Telefonsko sporočilo - kaj je to?

Sodobne tehnologije omogočajo hitro in učinkovito posredovanje informacij, zato telefonsko sporočilo danes ni najbolj priljubljena vrsta sporočila. Kljub temu je ta metoda obveščanja še vedno pomembna. Za kakšen namen je telefonsko sporočilo? Kako sprejeti in urediti takšno telefonsko sporočilo?

Kaj je to?

Kaj je telefonsko sporočilo? To je način hitrega prenosa storitvenega sporočila po telefonu. Kako se ta metoda informiranja razlikuje od preprostega telefonskega klica? Prvič, dejstvo, da je treba sprejem in prenos ter nadaljnje skladiščenje ustrezno dokumentirati in registrirati. Samo v tem primeru se sporočilo lahko šteje za telefonsko sporočilo in ima pravno veljavo.

Informacije, ki jih lahko vsebuje telefonsko sporočilo, so obvestilo, poslovno sporočilo ali naročilo vodstva (nadrejena organizacija). Možnost obveščanja na ta način je določena ne le v pravilih (navodilih) toka dokumenta podjetja, temveč tudi v zakonodajnih aktih, ki urejajo postopek za sodne postopke (APC in CPC). Tako telefonsko sporočilo ni le pogovor, ampak tudi kratka in izjemno dostopna oblika prenosa informacij o storitvah.

Katere informacije lahko pošljem po telefonu?

Praviloma je s pomočjo telefonskega sporočila običajno posredovati informacije in poizvedbe, potrebne za hitro reševanje proizvodnih vprašanj in organizacijo delovnega procesa:

• Informacije o imenovanju, odpovedi, prenosu časa in datuma dogodka. Ta kategorija vključuje obvestilo o kraju in času sodne obravnave, ki jo določata postopkovna pravila.
• Zahteve za nujno zagotavljanje informacij, poročanje in tako naprej.
• Vabila na dogodke: srečanja, konference, metodična združenja itd.

• Zahteve in predlogi za delegiranje predstavnikov organizacije na službena potovanja, na terensko delo.
• Zbirna poročila, rezultati raziskav, raziskave in drugo.

Kako poslati telefonsko sporočilo?

Kako pravilno poslati obvestilo o telefonskem klicu? Priprava in prenos informacij na ta način vključuje naslednje korake:

• Priprava osnutka. Napisati boste morali besedilo prihodnjega telefonskega sporočila. Napisati ga je treba v dostopnem, jedrnatem jeziku, pri čemer se je treba izogibati kompleksnim, slengovskim ali očitno skupnim govornim obratom, dvoumnostim, težko izgovarjati fraze. Glasnost besedila ne sme vsebovati več kot 50 besed. Po potrebi se telefonsko sporočilo dogovori z osebo, v imenu katere se posreduje informacija.
• Telefonsko sporočilo se izda v skladu s pravili obtoka, ki so v organizaciji vzpostavljena: na papirju z dodelitvijo datuma in vrstice posamezne številke. Oseba, v imenu katere se pošlje sporočilo, mora prebrati in podpisati telefonsko sporočilo.
• V primeru, ko je sporočilo poslano več naročnikom, se poleg telefonskega sporočila navede seznam-aplikacija z imenom in telefonsko številko vsake organizacije.

• Telefonsko sporočilo je registrirano v posebni reviji (če jo hrani v organizaciji) ali v odhodni korespondenci.
• Prenos telefonskega sporočila: za klic naročnika, za zahtevo po prejemu telefonskega sporočila, za prijavo polnega imena. in njihov položaj ter osebo, v imenu katere se posredujejo podatki, vaša telefonska številka.
• Jasno in čitljivo narekujejo besedilo telefonskega sporočila. Vprašajte naročnika, naj ponovno posname posnetke, da se izogne ​​napakam pri prenosu.
• Ugotovite in zabeležite vhodno številko, pod katero je telefonsko sporočilo registrirano v organizaciji naročnika.

Kako vzeti?

Kako je prejeto telefonsko sporočilo? Ta postopek vključuje dobesedno zapisovanje sporočila, naknadno oblikovanje in registracijo v skladu s pravili, ki veljajo v organizaciji, ter takojšnji prenos prejetega sporočila na delo.

• Po prejemu telefonske zahteve po sprejemu telefonskega sporočila bo treba najprej pripraviti osnutek, ki bo dobesedno zapisal ali vnesel preneseno besedilo na računalnik.
• Preverite pravilnost posnetega sporočila, tj. Ponovno preberite besedilo do uslužbenca, ki pošilja telefonsko sporočilo.
• Če želite od klicatelja izvedeti ime, položaj osebe, v imenu katere se sporočilo prenaša, številko odhoda, pod katero je zabeleženo telefonsko sporočilo, in podatke o delavcu, ki posreduje informacije (položaj in ime).
• Sporočite vhodno številko, pod katero je telefonsko sporočilo registrirano v organizaciji gostiteljici, kot tudi položaj in polno ime zaposlenega, ki je prejel sporočilo.
• Po tem je potrebno prejeti informacije izdati v obliki dokumenta in register (spodaj je prikazan primer telefonije).

Splošne zahteve za registracijo

Trenutno obstajajo le priporočila o tem, kako urediti telefonsko sporočilo, zato so pravila za prenos in sprejem telefonskega sporočila določena z navodili o upravljanju dokumentov, sprejetih v organizaciji. Obstajajo splošne zahteve, po katerih mora biti napisano telefonsko sporočilo:

• Prejeto sporočilo se izda na ločenem praznem listu ali na posebnem obrazcu, ki ga odobri organizacija. V gostiteljski organizaciji je dovoljeno imeti odobreno navodilo »Dnevnik telefonskega sprejema«, ki vsebuje razdelke za beleženje vseh potrebnih podrobnosti te vrste informacij. Samo telefonsko sporočilo se vnese neposredno v dnevnik, vzorec katerega je mogoče videti v članku, brez dodatne registracije v obliki zahtevanega obrazca.
• Pravno veljavnost dokumenta potrjujejo obvezni rekviziti: vhodne in izhodne registrske številke, podatki o osebi, ki je poslala telefonsko sporočilo in sprejeta (položaj, polno ime, osebni podpis). Poleg tega morate navesti ime organizacije od koder je bilo poslano telefonsko sporočilo, in datum prejema.
• V obrazcu je lahko določen tudi določen čas prejema informacij.
• Datum telefonskega sporočila je dan, ko je naročnik prejel sporočilo (če ni drugače odobreno navodila za delo v pisarni organizacije).

Kdo naj podpiše?

Praviloma se telefonsko sporočilo sestavi v enem izvodu (različno število kopij se lahko odobri z navodilom o upravljanju zapisov v organizaciji) in se ne pošlje naročnikove organizacije na papirju. V zvezi s tem se lahko postavi vprašanje, kako naj dokument podpišejo zaposleni, ki so prejeli in posredovali takšno sporočilo, ter osebe, v imenu katerih se posredujejo informacije?

Pri pisanju telefonskega sporočila s strani uslužbenca organizacije pošiljateljice dokument v celoti določa podrobnosti za tri podpisa:

• sporočilo.
• sprejel sporočilo;
• uradnika, v imenu katerega je poslano telefonsko sporočilo.

V tem primeru dokument podpišejo le uradniki organizacije, ki pošilja telefonsko sporočilo. Prejemnik na podoben način pripravi svojo kopijo, vendar jo podpiše samo prejemnik.

Registracija

Pri registraciji telefonskih sporočil vas morajo voditi tudi pravila, ki jih odobri standardno navodilo za pisarniško delo organizacije. Če postopek za dodelitev številke tej vrsti dokumenta ni urejen, so možne naslednje možnosti:

• Najbolj dostopen in običajen način je, da se prejeta telefonska sporočila zabeležijo v splošni dnevnik vhodne korespondence. S serijsko registrsko številko je dovoljena dodelitev abecednega indeksa, ki označuje to vrsto korespondence.
• V organizaciji uredite ločeno revijo, v kateri se bo ločeno vodila registracija telefonskih sporočil.

Kako in koliko telefonskih sporočil je shranjenih?

V skladu z obstoječimi seznami, ki urejajo postopek in pogoje shranjevanja arhiviranih dokumentov, je treba dnevnik arhiviranja odhodnih ali dohodnih telefonskih sporočil očarljivo shranjevati v arhivu organizacije za 3 leta. Za same telefonograme ni določen jasen vrstni red skladiščenja. Zato ima uprava organizacije pravico, da samostojno določi, kako izročena telefonska sporočila predati arhivskemu skladišču. Dovoljeno je, na primer, predložiti dokument za primere, povezane s predmetom poslanih informacij, in ga nato arhivirati na način, ki se uporablja za shranjevanje takšnih primerov.