Zahtevek: vzorci in primeri, pravila za pripravo
Sestavni in pomemben del sodobne poslovne korespondence je pismo s prošnjo. Vzorci in primeri formulacij, predstavljenih v članku, kot tudi določena pravila za pisanje, vam bodo pomagali pravilno sestaviti potrebno besedilo in ga urediti v skladu s običaji pisarniškega dela. Ponujamo vam vodnik po korakih za pisanje te vrste zahtev.
Splošne informacije
Pismo zaprosila je pomembno v primerih, ko mora njegov avtor od drugih oseb pridobiti kakršne koli informacije, dokumente, skleniti posel ali druga poslovna dejanja. Lahko se usmeri tako na ime določene osebe (direktorja, direktorja, vodje oddelka itd.) Kot na organizacijo kot celoto. Vaša prošnja za pomoč mora ustrezati splošno sprejetim pravilom poslovne korespondence.
Pismo je obraz družbe, celo majhne stvari so pomembne. Natisnite ga na pisemskem papirju, ki ga podpiše pooblaščena oseba in žigosate (če obstaja). Odgovoren je za izbiro pisave, njeno velikost in postavitev besedila na strani. Ne zanemarite polj, rdeče črte in odstavke. Pogosto je prvi vtis sestavljen le z ogledom dokumenta.
1. korak: Navedite naslovnika
Če napišete neosebno pismo, naslovljeno na določeno podjetje, potem se bo najverjetneje končalo na recepciji ali v pisarni, nato pa na upravitelju in posledično na neposrednem izvršitelju. V zgornjem delu besedila navedite pravilno polno ime organizacije najbolje dodati drug pravni naslov.
Kot je bilo že omenjeno, je najboljša možnost tista s posebnim naslovnikom, tj. Osebno naslovljena prošnja za pomoč. Vedno poskušajte vzpostaviti stik po imenu in patronymic. Na primer: “Dragi Alexander Viktorovich!” Ali “Dragi gospod Schwartz!”. Tako, prvič, izrazite svoje spoštovanje do osebe, in drugič, zahteva, naslovljena na določeno osebo, mu nalaga določene obveznosti, odgovornost za njeno obravnavo in izvajanje.
V nekaterih primerih bo logično uporabiti kot naslovnika skupino oseb, določeno ekipo ali njen del. To velja v primerih, ko je pismo s prošnjo poslano na več naslovov. Uporabite naslednje besedilo: »Dragi kolegi!«, »Dragi računovodje!«, Itd.
2. faza: pohvala
Dobro je, če bo uradno pismo o prošnji vsebovalo kompliment naslovniku. S tem se vam zdi, da odgovarjate na njegovo legitimno vprašanje: "Zakaj se obračate k meni s tem vprašanjem?". Opazimo lahko pretekle dosežke in osebne lastnosti oseba, status podjetja itd. Še posebej uporabite naslednje besedilo: »Vaše podjetje je vodilni dobavitelj ...«, »Veliko ljudi ste pomagali pri reševanju kompleksnih vprašanj na tem področju ...«, »Vaša organizacija je vodilni strokovnjak na trgu na tem področju ...« itd. Ne pozabite, da je primerno kompliment bo, ko bo pismo z zahtevki (vzorci in primeri v besedilu) nestandardnega značaja, naslovnika pa je treba urediti zase. Bodite pozorni na lastnosti in storitve, ki so pomembne za vašo zahtevo. Vendar pa ne priporočamo prekoračitve zelo tanke črte med dobrim in pravilnim komplimentom in grobo laskanjem.
Stopnja 3: utemeljite zahtevo
Vsako zahtevo je treba obrazložiti, ker mora naslovnik vedeti, zakaj se zanj prijavljate. Zato je smiselno, da se to postavi v središče zadeve. Na tej stopnji vam priporočamo, da izberete tri najbolj prepričljive argumente, ki jih je treba vnesti v besedilo črke po shemi: srednja moč, šibka, najmočnejša.
Zahteva ima lahko drugačno stopnjo zahtevnosti in morate biti pripravljeni na dejstvo, da naslovnik ne bo vedno zainteresiran za njegovo izvajanje. V zvezi s tem ga je treba prepričati, da ima njegovo izvajanje potencialne koristi za njega. Zainteresirajte naslovnika, da vaš dokument vzame zelo resno.
Zahtevek lahko vsebuje predlog za uresničitev določene privlačne priložnosti.
Primeri besed
- "Podjetni in podjetni ljudje so si ves čas prizadevali ne le za materialni uspeh, ampak tudi za osebno rast, da bi se ljudje za vedno zavedali svojih dobrih dejanj, da bi si pridobili njihovo spoštovanje."
- "Seveda je vaš glavni cilj povečati življenjski standard prebivalcev mesta." To besedilo se lahko uporabi zlasti, kadar je poslancu poslano zaprosilo, na primer o zagotavljanju prostorov za vrtce, ureditev otroškega igrišča itd.
Lahko tudi izgovorite problem, ki je pomemben za naslovnika, mu pokažite, kako mu lahko vaša pomoč pomaga pri reševanju ali uresničevanju določenih priložnosti.
Tako se zgodi, da drugi strani nimaš kaj ponuditi, ali je v tem kontekstu neprimerna. V tem primeru je najbolj optimalna rešitev zgodba o pomenu vaše zahteve. Opišite situacijo čim bolj zvesto in popolnoma, tako da bo, kot pravijo, potrebna za dušo. Če sentimentalni trenutek v vaši zgodbi manjka a priori, prinesite dejstva in se osredotočite na vzročno-posledične odnose. Povejte nam, kaj se bo zgodilo, če boste zavrnjeni ali, nasprotno, se strinjali, da boste pomagali.
Stopnja 4: Zahtevek smo določili
Ko je naslovnik moralno pripravljen sprejeti vašo zahtevo, je to mogoče navesti. Sestavite kratko besedilo, izogibajte se dolgim in zapletenim stavkom ter dvoumnosti ali podcenjenosti. Pismo zahtevka (vzorci in primeri formulacij v besedilu) morajo biti jedrnati in jasni v pomenu. Če torej zahtevate nakup opreme za podjetje, navedite popolnost, ceno in količino:
»Za opremljanje oddelka za nujne primere v bolnišnici je potreben nov avto, katerega stroški znašajo 3,5 milijona rubljev. Prosimo vas, da nam pomagate pri pridobivanju. "
Ali, na primer, je treba navesti zahtevo za zmanjšanje najemnine: „Prosimo vas, da zmanjšate najemnino za prostore na 500 rubljev. na kvadratni meter za stabilizacijo gospodarskih razmer. "
5. faza: povzemamo
Na koncu pisma je treba vašo zahtevo povzeti. Ponovno jo ponovite in se osredotočite na dejstvo, da naslovnik prejme ugodnost v primeru, da vam je zaprosil za pomoč. Vendar bo to nekoliko spremenilo besedilo zahteve. Če se vrnete na isti primer o znižanju najemnine, vam ponujamo naslednje besedilo:
"Če se strinjate, da zmanjšate najemnino na raven 500 rubljev. na kvadratni meter v času stabilizacije trenutne gospodarske situacije, boste lahko prispevali k ohranjanju več kot 20 delovnih mest, in ne boste utrpeli izgube zaradi popolnega pomanjkanja plačila. "
Ne pozabite, pomembno je, da ponovite ne le zahtevo, temveč tudi korist, ki jo je mogoče doseči z njenim izvajanjem, in ni nujno, da je materialna. Mnoga velika podjetja delujejo kot sponzorji, vlagatelji in se ukvarjajo z dobrodelnostjo.
Menimo, da zdaj, po proučevanju postopka v fazah, ne boste imeli vprašanja o tem, kako narediti pismo s prošnjo. Dovolj je, da upoštevamo vsa pravila poslovne korespondence in nekaj odtenkov. Predlagamo tudi, da preučite še en primer.
Primer
Spoštovani Felix Petrovich!
Vaše podjetje se že več let organizira. delovne prakse študentom v podjetju, ki jim pomaga pri uresničevanju znanja, pridobljenega na univerzi, v praksi.
Vi, kot vodja kadrovskega oddelka, ste zainteresirani za privabljanje novih zaposlenih, mladih in perspektivnih inženirjev ter visoko usposobljenih strokovnjakov. Danes je ta poklic eden najbolj iskanih. Veliko študentov bi radi vedeli o njegovih zmožnostih, razlikah in pomenu.
V zvezi s tem vas prosimo, da organizirate sestanek glavnega inženirja s prijavitelji in študenti 1-2 tečajev 25. aprila ob 17.00 na podlagi vašega podjetja.
Ko ste danes povedali o prednostih in skrivnostih poklica, boste jutri postavili trdne temelje za usposabljanje strokovnjakov in strokovnjakov. Morda bo nekaj let kasneje eden od njih pripeljal vaše podjetje na novo raven razvoja.
S spoštovanjem in hvaležnostjo,
Rektor univerze I.ZH.Bychkov
Po pregledu informacij o tem, kakšne zahteve morajo izpolnjevati zahtevki, vzorci in primeri besedila, se lahko zlahka spopade s pisanjem v praksi.