Pomočnik vodje: dolžnosti in zahteve

Pomočnik vodje je položaj, ki je prisoten v kadrovski strukturi skoraj vseh ruskih velikih ali srednje velikih podjetij. Strokovnjaki z ustreznim položajem se pogosto obravnavajo kot tajnice z zelo omejenim obsegom funkcij in odgovornosti. Toda to je popolnoma napačen pristop k razumevanju specifičnosti zadevnega delovnega mesta. Pomočniku vodje se lahko dodeli najširši obseg pooblastil. Zahteve za njegove kvalifikacije in sposobnosti so lahko zelo visoke. Kakšna je posebnost zadevnega položaja? Katere so tipične pravice in dolžnosti pomočnika direktorja v ruskem podjetju?

Posebnosti položaja

Kaj je to stališče - »pomočnik direktorja«? Odgovornosti takega zaposlenega - kaj so? V večini primerov se "pomočnik direktorja" nanaša na tajnika. V redkih primerih ta stavek označuje položaj namestnika direktorja - vendar je to praviloma značilno za mala podjetja. V bolj ali manj velikih podjetjih se dolžnosti osebnega asistenta upravitelju zmanjšajo predvsem na tajniške funkcije. Kaj točno? Najprej je to pisarniško delo, delo s korespondenco, reševanje nalog, povezanih z organizacijo različnih sestankov in drugih dogodkov, v katere je neposredno vključen vodja podjetja. Naloge sekretarja (Pomočnik) Manager prav tako skoraj vedno vključuje sprejem telefonskih klicev v pisarni.

V nekaterih primerih se ustrezni položaj razlikuje v več različicah. Sekretarji, ki opravljajo predvsem tehnično delo - sprejemanje telefonskih klicev, obdelavo korespondence itd. - se imenujejo referenti. Po drugi strani pa se tisti strokovnjaki, ki so odgovorni za organizacijo dogodkov in pisarniško delo, imenujejo uradni menedžerji. Obstaja stališče, da se za takšno delovno mesto kot pomočnik direktorja domneva, da so dolžnosti in pooblastila širša v primerjavi s tipičnimi tajniškimi. Zlasti se lahko to izrazi v potrebi po osebni udeležbi na dogodkih, na katerih sodeluje vodja korporativnih strank, poslovna pogajanja počitnice. V tem primeru je lahko pomočnik odgovoren za predstavitve, ki jih je pripravil vodja, ali za slikovno komponento udeležbe v primeru svojega nadrejenega. Ugotovimo lahko, da je v delovnih zvezkih položaj pomočnika direktorja najpogosteje imenovan »tajnik«.

Zahteve za pomočnika vodje

Oglejmo si takšen vidik kot tipične zahteve za kandidate za položaj „pomočnika direktorja“. Dolžnosti, ki naj bi jih delavec opravljal v ustreznem položaju, zahtevajo določena znanja in kvalifikacije. Njihov posebni seznam je v veliki meri odvisen od specifičnosti dela sekretariata. Torej, če bo dejavnost pomočnika direktorja večinoma ustrezala položaju asistenta, potem zahteve v tem primeru ne bodo tako stroge: srednješolsko izobraževanje, minimalne delovne izkušnje, osnovne spretnosti pri delu z osebnimi računalniki in pisarniško opremo. Če pa so nekatere vodstvene funkcije v pristojnosti pomočnika direktorja, bo seznam zahtev v tem primeru večji, delovne odgovornosti pa bodo pomenile višjo stopnjo usposobljenosti kandidata za mesto sekretarja.

Tipičen sklop spretnosti, ki bi ga moral imeti pomočnik vodje v večini primerov je: poznavanje skupnih tujih jezikov, poznavanje priljubljenih računalniških programov za delo z dokumenti, slikami in predstavitvami. Pomemben vidik kvalifikacijskih zahtev za pomočnike menedžerjev so osebne lastnosti. To se običajno pripisuje vljudnosti, pozornosti, dobri volji, odgovornosti, pripravljenosti za reševanje novih problemov. Najprimernejši starostni interval kandidata za pomočnika direktorja v mnogih organizacijah je 18-35 let. Ampak, seveda, obstajajo podjetja, ki še posebej cenijo izkušnje zaposlenega, in zato z veseljem vzamejo ljudi veliko starejši.

Veliko podjetij pa raje zaposlujejo za delo, ki prevzame opravljanje funkcij, ki so značilne za pomočnika direktorja, strokovnjakov brez veliko izkušenj. To je lahko posledica posebnosti poslovnega segmenta, v katerem družba posluje. V nekaterih primerih je bolje usposobiti zaposlenega, da dela v podjetju, ki je, relativno gledano, od začetka odprlo prvo proizvodnjo mikroprocesorjev za pametne telefone in tablice v Rusiji. naloge v nekaterih primerih ne delujejo.

Glavne odgovornosti

Oglejmo si podrobneje opisali tak položaj kot pomočnik direktorja, dolžnosti. Zgoraj smo ugotovili, da so ti večinoma omejeni na tajniške funkcije. Vendar to ni vedno tako. Pogosto se zgodi, da je pomočnik direktorja podjetja, zlasti ko gre za veliko organizacijo, vključen v sprejem ključa odločitve o upravljanju. Lahko spremlja pogovore, v katere je vpleten vodja - in ne samo v tehničnem smislu, ampak se poveže tudi z ustreznimi dialogi, daje mnenja in nasvete.

V številnih primerih lahko upravitelj prenese nekaj svojih funkcij na svojega pomočnika, na primer v smislu obveščanja osebja podjetja o vseh pomembnih odločitvah glede upravljanja. Seveda zaposleni na zadevnem delovnem mestu pogosto opravlja delo, ki je povezano z zagotavljanjem udobja svojih nadrejenih dejavnosti - v smislu zagotavljanja optimalne mikroklime v njegovi pisarni, vedno je, sorazmerno gledano, svež čaj, tako da je glavna oprema, ki jo uporablja glava, stabilna delovala.

Način delovanja

Torej, zdaj vemo, kaj je značilno za tak položaj kot pomočnik direktorja, delovne odgovornosti. Naslednja naloga je preučiti posebnosti dela zaposlenega v ustreznem položaju. Seveda pa asistent opravlja svoje naloge v skladu z urnikom, ki ga določi TC, to je v 8-urnem delovnem dnevu, 5 dni v tednu. V praksi pa so možna pomembna odstopanja od ustreznega režima. Takšni scenariji so lahko značilni za položaj pomočnika direktorja z dodatnimi odgovornostmi.

Dejstvo je, da lahko strokovnjak, ki dela na tem položaju, sodeluje ne le v poslih svojega podjetja, ampak tudi pri reševanju problemov, ki niso neposredno povezani z notranjimi korporacijskimi dejavnostmi. Tako lahko na poslovna potovanja, seminarje in konference pošlje pomočnika, ki ima ustrezen organ. Delavec lahko opravlja tudi nekatere posredniške naloge med svojim vodjem in vodji, ki delajo v drugih organizacijah, na primer v zvezi z dokumentacijo ali izvajanjem skupnih projektov. Delovni načrt za reševanje takšnih problemov je seveda lahko daleč od tistega, ki ga določa delovni zakonik. Dejansko postane nenormaliziran, pogosto bolj podaljšan v primerjavi s standardnimi 8 urami.

Opis delovnega mesta

Razmislite, kako bi lahko opis delovnega mesta izgledal kot pomočnik direktorja. Struktura zadevnega dokumenta se praviloma začne s splošnimi določbami. Lahko navedejo, da pomočnik direktorja spada v poklicno kategorijo. Tako lahko podjetje že na ravni lokalnega pravnega vira določi, da oseba na zadevnem položaju ni upravitelj (ne namestnik direktorja). Z veliko verjetnostjo - sekretar ali, na primer, osebni pomočnik upravitelja z dodatnimi odgovornostmi.

Pomoč pri opisu delovnega mesta: splošne določbe

V »Splošnih določbah« opisa delovnega mesta je lahko prisoten tudi jezik, ki odraža zahteve glede usposobljenosti za strokovnjaka. Na primer, da mora imeti pomočnik vodje poklicne izobrazbe in delovne izkušnje. Včasih je v istem delu opisa delovnega mesta določen obseg poslovanja, v katerem je oseba zaželena imeti izkušnje pri poslovanju.

“Splošne določbe” določajo ključne kompetence zaposlenega. Izražajo se lahko v zahtevah po poznavanju strukture vodenja podjetja, notranjih in zunanjih politik podjetja-delodajalca, načelih komunikacije podjetja z organi in drugimi organizacijami, standardov, ki opredeljujejo pisarniško delo, pravil poslovnega komuniciranja in normativov notranjih delovnih predpisov v podjetju.

Pomožne naloge

Naslednji ključni del priročnika je "Job Responsibilities". Kakšna je njegova specifičnost? V tem razdelku so predvsem zapisi funkcionalne dolžnosti pomočnik direktorja. To so lahko: načrtovanje delovnega dne vodje (v smislu sestankov, klicev, razgovorov), organiziranje tehnične podpore delu vodje (glede naročanja prevoza, organiziranja poslovnih srečanj), udeležbe na poslovnih potovanjih, poslovnih pogajanj, zapisovanja in drugih dokumentov, zagotavljanje interakcije vodij podjetja z drugimi strukturami podjetja, komunikacija z vladnimi agencijami.

Pomočniki

Opis dela vedno vključuje pravice, ki jih ima pomočnik vodje. Odgovornosti, ki jih določajo posebnosti položaja, vedno dopolnjujejo ustrezne preference. Kakšne pravice ima torej zaposleni na tem položaju? Zanimivo je, da so dolžnosti pomočnika vodje podjetja precej povezane z njimi. Na primer, pravica do podpisa in potrditve nekaterih dokumentov se pojavlja v povezavi s potrebo po občasnem delu s takšnimi viri. Primer druge pravice zaposlenega v ustreznem položaju je zahtevati potrebne informacije za vključitev v dokumente neposrednega vodstva, pa tudi od drugih strokovnjakov podjetja. Prav tako ima pomočnik upravitelja pravico zahtevati udobno delo. Uradne dolžnosti osebe na zadevnem položaju so lahko povezane z rednim pošiljanjem in prejemanjem dokumentov - in te postopke je treba opraviti z uporabo različnih tehničnih sredstev. Sekretar ima pravico pričakovati popoln dostop do njih.

Pomočnikova odgovornost

Preučili smo torej, kakšna je odgovornost pomočnika direktorja in kakšne so njegove pravice. Toda v večini opisov delovnih mest za strokovnjake zadevnega profila obstaja še en oddelek - "Odgovornost". Katere formulacije so lahko v njej prisotne? Pomočnik upravitelja je najpogosteje odgovoren za: nepravilno izpolnjevanje dolžnosti, določenih z zadevnim navodilom, vendar v mejah, ki so določene v delovnem zakoniku Ruske federacije; kazniva dejanja, ki jih je storil med dejavnostjo - spet v mejah ruske zakonodaje; za povzročitev škode podjetju - v obsegu, določenem v zakonu o delu, civilnih zakonih Ruske federacije in drugih pravnih virih.

Povzetek

Tako smo preučevali posebnosti takšnega položaja pomočnika direktorja, dolžnosti in zahteve, ki so značilne za to mesto v strukturi kadrov podjetja. Strokovnjak, ki opravlja ustrezno delo, najpogosteje opravlja tajniške funkcije, vendar ima lahko bistveno širše pristojnosti. V redkih primerih se pojem »pomočnik direktorja« ujema s položajem namestnika direktorja, vendar je to značilno predvsem za mala podjetja.

Pri »klasični« interpretaciji izraza »pomočnik direktorja« se lahko delo posameznika v ustreznem položaju približa funkcijam referenta, uradnika ali, na primer, vodje pisarne. V delovnem zvezku pomočnika vodje je verjetno, da bo vstop "tajnik" ali "pomočnik", čeprav je veliko, seveda, odvisen od korporativnih standardov, sprejetih v določeni organizaciji.

Potreba po pozivu strokovnjakov zadevnega profila na delo opisuje dejavnosti voditeljev večine ruskih podjetij. Učinkovito delo najvišjega vodje je odvisno od tega, kako dobro njegov pomočnik rešuje svoje naloge - na videz sekundarno z vidika praktičnega vodenja podjetja, v resnici pa izjemno pomembno za organizacijo. Delo sekretarja je najpomembnejše v komunikacijski strukturi ekipe, ki jo vodi vodja podjetja.

Upoštevajte, da se v mnogih podjetjih imenovanje več pomočnikov direktorjev izvaja takoj. V tem primeru se lahko stanje in pooblastila vsakega od njiju razlikujejo. Eden od strokovnjakov je lahko odgovoren za tajniške funkcije, drugi pa za vodjo pisarne, tretji pa za spremstvo vodje pri dogodkih. Hkrati lahko upravljavci človeških virov prakticirajo zamenljivost zaposlenih na ustreznih področjih dejavnosti.