Potrebni dokumenti so ... Zahteve za registracijo potrebnih dokumentov

V civilnem prometu se uporabljajo različne vrste uradnih listin. Potrebni dokumenti so njihove inherentne lastnosti. Opravljajo različne funkcije. Razmislite o sestavi podrobnosti dokumentov.

Splošne informacije

Za različne dokumente je določeno različno število podrobnosti. Njihov sklop je odvisen od namena dejanja, njegovega namena. Za številne dokumente je število podrobnosti omejeno. Nekateri atributi so določeni z zakoni in predpisi. Podatki o registraciji dokumentov so strogo urejeni.

Seznam osnovnih postavk

Obrazci in podrobnosti dokumentov so določeni z državnimi standardi in jih odobri vlada. V GOST R 6.30-2003 so navedeni naslednji elementi:

1. Grbovi Ruske federacije ali subjekt.
2. Blagovna znamka ali emblem podjetja.
3. Organizacijska koda
4. BIN
5. INN / KPP.
6. Koda obrazca
7. Ime organizacije.
8. Reference
9. Ime vrste dokumenta.
10. Datum zbiranja podatkov.
11. Registrska številka papirja.
12. Kraj nastanka / objave.
13. Naslovnik
14. Povezava do datuma in številke dokumenta.
15. Resolucija.
16. Grifova odobritev.
17. Besedilo naslova.
18. Grifovo usklajevanje.
19. Besedilo.
20. Oznaka nadzora.
21. Podpis
22. Označite aplikacije.
23. Natisni žig.
24. Označi ob prejemu / izvršitvi dokumenta in ga pošlje v zadevo.
25. Odobritev vizuma.
26. Oznaka potrjevanja primerka / prejema digitalne kopije.
27. ID.
28. Označi izvajalca.

Vsak papir ima svoj nabor elementov.

Regulativni okvir

Gosstandart določa lokacijo vsakega elementa. Določena je v skladu s tradicijo zaporedja polnjenja in branja člankov. Namestitev grb Ruske federacije v skladu z zveznim zakonom št. 2. Simbol regij je naveden na obrazcih v skladu z regulativnimi akti subjektov. Znak podjetja (blagovne znamke) je umeščen v skladu z določbami listine. Koda organizacije mora biti navedena v skladu z OKPO. OGRN, INN / KPP se zagotavlja v skladu z dokumenti, ki jih izda davčna služba.

Zahteve za registracijo podrobnosti dokumentov: ime podjetja

Elementi, s katerimi se identificirajo obe listini in njihovi avtorji in naslovniki, so opredeljeni kot podrobnosti dokumentov. To pomeni, da je ime podjetja njihov bistveni atribut. Navedena je v strogem skladu z informacijami, ki jih vsebujejo ustanovni dokumenti. Nad imenom podjetja navedite ime (skrajšano ali polno) matičnega telesa (če je na voljo). Pisanje poteka v ruskem jeziku.

Skrajšano ime je označeno na obrazcih, če je določeno v sestavnih dokumentih. Ime predstavništva, teritorialne pisarne, podružnice se navede le, če ta enota deluje kot avtor. Postavljena je pod imenom glavne organizacije.

Reference

Potrebni dokumenti so podatki o pripravljavcih aktov. Za te atribute lahko najdete lokacijo organizacije, njene kontaktne podatke: telefon, faks, e-pošto. pošte in tako naprej. Izbira niza referenčnih informacij opravi podjetje samo. V vsakem primeru pa je treba v podrobnosti dokumentov vključiti osnovne podatke o naslovu (z poštno številko), telefon / faks. To je potrebno za zagotovitev povratnih informacij od potrošnikov, nadzornih organov, uporabnikov, partnerjev.

Datum

Potrebni dokumenti so točni podatki o datumu njihovega zaključka. To je koledarska številka, ko je bil papir podpisan. Če je sestavljen protokol, je njegov datum dan sestanka, akt - dan dogodka.

Ta podpor je narejen z uporabo Arabske številke. Istočasno se vzpostavi določeno zaporedje: dan, mesec in leto. Dovoljena je uporaba besed pri določanju datuma. Na primer, 1. januar 2016

Registrska številka

Vključuje več postavk. V njej je zlasti serijska številka, dopolnjena z indeksom zadeve v skladu z nomenklaturo, podatki o umetniku, dopisniki in tako naprej.

Zgodi se, da več organizacij skupaj sestavlja en dokument. V tem primeru registrska številka vključuje indekse obeh družb (institucij). Označene so skozi poševno črto v istem vrstnem redu, kot jih navajajo avtorji.

Kraj objave / zbiranja

V primeru, da informacij, vključenih v druge podrobnosti dokumentov, ni mogoče določiti, je navedeno. To je zlasti ime podjetja in osnovne informacije. Kraj objave / zbiranja je naveden v skladu s sprejeto upravno-teritorialno delitvijo. Vključuje lahko samo splošno sprejete kratice.

Naslovnik

Kot je lahko celotna organizacija kot celota ali njena ločena strukturna enota, pa tudi uradniki. Prejemnik je lahko fizična oseba. Če je papir poslan uradniku, so začetnice označene pred njegovim priimkom.

Ime enote ali organizacije je navedeno v imenski primer in položaje - v dativu. Pri pošiljanju papirja več podobnim institucijam ali podružnicam / predstavništvom so na splošno navedeni.

Dovoljeno je centriranje vsake vrstice naslovnika glede na najdaljši od njih. Dokument ne sme presegati 4 prejemnikov. Pred drugim in naslednjimi prejemniki beseda "kopija" ni navedena. Če jih je več kot 4, se sestavi poštni seznam.

Kot del zahtevka "naslovnika" je dovoljeno vključiti poštni naslov. Njeni elementi so določeni v zaporedju, ki ga določajo pravila za opravljanje poštnih storitev. Če je prejemnik organizacija, bo vsebina podrobnosti dokumenta naslednja: ime podjetja, nato poštni naslov. Če je fizična oseba - priimek in začetnice, nato pa kraj bivanja.

Odobritev

Dokumenti dokumenta so različne znamke, žigi in vizumi. Odobritev papirja opravijo pooblaščeni uradniki ali poseben zakon. Podrobnosti o dokumentu, ki potrjuje dogovor z zadevno osebo ali oddelkom, vključujejo:

1. Delovno mesto odgovorni zaposleni.
2. Beseda "potrdi". Navedena je brez narekovajev.
3. Podpis zaposlenega, njegove začetnice in priimek.
4. Datum odobritve

Če je dokument dogovorjen z več osebami, so njihovi podpisi na isti ravni. Če je listina potrjena z odločbo, protokolom, odlokom, odredbo, se beseda "odobreno", ime ustreznega akta, njegovo število in datum vključi v jastreba. Ta podpor se nahaja v zgornjem desnem kotu.

Naslov

Vsebuje kratek opis dokumenta. Naslov mora biti skladen z imenom vrste papirja. Lahko odgovori na naslednja vprašanja:

1. Kaj pa? O kom? Na primer: "Odredba o ustanovitvi komisije za popis."
2. Kaj? Koga? Na primer: "Inženir za opis dela".

Če je dokument izdan na obrazcu A5, je dovoljeno, da ni določen naslov.

Besedilo

Sestavljen je v ruskem državnem jeziku ali v nacionalnih jezikih regij. Ta del dokumenta je lahko predstavljen v obliki dejanskega besedila, vprašalnika, tabele ali kompleksa teh elementov. Upoštevati je treba več funkcij:

1. Če je besedilo predstavljeno v obliki tabele, so njeni vrstici in stolpci dodeljeni imeni. Navedeni so v nominativnem primeru.
2. Podnaslovi morajo biti skladni z naslovi.
3. Če tabela zavzema več listov, so stolpci oštevilčeni, na drugi in na naslednjih straneh pa so označene le številke.
4. Pri sestavljanju vprašalnika se imena elementov, s katerimi je predmet označen, izražajo z samostalniki v nominativnem primeru ali v stavku, ki vsebuje glagol 2. l. mn h v sedanjem ali preteklem času.
5. Povezano besedilo praviloma vključuje dva dela. V prvem delu so navedeni razlogi, razlogi in cilji dokumenta. Drugi del se šteje za dokončen. Vsebuje zahteve, sklepe, sklepe, priporočila, predloge. Besedilo lahko vsebuje samo zadnji del. Na primer, v naročilih je podana le naloga, brez izjave.
6. V obvezne podrobnosti dokumenta, pripravljenega na podlagi aktov, ki so jih izdale druge organizacije, ali ustvarjene v istem podjetju prej, vključite informacije o izvirnih virih. Navedejo se zlasti njihova imena, ime pravne osebe, avtorja, datum, registrska številka in naslov.
7. Če besedilo vsebuje več sklepov, sklepov, itd., Ga lahko razdelimo na pododdelke, oddelke, odstavke. Razdeljeni so v arabskih številkah.

Značilnosti informacij

Podatki o registraciji dokumentov se izvajajo v skladu s posebnimi pravili. Zlasti v aktih kolegialnih struktur je besedilo iz tretje osebe ednina. Na primer, "skupščina se je odločila / odločila". V aktih organizacij, ki delujejo po načelu enotnosti poveljevanja, kot tudi v dokumentih, ki so bili poslani vodstvu, je besedilo zapisano iz 1. st. enot številke Na primer: "Ponujam", "Naročam", "Vprašam". V skupnih aktih je besedilo iz prve osebe mn. številke Na primer, "odločil", "naročil". Podobno je besedilo protokolov. V aktih, ki določajo dolžnosti in pravice organizacij, njihove delitve, vključno z oceno / opisom dejstev ali zaključkov, je vsebina podana iz tretje osebe množinske ali edninske. Na primer, "oddelek opravlja funkcije", "komisija je ustanovila." V črkah je mogoče navesti besedilo:

1. Od prvega l. mn številke Na primer, "pošljite."
2. Od prvega l. enot h. Na primer, "prosim označite", "menite, da je potrebno".
3. Od enote tretje osebe številke Na primer, "oddelek ne ugovarja."

Povezave do aplikacij

Na koncu besedila je naveden seznam spremnih dokumentov. Ustrezno oznako lahko naredimo takole: "Uporaba: na 3 litre. V 2 izvodih." Če v besedilu ni sklicevanj, seznam vsebuje ime spremnega dokumenta, število listov in kopij. Če so aplikacije združene, število strani ni označeno.

V primeru, da je priložen dokument, ki je prav tako priložen aktu, morajo biti v oznaki prisotne ustrezne informacije. V prilogi k odredbam, odredbam, predpisom, navodilom, pravilnikom, odločbam, določbam na prvem listu navedite njeno številko. Moral bi biti v zgornjem desnem kotu. Izgleda takole: "Dodatek št.". Navede tudi ime upravnega akta, njegov datum in številko registracije.

Neobvezno

Vsak vhodni dokument je organizacija registrirana. V oznaki označite naslednjo številko in datum. Po potrebi pritrdite minute in ure sprejema. Dovoljen je žig v obliki žiga.

Trenutno so elektronski dokumenti široko razširjeni. Identifikator digitalne kopije dokumenta je oznaka, ki je v spodnjem levem kotu vsake strani. Vsebuje ime datoteke, datum in druge informacije o iskanju, ki jih zagotovi organizacija.