Kako pravilno šivati ​​dokumente v dokumentaciji, v arhivu, za davek?

Mnogi podjetniki, sekretarji in računovodje, zlasti začetniki, imajo vprašanje: "Kako šivati ​​dokumente?" Zdi se, da je v tem težko? Vendar pa ni tako preprosto. Dokumenti se predložijo regulativnim organom ali pa se vložijo v arhiv, zato jih je treba izvajati v skladu z vsemi pravili in predpisi. Oglejmo podrobno nianse te teme.

Metodična priporočila pisarniškega dela

Upravljanje dokumentov je kompleksen proces v smislu dokumentacije. To velja tudi za poslovne dokumente strojno-programske opreme. Ne morete samo zložiti pakiranja listov in šivati. Zelo pogosto se dokumenti vrnejo ravno zato, ker so datoteke nepravilno urejene.

Da bi razumeli, kako pravilno dokumentirati dokumente, se morate seznaniti z metodološkimi priporočili. Odobri jih Rosarchiv (12/23/09).

Zakaj šivati ​​dokumente?

Preden ugotovimo, kako pravilno šivati ​​dokumente, se pogovorimo, zakaj je dejansko potreben. Ni vsakdo ve, zakaj je to storjeno. Vendar je veliko organizacij, v katerih so dokumenti sprejeti le v pravilni, pravilno izvedeni obliki. Na primer, pri vložitvi v arhiv, za udeležbo na razpisih, pri vložitvi dokumentov v davku itd.

Želimo opozoriti, da o tem ni nobenih nedvoumnih navodil. Vendar pa obstajajo predpisi, ki urejajo postopek registracije dokumentacije. Šteje se, da bi morali biti vsi papirji zašiti, če so njihovi nosilci več kot en list. To velja tudi za kopije, na primer dokumente listine pravnih oseb (na kopijah ni žigosanih kopij družbe). Poleg tega so sešiti listi oštevilčeni. Arabske številke. Postavijo se v zgornji desni kot. Za dokumente vdelane programske opreme boste potrebovali posebno vrvico, šilo, iglo. Na zadnji strani zadnjega lista je nujno prilepljena opomba, ki vsebuje informacije o številu strani. Podpisan je s strani vodje in nujno žigosano podjetje.

Obloga kritja

Izdelava dokumentov pravilno, morate poskrbeti za kritje. Najpogosteje je karton. Poleg tega je lahko namenjena za dolgotrajno uporabo, standardna (format A4) in nestandardna.

Prevleke so narejene iz debelega kartona v primerih, ko je prvotno načrtovano dolgoročno shranjevanje papirjev (več kot petindvajset let). In za vložitev v državni arhiv bo primerna in enostavnejša možnost.

Seznam dokumentov

Pred spajanjem dokumentov morate pravilno urediti vse, kar je v samem ohišju, tako da vam v prihodnje ni treba šivati. Navsezadnje lahko vsebuje več kot en paket dokumentov. V tem primeru mora biti vsak komplet posebej sešiti in vsebovati jasne informacije o imenu mape, datumu popisa, seznamu vseh listov, polnemu imenu. odgovorna oseba. Sam popis ni oštevilčen.

Kako so listi pravilno oštevilčeni

Če želite pravilno označiti liste, morate vedeti nekaj pravil:

1. Številke so dodeljene listom, ne pa tudi stranem. Zapomni si to.
2. Popis ni oštevilčen.
3. Če med papirji obstajajo črke, so ovojnice na začetku oštevilčene in šele nato izmenično.
4. Številke listov so postavljene v kotu zgoraj (zgornji desni kot) s preprostim svinčnikom. Uporabljajo arabske številke.
5. Če primer vsebuje več kot en volumen, potem je vsak od njih oštevilčen ločeno.
6. Če so v notranjosti dokumenti z lastnim oštevilčenjem, potem morajo še vedno opraviti skupno oštevilčenje.
7. Listi velikega formata (A2, A3) so razgrnjeni in serijska številka je v zgornjem kotu. Obrobljeni so le v enem robu.
8. Če list vsebuje popolnoma lepljene fragmente, potem ima samo eno številko, spodaj pa je potrebno ročno napisati celoten seznam lepljenih preverjanj, izjav.
9. Če je fotografija, čeki so pritrjeni na list s samo eno stranjo, v tem primeru, vsak od njih bo imel svojo številko.
10. Karte, risbe in fotografije so oštevilčene.
11. Sheme in zemljevidi, ki so zlepljeni iz več listov, imajo eno številko, v splošnem popisu pa je navedeno, koliko listov sestavljajo.

Ali so napake v številčenju dovoljene?

Pred spajanjem dokumentov z nitmi je bolje, da se prepričate, da je vse pravilno okrašeno. Še posebej preverite, ali vse strani vsebujejo pravilne številke. V primeru manjših napak (npr. Listi so zamujeni) je dopustno oštevilčenje črk, vendar le s soglasjem delavcev arhiva. To pomeni, da vsi listi ostanejo brez popravkov, na tistih, ki so bili izpuščeni, pa sta navedena številka (prejšnjega lista) in pismo.

Če je prišlo do velikih napak, morate v celoti opraviti delo. Za to potrebujete preprost svinčnik, da lahko izbrišete nepravilne podatke. Toda tudi če ste uporabili pero, ni pomembno. Stare številke so lepo prečrtane, poleg njih pa tudi nove. V tem primeru se spremeni tudi priča. Seveda se ne umakne iz zadeve. Samo vlagam novo.

Kako pravilno šivati ​​dokumente?

Če ste pripravili vse dokumente in ste prepričani v pravilnost vseh naložb, lahko nadaljujete z naslednjim korakom. Liste šivamo samo s posebnimi navoji (imenujemo jih tudi bančno vrvico) in iglo. In kako šivati ​​dokumente v dokumentaciji? Poglejmo podrobno, kako se to naredi, korak za korakom.

Primer morate urediti tako, da ga lahko preberete pozneje. Torej, na levi strani, na razdalji enega in pol centimetrov od roba, tri luknje prebadajo s šilo, eno pod drugo. Srednja luknja naj bo točno na sredini, druga dva pa naj bosta od njega oddaljena tri centimetre.

Če je zadeva majhna, je bolj primerno uporabiti luknjico. In za težke količine je bolje vzeti šilo. Zelo pogosto se poslabša prva in zadnja stran. Zato je bolje, da trakove iz lepenke vzamete in lepite na mestih, kjer bo potekala vrvica. Bolje je, da nit pripravite vnaprej, preden šivate dokumente. Ne delajte ga zelo dolgo, ker se lahko zmede. Sedemdeset centimetrov bi morali biti dovolj.

Da bi pojasnilo poenostavili, upoštevajmo številke lukenj. Naj bo zgornji del pri številki 1, srednji - 2 in spodnji - 3. Tako začnemo šivati ​​iz zadnje strani ohišja tako, da iglo skočimo skozi luknjo 2 (en konec vrvice ostane za mapo) na sprednjo stran, nato pa iglo skozi luknjo 1, ponovno navoj povlecite na nasprotno stran. Ko sta prosti konec vrvice in igla na zadnji strani mape, nato skozi luknjo tri morate ponovno premakniti na sprednjo stran, nato pa spet nazaj skozi 2 luknjo. Dokumente lahko zapišete v arhiv.

Stvar, kot pravijo, je končana. Papir je sešil. Zdaj morate vrvico vezati na vozel (nazaj). Vozel mora biti dovolj tesen in tesno pritrjen na zadnjo stran, ker ga bo treba pritrditi z opombo, ki bo zasajena na lepilo. Konice vrvice morajo biti zlepljene z lepljenega papirja.

Dokumente potrjujemo s podpisom

Kako šivati ​​dokumente, navidez pogruntal. Zdaj je ostalo, da potrdite datoteko s podpisom. Mimogrede, in se imenuje - priča. To se izvede na posebnem listu in prilepi na zadnji strani zadnje strani. Opomba mora vsebovati podatke o številu zloženih dokumentov, z navedbo lastnosti (morda je to dostopnost referenc, fotografij, risb, risb).

Pismo priče podpiše neposredno direktor ali njegov namestnik, ki navede svoj položaj. Beležka sama je skrbno prilepljena na vrvico, s katero smo zaprli kovček. Žig podjetja se nahaja na vrhu. Vendar pa obstaja ena odtenka. Žig mora biti delno na opombi in delno na listu. To je zelo pomembna točka. In o njem je treba zapomniti.

Postopoma smo pretehtali, kako lahko šivamo dokumente. Fotografije, predstavljene v članku, bodo bolj jasno pokazale proces.

Ali obstajajo razlike v dokumentaciji za davek?

Nismo brez razloga želeli posvetiti posebno pozornost dokumentaciji za davek. Poznavanje odtenkov in posebnosti bo omogočilo, da se izognemo nekaterim težavam, in sicer dvomom pri kontroli oseb. Malomarnost v tej zadevi lahko povzroči nepotrebne zahtevke.

Obstaja veliko takih primerov, ko se primeri vrnejo in jih motivirajo z neustreznim oblikovanjem. Ministrstvo za finance Ruske federacije ni dalo posebnega pojasnila (pismo št. 03-02 z dne 29. oktobra 2015) o pravilnosti zagotavljanja šivanih dokumentov, kot tudi njihove kopije v papirni obliki.

Rad bi vas spomnil, da ima med inšpekcijskimi pregledi davčni organ pravico zahtevati kopije dokumentov na papirju, ki morajo biti potrjene. Ministrstvo za finance pojasnjuje, da je kopija kopija, ki v celoti reproducira izvirnik. Certified je samo možnost, na kateri so vse podrobnosti, ki dajejo papir pravno veljavo. V tem primeru Urad predloži priporočila o tem, kako dokumente in njihove kopije pravilno šivati. Vključene so tudi fotokopije. In ne sprejeti drugače.

Kako šivati ​​dokumente za davek?

Predpostavlja se, da vložitev ne sme biti prevelika, ne več kot sto petdeset listov. Številčenje listov je potrebno le z arabskimi številkami (trdno), začenši s prvim. Vse plošče se s posebnim navojem spnejo v dveh ali štirih luknjah. Konci te niti morajo biti raztegnjeni do zadnje strani zadnje strani in povezani so z močnim vozlom.

Priporočila se ne nanašajo le na to, kako se šivajo dokumenti, temveč tudi, kako izdajati papirnato nalepko na hrbtni strani. Moral bi zapreti mesto vdelane programske opreme in samo vozlišče. Dimenzije nalepk ne presegajo štirideset petdeset milimetrov. Vsebuje podpis podpisa, ki označuje število oštevilčenih strani. Vse to podpiše vodja organizacije ali drug predstavnik, ki ima takšno pooblastilo. Poleg tega je pečat podjetja postavljen tako, da zajema tako nalepko kot podpis s polnim imenom. oseba, ki je dokumente potrdila.

Urad nedvoumno poudarja, da je pri izdelavi dokumentov treba zagotoviti varnost in celovitost izvirnikov in njihovih kopij. Zavezani dokumenti se navedejo skupaj s spremnim dopisom. Označuje osnovo za vložitev dokumentov, njihovo število, število listov v vsaki od njih.

Analizirali smo priporočila Ministrstva za finance o tem, kako dokumente šivati ​​pri predložitvi regulativnim organom. Kot lahko vidite, so načela enaka, vendar obstajajo majhne nianse.

Namesto naknadne besede

V našem članku smo govorili o tem, kako pravilno dokumentirati dokumente v arhivu, za davke ali samo v dokumentaciji. V zvezi s tem je veliko sporov, saj ni enotnega standarda. Ampak, če ustvarite vložitev časopisov in dokumentov samo za shranjevanje v pisarni za določen čas ne bo veliko truda, potem je treba obravnavati šivanje in papir za predložitev nadzorni organi s polno odgovornostjo, da bi se izognili težavam. Na splošno velja, da je arhiviranje najbolj zanesljiv način za shranjevanje poslovnih papirjev, saj jih je težje spremeniti ali ponarejati. Upamo, da vam bodo informacije koristne.