Kako urediti protokol sestanka?

Protokol o sestanku je informacijski in regulativni dokument, ki beleži celoten proces razprave o zastavljenih vprašanjih in tudi odločitve, sprejete na tem sestanku. Vzdrževanje tega dokumenta je pomemben in obvezen del vsakega srečanja, od katerega je v veliki meri odvisno, kako učinkovito se bodo odločitve sprejele glede določenega vprašanja.

Registracija zapisnikov sej, ki jih je vzpostavil civilni zakonik Ruske federacije. Člen 181 (2) opredeljuje osnovne obvezne zahteve in vrstni red, v katerem je seja zapisana. Kako pravilno urediti protokol? Katere informacije morajo vsebovati zapisnik sestanka?

Kdo je zapisnik?

Odgovornost za prijavo sestanka in nadaljnjo pravilno registracijo dokumenta je dodeljena sekretarju sestanka. Lahko so oseba, ki ima funkcijo sekretarja v organizaciji, ali kateri koli drug uslužbenec, pooblaščen za opravljanje te dolžnosti. Najbolje je, če oseba, ki jo imenuje sekretar, razume vprašanja, ki so bila izpostavljena na sestanku. Če pa se sekretar ukvarja z dejavnostmi na drugem področju, ima pravico, da med sestankom postavi pojasnilna vprašanja, kar bo omogočilo izredno natančno beleženje celotnega procesa sestanka.

Poleg preprostega beleženja poteka sestanka je sekretar zadolžen za pripravo sestanka. To je lahko sestava seznama prisotnih, shema posvetovalnega postopka, delo s zapisniki prejšnjih sestankov. To je potrebno, da se na dnevni red uvrsti seznam vprašanj, ki jih je treba ponovno obravnavati.

Prazni, zahtevani odseki

Za pripravo protokola navodila Priporočljivo je, da uporabite poseben obrazec. Ali je to priporočilo odvisno od odločitve lastnika (vodje) organizacije. Najpogosteje se tiskalni obrazci uporabljajo za prijavo v državne, občinske in mestne oblasti. Večina zasebnih organizacij uporablja običajno predlogo, natisnjeno na računalniku in okrašeno na papirju formata A4.

Ne glede na vrsto obrazca mora dokument vsebovati obvezne odseke (glejte primer protokola sestanka spodaj v članku):

• Ime strukture (organizacije) v kateri deluje odbor.
• Naslov
• Datum in številka protokola o registraciji.
• Kraj (mesto), kjer poteka sestanek.
• Vprašanja (dnevni red).
• Glavni del.
• Podpisi predsednika, sekretarja in udeležencev sestanka.

Zapisnik sestanka se sestavi na podlagi posnetkov, vključno z avdio ali video, ki jih je sekretar med pogovori izdelal. Dokument se izda do pet delovnih dni, razen v določenih primerih, ko se z odredbo upravitelja ali z zakonodajo o določenih vrstah sestankov določijo drugi pogoji.

Glava protokola

Naslov dokumenta vključuje ime, besedo "zapisnik", kot tudi ime sestanka (v tem primeru ta sestanek) in (ali) kolegialni organ, ki vodi sestanek. Na primer: "Zapisnik proizvodnega sestanka."

Številka, datum, kraj

Vsak protokol sestanka mora imeti indeks, tj serijsko registrsko številko. Določa se z zaporedno številko seje, ki poteka od začetka koledarskega leta (v izobraževalnih organizacijah je mogoče voditi številčne zapise od začetka šolskega leta). Če je zapisnik seje začasnega upravnega odbora registriran, se oštevilčenje ohrani za mandat.

Datum dokumenta bo dan sestanka. Če bi se o vprašanjih razpravljalo več kot en delovni dan, bi morali biti vsi datumi od začetka do konca razprave zapisani v zapisniku sestanka. Primer: „22.06.2016 - 24. junij 2016“ ali „22-24. Junij 2016“

Kraj sestavljanja protokola je geografsko ime naselja, v katerem deluje to kolegijsko telo. Ta razdelek morda ni naveden v dokumentu, ampak samo, če ime organizacije že vključuje ime poravnave. Na primer: "Samara mesto tiskanje", "Ivanovo inženiringa" in tako naprej.

Upoštevajte, kako bi se morale začeti vse minute srečanj (zgornji vzorec).

Prolog

Začetni del protokola mora biti sestavljen z imenom in začetnicami predsednika sestanka in tajnikom. Prvi je uslužbenec organizacije, pooblaščen za vodenje sestanka. Položaj predsednika v organizaciji (v skladu s seznamom zaposlenih) v protokolu ni določen. Ta oseba ni nujno, da je vodja podjetja. Izjema je zapisnik sestanka z direktorjem, kjer vodja osebno vodi sestanek.

V razdelku »Prisotni« je treba navesti vse ostale udeležence sestanka. To lahko storite z naslednjimi priporočili:

• Oddelek po abecednem vrstnem redu navaja imena in inicialke zaposlenih, ki sodelujejo pri obravnavi vprašanj, ki so uvrščeni na dnevni red, in odločitve o njih. Delovna mesta niso navedena.
• Če je na seji navzočih več kot petnajst udeležencev, so njihovi začetnici in priimki navedeni kot priloga k protokolu na ločenem seznamu.
• Če se sestanka udeležijo drugi zaposleni v tej organizaciji ali osebe, povabljene iz drugih organizacij, se v zapisnik vnese oddelek »Povabljen«. Tukaj so priimki in začetnice določeni po abecednem vrstnem redu, za udeležence iz drugih organizacij pa je njihov položaj in ime delovnega mesta dodatno predpisan.
• Vsak udeleženec se udeležuje sestanka z osebnim podpisom.

Skozi prazno vrstico za rubriko »Prisotnost« se v zapisnik sestanka vpiše »Dnevni red«. Ta oddelek se nanaša na seznam vprašanj, predloženih na sestanek. Vsaka točka v razdelku "Dnevni red" Protokola je oštevilčena z arabskimi številkami. Za formulacijo vprašanja so uporabljeni predlogi "On ..." ali "On ..." (glej primer zapisnika seje na dnevnem redu v spodnjem članku). V vsaki točki je treba navesti osebo, pooblaščeno za govor o tej zadevi: "Poročevalec: priimek, začetnice".

Kakšna je razlika med celotnim protokolom in kratkim?

Pri sestavljanju glavnega dela dokumenta je pomembno preučiti, ali se med sestankom vodi kratka ali popolna zapisnik posvetovalnega postopka. Za krajši obrazec (najpogosteje se sestavi protokol operativnega sestanka) je treba v glavnem delu navesti naslednje informacije:

• Vprašanje, predloženo sestanku.
• Poročevalec o tem vprašanju.
• Sklep je bil sprejet in sprejet na seji.

Izdelava celovitega protokola pomeni ne le zgornje informacije, temveč tudi podrobnosti predstavitev govorcev, informacije in razprave, ki so se pojavile med sestankom, stališča udeležencev, razpoložljive pripombe in ugovore ter druge podrobnosti.

Glavni del

Glavni del protokola je sestavljen iz oddelkov o številu vprašanj na dnevnem redu. V popolni obliki dokumenta je vsak del sestavljen iz treh delov, ki odražajo postopek obravnavanja vprašanja in odločanja o njem.

Imena delov so označena z velikimi tiskanimi črkami iz nove vrstice:

• "POSLUŠAJ." V tem delu je treba pod naslovom navesti ime poročevalca o obravnavani zadevi (v nominativnem primeru), pomišljaj je izjava o poročilu (od tretje osebe ednina). Če iz kakršnega koli razloga ni mogoče dati izjave v protokolu, je besedilo poročila navedeno na posebnem listu kot priloga k protokolu, v oddelku »POSLUŠAJO« pa je zapisano besedilo poročila (govor, govor).
• "Naredil je govor." V tem delu so zabeležene predstavitve drugih udeležencev srečanja o obravnavani točki ali vprašanjih, ki so bila zastavljena med razpravo. V tem primeru morate navesti ime govorca (v nominativnem primeru), pomišljaj pa vsebuje besedilo vprašanja (izjava).
• "RESOLVED" ali "DECIDED". Odločitev o tem vprašanju je določena. Besedilo odločbe mora biti v celoti natisnjeno, ne glede na to, ali se izvaja popolna ali kratka oblika protokola. Med glasovanjem je navedeno število prejetih glasov za »proti«, »proti« in »vzdržan«.

Za kratko obliko protokola je na kratko predstavljena vsaka tema v delih "POSLUŠAJ" in "ODLOČEN". Potem ko dokument podpišejo sekretar in predsednik, pridobi uradni status in se registrira.

Odločitve, sprejete na sestanku, se sporočijo imenovanim izvajalcem:

• S predložitvijo kopije protokola ali izjave, ki jo potrdi sekretar.
• Objava upravnih dokumentov (sklepov, sklepov, sklepov) o organizaciji na podlagi zabeleženih odločitev.

Kako shraniti protokole?

Za arhivsko hrambo se v primeru delitve na vrste sestankov oblikujejo protokoli. Kraj hrambe takih dokumentov določi sekretariat organizacije (organizacijska enota) ali administrativni oddelek. Čas hranjenja se določi v skladu z odobreno nomenklaturo poslov v podjetju.