarni del

V tabelarnem delu računa je mogoče izpolniti na različne načine. Uporaba ene ali druge je odvisna od pogojev pogodbe, sporazumov med dobaviteljem in kupcem ter narave dostave. Najpogostejši primeri izpolnjevanja tabelarnega dela računa so:

1. Tabela odraža celoten seznam blaga in storitev, ki jih je treba dobaviti in posredovati kupcu. Istočasno je treba navesti njihovo ime, količino, ceno na enoto in skupni znesek celotne dobave. Tak dokument je praktično predhodna različica tovornega lista in potrdilo o izpolnjevanju, ki ga dobavitelj posreduje kupcu po izpolnitvi pogodbenih pogojev. Ta možnost je primerna, saj lahko kupec takoj vidi, kako se bo določeno blago imenovalo v uradnih računovodskih listinah.
2. V tabelarnem delu navedite povezavo s pogodbo in plačilnimi pogoji. V tem primeru lahko dobavitelj določi skupni znesek pogodbe in samostojno izračuna odstotek predplačila. Ta možnost je primerna za dolgoročno sodelovanje, ko kupec opravlja periodična predplačila, nato pa delne dobave. Poleg tega je v računu včasih nemogoče takoj navesti ime vseh enot izdelkov, saj lahko pogoji pogodbe določajo dobavo posameznega izdelka iste vrste, po presoji dobavitelja, iz določenega obsega, ki je na voljo na zalogi. Ne glede na to, katera možnost izpolnjevanja tabelarnega dela je izbrana, je treba navesti, ali je DDV vključen v znesek računa. Te informacije so potrebne za pravilno izvedbo plačilnega naloga. Poleg tega, če dobavitelj v dokumentu dodeli DDV, je kupec po operaciji upravičen zahtevati, da izda račun.

Pogoji dobave in prejema

Nekateri računi vsebujejo tudi informacije o pogojih dostave blaga in pravilih za njihov sprejem. V dokumentu je zapisano, kdaj se lahko naročilo prevzame. Naveden je običajno v delovnih dneh. Označite tudi, kateri dokumenti bodo potrebni ob prejemu blaga v primeru samopošiljanja. Običajno je pooblastilo pooblaščene osebe s strani nabavne organizacije zadostno.

Opazovanje dokumentov

Račun za plačilo običajno podpiše oseba, ki jo sestavlja. Če tega ne stori upravljavec ali glavni računovodja, se navede položaj pooblaščene osebe in sklicevanje na odredbo ali pooblastilo, ki mu dajejo pravice do fakturiranja in njihovega podpisa. Na računu je tudi žig dobavitelja.

Shranjevanje računov za plačilo

Računi, izdani strankam, se zbirajo in štejejo v časovnem zaporedju. V arhivu družbe morajo ostati pet let. To obdobje je predvideno v splošnih pravilih za vodenje računovodskih evidenc. V tem času se lahko pojavijo različni spori med dobaviteljem in kupcem, ki jih je mogoče rešiti s pregledom računa za plačilo. V vsakem primeru je treba dokument ohraniti do zaključka vseh del po pogodbi, v skladu s katerimi je bil izdan.