Zakaj potrebujete navodila za pisarniško delo

Večina ljudi z veseljem ne pozna tako dolgočasnega vprašanja, kot je področje uporabe priročnika z navodili. Dejstvo je, da je ta dokument strogo poseben, bi rekli birokratski. Šele ko se soočimo s potrebo po pripravi dokumentov, lahko oseba ceni perspektivo in modrost, katere del je bil prvi priročnik z navodili. Spoznajmo zapletenost tega vprašanja.

Dokumentacija - kaj je to?

V vsaki organizaciji je v podjetju treba objaviti številne dokumente. Nekateri urejajo svoje dejavnosti, drugi - odnose s partnerji itd. Jasno je, da vsa ta vprašanja obravnavajo specifični ljudje in so različni. Vsak zaposleni ima ne samo svoje mnenje o stvareh, ampak tudi lastne izkušnje, spretnosti in sposobnosti, ki jih je pridobil skozi leta. Izkazalo se je, da je zamisel o obliki in vsebini istega dokumenta lahko povsem drugačna. Če pustite, da zadeva vzame svojo pot, potem bo v isti organizaciji ustvarjen papir, ki ima različne oblike, videz. Ljudje nadomeščajo med seboj na delovnem mestu, bodo zmedeni, izgubili podatke. Toda vsak dokument ni samo dokument z besedilom, ampak tudi usoda določenega zaposlenega ali projekta. Mnoge od njih morajo biti shranjene več let, tako da lahko oseba potrdi svoje sodelovanje pri delu podjetja (npr. Osebna dokumentacija). Poleg tega vrsta pisnih informacijskih virov služi kot nekakšen »obraz« podjetja. Da bi dokumente poenotili, so izumili tako dokumentacijo. Pravzaprav gre za sklop pravil, ki opisujejo pogoje in metode dela s papirji, njihovo obliko, vrste in tako naprej.

Pravila pisanja

Navodilo o pisarniškem delu je uradni dokument, ki se oblikuje na obstoječi pravni podlagi. To pomeni, da je treba podatke, na podlagi katerih je bila sestavljena, vpisati v prvi del. To so vsi pravni dokumenti, ki se nanašajo na dokumentacijo in informacije v zvezi z določeno organizacijo. Moram reči, da je dokument obvezen za vladne agencije in lokalne oblasti. Ostali lahko to sprejmejo in odobrijo po svoji volji, kar se v praksi pogosto izvaja z namenom, da se olajša in optimizira organizacija vodstvenih aktivnosti. Poleg tega pretok dokumentov v skladu z veljavno zakonodajo preverjajo posebni organi. Zato navodilo o pisarniškem delu postane priročno orodje za upravljanje, ki bo pomagalo organizirati notranje delo organizacije in jo zaščititi pred nepotrebnimi očmi nadzornikov.

Kdo je odgovoren za razvoj

V vsaki organizaciji je zaposleni, katerega dolžnosti so dokumentni promet. To je naloga oblikovanja te zbirke optimalnih pravil. Ponavadi odvetnik sodeluje pri njegovem razvoju. To traja nekaj časa, zlasti v težkih primerih, ko se organizacija ukvarja z objavo številnih dokumentov. Priporočljivo je, da končna različica ni odobrena takoj, brez pravnega strokovnega znanja. Za obdobje izdelave celotnega besedila se oblikuje in začne izvajati začasno navodilo o upravljanju evidenc. Njegovo besedilo je lahko standardno, priporočljivo za vladne agencije. Nato se izpopolni v specifične pogoje, v katerih deluje družba. Navodilo za pisarniško delo je veljavno, če ga potrdi vodja ravni, na katero se nanaša (za oddelek, organizacijo ali njen del). To pomeni, da je smiselno določiti pogoje in navodila za oblikovanje dokumentov. Morda za različne oddelke potrebujejo različne dokumente, normalizacijo oblik in metod predelave papirja. Na primer, navodilo o pisarniškem delu v okrožnem sodišču je začelo veljati z ustreznim sklepom.

Organizacija dejanj dokumentov

Vsakemu zaposlenemu je treba sporočiti navodila za uresničitev svojih ciljev. Zaželeno je, da je njegova elektronska kopija v vsakem, čigar dolžnosti vključujejo pripravo dokumentov. Dejstvo je, da ne vsebuje le pravil za pisanje in oblikovanje papirnih virov informacij, temveč vsebuje tudi njihove oblike (aplikacije). Na primer, obrazcem pisem, naročilom in drugim dokumentom, ki se oblikujejo v podjetju, je treba priložiti. Takšne „malenkosti“ je treba predpisati tudi, kot so lokacije besedil, polja in tako naprej. Vsak zaposleni mora s svojim osebnim podpisom potrditi dejstvo seznanitve z navodili. Za usposabljanje ljudi je priporočljivo z njimi izvajati redne razrede, med katerimi je treba pojasniti njegove določbe, navesti primere. Nadalje, odgovorna oseba spremlja izvajanje navodil.

Struktura dokumenta

Ni pisnih pravil, ki bi urejala, kaj je treba vključiti v navodilo. Njegova struktura je preprosta: splošni del, tematski sklopi in dodatki. Priporočljivo je navesti število položajev, ki jim listina pripada, normativne in pravne akte, na podlagi katerih je bil dokument sestavljen. Ne pozabite navesti osebe, ki spremlja njeno izvajanje. Največja semantična obremenitev so tematski deli. Izrecno opisujejo dokumente in njihove zahteve. Treba je paziti na pravila za registracijo, prehod, arhivsko hrambo dokumentov. V zadnjem delu je zaželeno, da se opišejo načini dopolnjevanja ali spremembe tega dokumenta, če je to storjeno.

Aplikacije

To je najbolj funkcionalen del priročnika. Vsebuje vse vzorce dokumentov. Ob odprtju aplikacij mora vsak zaposleni videti, kaj točno se oblikuje v organizaciji, kakšne parametre imajo ti dokumenti, kako jih uporabljati. Pogosto so sestavljeni v obliki diagramov, kjer so prikazani vsi parametri. Poleg tega je smiselno, da se časovni potek neposrednega pomena vključi v potek dela. Na primer, koliko dni je na voljo za registracijo ali obravnavo dokumenta, ko ga je treba arhivirati ali uničiti, koliko jih je treba shraniti in tako naprej. Pomembno je opredeliti načine odobritve, podpisovanja in začetka veljavnosti.

Posebni primeri

Navodilo, ki ga uporabljajo vsi, lahko vsebuje del, ki se nanaša na dokumente za omejeno uporabo. To se zgodi, ko organizacija deluje z informacijami, ki se nanašajo na državne skrivnosti in v drugih primerih. Včasih morate razviti ločeno navodilo, ki bo urejalo potek dela za uradno uporabo.

Nadzor

Pravila za urejanje in sledenje dokumentov morajo biti jasna in pregledna. Kdaj, kdo in kdaj se izvaja nadzor, je treba v besedilu navodila navesti. Poleg tega je treba opisati odgovornost za neizpolnjevanje določb navodil. Vsak odtenek lahko vpliva na dejavnosti podjetja. Poleg tega se dokumenti uporabljajo na sodišču, osebje - vpliva na usodo zaposlenega. Pravilnost njihovega urejanja včasih pridobi največji pomen. Zato mora oseba, ki izvaja nadzor, prevzeti odgovoren odnos do svojih dolžnosti, pri čemer mora vrniti v revizijo tiste listine, ki niso v skladu z navodili.