Nomenklatura organizacije. Vrste nomenklature. Tipična nomenklatura zadev

Nomenklatura zadev organizacije bo običajno prilagojena v četrtem četrtletju vsakega leta. Praviloma je, če je podjetje stabilno, rezultat takšnega procesa rahla rafinacija in po možnosti tudi manjši dodatki, ki so v tem obdobju postali jasni. Ta vrsta dokumenta je načrtovane narave, saj predpostavlja, da njen ustvarjalec vsaj grobo predstavlja naslednja obdobja delovanja podjetja, smer njegovega razvoja in druge elemente, ki lahko zahtevajo pojasnilo. V mnogih primerih se nomenklatura zbira enkrat in zahteva manjše revizije tudi vsako leto, vendar vsakih 5 ali 10 let. Ta dokument se šteje za pravilno pripravljenega in upošteva vse možne značilnosti razvoja. Žal nimajo vse organizacije takšnih področju dejavnosti omogoča, da naredite tako dolgoročne napovedi z absolutno natančnostjo.

Namen nomenklature. T

Sestavljanje nomenklature primerov ima za cilj jasno utrditev določene strukture dokumentov podjetja in njihovo razvrščanje po določenih značilnostih. Gre za konkretne primere, ki so znani tudi kot »primarni kompleksi«. Glavni dejavnik tega povezovanja so naslovi, ki morajo biti čim bolj jasni vsem zainteresiranim stranem. Celoten sklop ukrepov se imenuje »oblikovanje primera«. Po tem je mogoče dokumentirati dokumente, jih sistematizirati, pospešiti iskanje potrebnih dokumentov in zagotoviti njihovo varnost v določenem časovnem obdobju. Nomenklatura zadev institucije, organizacije ali druge pravne osebe je pogosto izhodišče za razvoj drugih vrst klasifikatorjev, ki so lahko potrebni za kakovostno prihodnje delo. Med drugim to vrsto dokumenta lahko postane podlaga za pošiljanje dokumentov v arhiv, njihovo uničenje in druge vrste obdelave, kar je lahko potrebno le pri opravljanju dejavnosti družbe. Če se v zasebnem podjetju ali podjetju nomenklatura sploh ne zbira ali zelo kontingentno sestavi, potem je to za državna podjetja ali institucije zelo pomemben dokument, ki mora biti obvezen za sodelovanje v klerikalnih postopkih.

Strukturni pogled

Nomenklatura zadev - dokument, ki je razdeljen na več glavnih vrst. Eden od njih je le strukturni pogled. To pomeni, da bo vsa ločitev dokumentacije potekala samo na podlagi, iz katerega oddelka ali organizacije prihaja. Glavna značilnost registracije v tem primeru je zahteva, da se upoštevajo posebnosti organizacije. To pomeni, da morate razumeti pomen nekaterih oddelkov. Takšna nomenklatura poslovnih zadev, vzorec katere je predstavljena v spodnji tabeli, se običajno začne s samo enoto, ki je odgovorna za pripravo tega dokumenta. Razlog je zelo preprost - ta navidezno dokaj običajen papir lahko postane temelj vseh procesov v podjetju. Seveda je zelo pomembno. In če je tako, potem je njen sestavni oddelek opazen po svojem povečanem pomenu. Potem pa preostale delitve, kolikor so pomembne, končajo z najbolj nepomembnimi strukturami, ki nimajo posebne vloge v dejavnostih podjetja, kot so javne organizacije ali sindikati.

Primer pravilnih in nepravilnih možnosti za prevajanje:

Kot lahko vidite, je v levem stolpcu zgrajen dokaj jasen sistem. V sekretariatu je večina dokumentov. Tu je vključena tudi nomenklatura organizacije. V okviru se izvaja izbor vseh drugih ljudi, ki bodo delali v podjetju, zato tudi njegovega pomena ni mogoče prezreti. Računovodstvo je zelo pomembno, ker je ona odgovorna za delo z denarjem. Potem lahko vsi oddelki, ki zaslužijo denar ali pomagajo zaslužiti denar, gredo še dlje. Na koncu je struktura, ki z vidika podjetja sploh ni potrebna (čeprav se zaposleni s tem ne strinjajo). Ne zasluži denarja in vstopa v podjetje samo v stroške, zahteva višje plače, zagotavlja boljše delovne pogoje in tako naprej. Desni stolpec je razvrščen po abecedi, kar je neprijetno in napačno.

Pogled na industrijo in industrijo

Ta vrsta pomeni, da se bo prevajalnik osredotočil predvsem na to, kakšno dejavnost spada ta papir. To je ena od najbolj razumljivih vrst, ki jih lahko sprejme nomenklatura poslovnega problema organizacije. Vzorec lahko izgleda kot seznam nalog, ki jih je rešilo podjetje, deljeno s stolpci. Na prvem mestu je lahko »Organizacija dejavnosti«, sledijo ji »Upravljanje osebja in osebja« itd. Z imeni lahko takoj razumete, katere dokumente je mogoče najti v posameznem primeru, kar je ena od nalog oblikovanja nomenklature. Treba je opozoriti, da je prav ta možnost ena izmed najtežjih na poti, saj vsi nimajo tako razvite domišljije in razumevanja absolutno vseh, tudi najmanjših odtenkov dela podjetja. S takšnim sistemom je prvih nekaj let nomenklatura zelo razdrobljen dokument, ki se postopoma vgrajuje v elegantno strukturo, ki je razumljiva vsem zainteresiranim.

Funkcionalni pogled

Ta pogled je najpreprostejši. Nomenklatura zadev v šoli je pogosto ustvarjena ravno na ta način. Njegovo bistvo je v tem, na kaj se dokument nanaša in kdo ga je ustvaril. Če je bilo v prejšnjem primeru bolj poudarjeno, na katero področje dejavnosti spada ta ali tisti papir, je v tem primeru bolj pomembno, kaj počne ali kdo ga je ustvaril. Na primer, »vodenje evidenc« je lahko na prvem mestu, »usmerjanje« se lahko nadaljuje in tako naprej. Glavna pomanjkljivost tega pristopa je majhno udobje. V nasprotju z dvema prejšnjima možnostma, pri taki rešitvi problema, ni vedno mogoče najti potrebnih dokumentov točno tam, kjer morajo biti z vidika določene osebe.

Posamezna nomenklatura

Pod to vrsto se pojavi nomenklatura zadev oddelka, oddelka ali kakšne druge strukture, ki obstaja v organizaciji. To je poseben seznam dokumentov, s katerimi delajo tukaj in nikjer drugje. To je čim bolj specifično in se pogosto spreminja, saj se imena in vrste dokumentov, s katerimi delajo ljudje, stalno spreminjajo v eno ali drugo smer. Sestavljanje nomenklature zadev take sorte je večinoma neposredno dodeljeno osebju tega oddelka, saj imajo le oni možnost oceniti, kaj in v kakšnem vrstnem redu bi morali biti. Ustvarjen je na podlagi standardnega obrazca, ki je obvezen za vse oddelke ali nekatere od njih.

Tipična nomenklatura zadev

To je osnova osnove. Vključuje osnovne pododdelke in oddelke, na primeru katerih bodo drugi oddelki izdelali svoje, bolj razširjene, podobne dokumente. Ta nomenklatura je obvezna za vse osebe, ki tako ali drugače delajo z dokumentacijo. Da bi jo ustvarili, pa je potrebno določeno izhodišče, na podlagi katerega se bo ostalo povečalo. Ta dokument je približna nomenklatura primerov.

Približna nomenklatura

V bistvu je ta dokument osnutek, ki ga osebje sekretariata (ali katerega koli drugega podobnega oddelka) uporablja za izdelavo svojega podobnega dokumenta. Najpogosteje se vzamejo določeni povprečni, skupni za vse primere, ki so pogojno prilagojeni potrebam sedanje organizacije. Nato, ob upoštevanju obstoječega, odgovorna oseba prejme potrebne informacije od zadevnih strukturnih oddelkov, jih preuči in na podlagi vsega tega ustvari tak dokument, kot je značilna nomenklatura primerov. Takoj in iz nič, da bi bilo skoraj nemogoče. Pogosto se v številnih novoustanovljenih podjetjih struktura in druge značilnosti tega dokumenta večkrat spremenijo, dokler ni izbrana optimalna in najugodnejša, ne le za določeno osebo, ampak za vse zaposlene kot celoto.

Podatki za razvoj

Celoten postopek oblikovanja nomenklature je mogoče ustvariti na podlagi treh osnovnih dokumentov, ki so do neke mere povezani z njim. Prvi je seznam standardnih arhivskih dokumentov o upravljanju, ki ga je ministrstvo za kulturo potrdilo avgusta 2010 pod številko 558. Drugi dokument je seznam tipičnih arhivskih dokumentov, ki jih je isti organ odobril julija 2007. Ima številko 1182. Zadnji uporaben dokument - osnovna pravila arhivov organizacij. Odobren je bil 06.02.2002. Zahvaljujoč informacijam, ki so predstavljene v zgoraj navedenih državnih normah, je možna približna ali tipična nomenklatura. Poleg tega vsak oddelek na svoji osnovi izdela svoj podoben dokument. Na primer, za glavnega računovodjo bo to nomenklatura računovodskih poslov in tako naprej. Službenik, ki je zbral vse pripravljene dokumente, jih začne analizirati. Na tej podlagi se ustvari splošna nomenklatura za organizacijo kot celoto.

Zaporedje razvoja nomenklature

Celoten proces oblikovanja dokumenta lahko razdelimo v štiri glavne korake. Izbira optimalne sheme in vrste, pisanje naslovov skupaj z izrazi, razporeditev naslovov na pravi način, ki je opisana zgoraj, zadnja pa je končna sestava in odobritev. Na primer, potrebujemo nomenklaturo oddelkov za kadrovske zadeve. Najprej natančno določimo, kako bo izgledal. Recimo, da ste izbrali funkcionalni pogled. Na podlagi tega ustvarja naslove. Ni jih treba takoj namestiti v pravilnem vrstnem redu, vendar je priporočljivo, da se čas skladiščenja vnese takoj (v nekaterih primerih so lahko tudi orientirane). Ko se to zgodi, vzamemo ustvarjene informacije in jih logično uredimo kot pomembno. Posledično dobimo skladno shemo, ki jo je treba le pravilno izvesti in podpisati z vodstvom. Bolje je razjasniti vsa sporna vprašanja z zainteresiranimi osebami, tako da navidezno identični dokumenti ne sodijo v eno vrstico, ker so v bistvu popolnoma drugačni po svojem namenu, obliki, pripravi in ​​še bolj - v smislu njihove življenjske dobe.

Oblikovne značilnosti

Na splošno, sama zasnova ni nič zapletena. Dovoljene so nekatere spremembe ali dopolnitve, vendar je zelo priročno uporabiti osnovno obliko, ki je težko najti. Nomenklatura poslov organizacije mora vsebovati ime samega dokumenta, organizacijo, registracijsko številko in datum, leto, za katero je odobrena, ter polje za vodstvo, v katerem se lahko podpiše s podpisom »odobri«. Vse je navedeno v zgornjem delu. Sledi seznam s podobnimi polji in drugimi podobnimi informacijami.

Vzorčna tabela nomenklature:

Na samem koncu pritrjenega podpisa osebe, ki je bila odgovorna za izdelavo dokumenta in njegovega vodje. Kot lahko vidite, tukaj ni nič zapletenega. Glavna stvar je, da pravilno napišete glave in pravilno določite rok trajanja. Kot je navedeno zgoraj, so spremembe dovoljene. V nekaterih primerih polje »Marks« morda ni dovolj. Ustvarjalec nomenklature lahko meni, da je za učinkovitost njegove uporabe morda potrebnih več drugih stolpcev. V bistvu so lahko podobne istim "znamkam", vendar bodo informacije, ki jih boste navedli, bolj specifične, kot je odgovorna oseba, čas za zamenjavo kopij z izvirniki ali kaj takega. Tu je popolnoma in povsem odvisna tako od samega podjetja kot od ustvarjalca nomenklature, njenega znanja, lastnosti in spretnosti.

Rezultat

Nomenklatura poslov v organizaciji je pomemben dokument, ki je potreben za njegovo kakovostno in učinkovito delo. Še posebej v smislu poteka dela. Razdeljeno je lahko na več tipov in tipov, od katerih ima vsaka svoje značilnosti in je lahko v danem položaju tako priročna kot neprimerna. Oblikovanje nomenklature ni posebej zapleteno, ampak zahteva previden in premišljen pristop, ne glede na izbrano obliko ali vrsto. Proces ustvarjanja je povezan predvsem z oblikovanjem naslovov in opredelitvijo obdobja hrambe dokumentacije. Vse vrste postavk je treba pisno dogovoriti z vodstvom, da bi se izognili morebitnim težavam v prihodnosti. Vse osebe, ki na tak ali drugačen način delajo z dokumenti, morajo upoštevati posebnosti oblikovanja primerov in podatke, navedene v ustrezni nomenklaturi. Pravilen, natančen in pozoren pristop k oblikovanju tega dokumenta močno olajša nadaljnje delo vsakega oddelka in organizacije kot celote, kar pa ima pozitiven učinek na gospodarsko uspešnost in delovno učinkovitost.