Outsourcing - kaj je to? Opredelitev, vrste, značilnosti in pogodba
Posel je ekipna igra. Ne morete enako dobro razumeti vseh vidikov. Vendar pa jemanje strokovnjaka v državo in plačilo plače ni vedno donosno. Še posebej v začetni fazi, ko se podjetje samo dviga. Outsourcing prihaja na pomoč. Kaj je to?
Kaj je zunanje izvajanje?
Predstavljajte si, da podjetje odpre novo pisarno. Obstaja osebje menedžerjev, vendar mora nekdo prevoziti opremo, povezati pisarniško opremo, vzpostaviti računalnike in internet. Ne ustvarjajte enakega za te posamezne polne delovne in sistemske administratorje. In kako potem?
Poskusimo pojasniti s primerom. Kaj počnete, ko se znajdete v tujem mestu brez avtomobila?
Najem tujega avtomobila: z voznikom - taksijem ali brez njega - za najem. Enako lahko storite z osebjem: potrebna je ekipa moversov ali pa morate v pisarni vzpostaviti lokalno omrežje - kontaktirajte specializirano podjetje, ki vam bo zagotovilo potrebno število kvalificiranih delavcev za določen čas. To je zunanje izvajanje. Kaj je - je jasno, gremo še dlje.
Organizacija tretje osebe je lahko odgovorna za določeno področje vašega podjetja, kjer interni strokovnjaki niso zelo močni. Pogosto mala podjetja uporabljajo storitve odvetnikov tretjih oseb, računovodij, klicnih centrov.
Strokovnjaki tretjih oseb bodo izvedli neodvisno oceno premoženja ali revizijo podjetja, kadar je za vas pomembno, da tretje osebe prepričate o raziskovalnem cilju - morebitnih posojilodajalcih ali poslovnih partnerjih.
Za to bo moral plačati. Včasih pa je ceneje, lažje in hitreje kot iskati ustreznega strokovnjaka in ga odpeljati v državo.
Približna slika glede dejstva, da je to zunanje izvajanje in kako deluje, bi se morala že oblikovati v tvoji glavi. Zdaj temu konceptu dajemo definicijo:
Outsourcing je prenos določenih funkcij na tretjo organizacijo, ki deluje na tem področju, na podlagi pogodbe o plačani storitvi.
Sliši se težko, vendar je v bistvu vse preprostejše, kot se zdi - najdete primerno podjetje, z njim sklenete sporazum in prenesete nekatere njegove funkcije, na primer knjigovodstvo. In za zagotavljanje teh storitev morate plačati.
Kako se ne bi zmotili pri izbiri?
Tu sta dve pomembni točki:
Pravilno izberite organizacijo, ki jo boste zaupali svojemu delu.
Sklenite sporazum, v katerem bi podrobno določili vse pogoje transakcije: kakšno delo je treba opraviti, kakšno kakovost in v kakšnem časovnem okviru. Pomembno je, da jasno razumete, kakšen rezultat pričakujete od partnerja. In to mora tudi razumeti.
Kako najti zanesljivega partnerja?
Vzemite storitev, kot je knjigovodstvo. Obstajajo različna podjetja: majhna restavracija, kjer delajo družinski člani, ali velika korporacija, ki gradi nove soseske. Podobno bodo računovodska podjetja teh podjetij različna.
Najti morate partnerja, ki:
dobro seznanjeni s posebnostmi vašega podjetja;
ima povezave v krogih, ki jih potrebujete: banke, da lahko dobite nujno posojilo ali v davčnem uradu;
ima brezhiben ugled med podjetji, kot je vaša;
pripravljen za delo z vašim prometom;
si deli cilje, politike in naloge vašega podjetja.
Ni lahko. Ni čudno, da poslovneži pravijo, da je iskanje dobrega partnerja težje kot žena. Vi in vaš partner bi se morali popolnoma razumeti. Šele takrat se bo izkazalo, da bo gradilo medsebojno koristne in dolgoročne odnose. Kaj je to?
Ko boste zunanji izvajalci delali, boste vedno imeli težave - ne glede na to, kateri del vašega dela želite prenesti na nekoga drugega. Ni lahko najti podjetja, ki nudi pravne storitve, in inteligentni prodajalci in celo neprevidni v poslu lahko povzročijo veliko težav.
Treba se je navaditi drug na drugega. Partnerstvo je sposobnost, da se postavimo na mesto drugega, željo po kompromisu. To morate počutiti, preden podpišete pogodbo o zunanjem izvajanju.
Tebi komaj prvič. Morali bomo "poljubiti tisoč žab", da bi našli "našo princeso". Nekega dne bo srečen. Našli boste podjetje, s katerim ste udobni in donosni za delo.
Ko se to zgodi, se potrudite, da utrdite to medsebojno sočutje. Vendar se v poslovnem svetu vse hitro spremeni. Zato bodite pripravljeni na dejstvo, da boste prej ali slej morali deliti.
Kaj iskati pri podpisu pogodbe?
Pomagali vam bodo logika, preudarnost in zdrav razum. Posebej bodite pozorni na naslednje točke:
jasno opredeliti vse storitve, ki jih oddate zunanjim izvajalcem, sestaviti prilogo k pogodbi s podrobnimi podrobnostmi;
Bodite prepričani, da določite datum začetka in zaključka dela, trajanje pogodbe je ena najpomembnejših točk pogodbe;
obe strani morata jasno razumeti celoten proces dela: katere postopke je treba izvesti, v kakšnem časovnem okviru bo organiziran sam proces;
razmislite in jasno opišite postopek poravnave - ne boste mogli zahtevati zamude, če ni predvidena v ustrezni klavzuli;
razdeliti ne le odgovornosti, ampak tudi odgovornosti, in se malo dogovoriti o “z besedami” - jasno zapisati vse v pogodbo o zunanjem izvajanju;
določi pravice in obveznosti strank;
Bodite prepričani, da opišete postopek, pogoje in pogoje za prekinitev pogodbe;
zagotoviti v pogodbi ključne kazalnike uspešnosti - KPI, tako da izvajalec razume, kateri kazalniki se pričakujejo od njega.
Za delo teh točk je vaša odgovornost kot vodja podjetja. Vaši odvetniki bodo poskrbeli za ostalo. Toda slepo zaupanje svojim zaposlenim ni vredno - vedno večkrat in pazljivo preberite vsak papir, preden ga podpišete.
Katere vrste zunanjega izvajanja obstajajo?
V skladu z mednarodnim sistemom razvrščanja na tem trgu obstajajo:
produkcijski outsourcing - oglaševalska agencija uporablja moč tiskarne za tiskanje koledarjev ali vizitk;
zunanje izvajanje ločenih poslovnih procesov - računovodstvo, pravna služba ali klicni center vašega podjetja je v rokah tretje družbe;
outsourcing osebja - vašo pisarno skrbijo zaposleni v podjetju za zasebno varovanje;
IT outsourcing - naredite spletno mesto in ga napolnite z uporabno vsebino.
Poleg tega lahko zunanje izvajanje delimo na zunanje in notranje: vaše računovodstvo vzdržuje podjetje tretje osebe v vaši pisarni, to je od zunaj, vaš izdelek pa varuje varnostnik - nahaja se na vašem ozemlju, to je znotraj.
8 prednosti zunanjega izvajanja
Outsourcing je koristen, zlasti za mala podjetja. In tukaj je razlog zakaj:
ni potrebe, da bi jih motili sekundarni poslovni procesi;
zmanjšanje stroškov - pogosto neprestano plačevanje zaposlenega je dražje;
vsi viri v podjetju se osredotočajo na strateške cilje;
kakovost proizvedenih izdelkov se povečuje;
obstaja tveganje in odgovornost s podjetjem tretje osebe;
vam omogoča, da dobite najboljše izvajalce za sprejemljivo nagrado;
zmanjšuje tveganje pomanjkanja delovne sile ali potrošnega materiala;
pozitiven vpliv na investicijsko privlačnost podjetja.
Sergej Naumov, vodja regionalne zveze podjetnikov Voronezh, v intervjuju z hr-portal, ki opisuje svoje izkušnje, je dejal, da mu je zunanje izvajanje pomagalo znebiti svoje flote in zmanjšanje stroškov za 2-3 krat.
Po njegovem mnenju je flota prinesla le glavobol: nenehno iščejo rezervne dele, popravila staro opremo. Poleg tega so bili v ta proces vključeni znatni viri: morali smo obdržati celotno osebje voznikov, dobaviteljev, mehanikov in jim plačati plačo. In za to je bila potrebna zaščita. Outsourcing je rešil težavo.
Je vse res tako gladko?
Spomnimo se nedavne sovjetske preteklosti. Osebje podjetja je bilo nekakšno kohezivno telo, ena celota. To je bila skupina navdušencev, ki so delali ne za denar, ampak za idejo.
Vsi si delijo skupno poslanstvo in vrednote, ki se gibljejo v sozvočju. Pripravljeni smo vedno, da pomagamo nekomu in ga po potrebi zamenjamo s seboj.
Zdaj pa poskusite tudi vzpostaviti delo, če v procesu sodeluje ducat različnih podjetij, od katerih vsak želi zgrabiti kos debelejših in brani samo svoje interese, ne da bi skrbel za druge in skupno dobro.
Torej, kako biti? Sovjetski model je pretežek, neprijeten in okoren za sodobno gospodarstvo. In zunanji izvajalci, čeprav izboljšujejo učinkovitost, ne omogočajo ekipi, da deluje kot en organizem.
Samo en izhod - iskati sredino. Vsako podjetje ne potrebuje osebja tretjih oseb. Tudi, ker ni mogoče vsakega procesa oddati v zunanje izvajanje.
Pri tem je treba vsako situacijo obravnavati posamično. Nekje je bolj donosno uvesti sodobne rešitve in izboljšati učinkovitost, nekje - ohraniti strokovnjake s polnim delovnim časom.
Iz prakse je razvidno, da ni mogoče izvajati zunanjega izvajanja, če obstaja tveganje za nesrečo ali ustavitev stalne proizvodnje. Če morate sprejeti odločitve in ukrepati v nekaj urah, včasih pa tudi v nekaj minutah, bo za ta oddelek odgovoren le strokovnjak s polnim delovnim časom. To še posebej velja za industrijska podjetja in industrije z visoko stopnjo nevarnosti.
10 razlogov za zavrnitev zunanjega izvajanja
Zdaj, ko veste, kaj je to - zunanje izvajanje, vrste in primeri, o katerih smo razpravljali zgoraj, pri odločanju bodite pozorni na naslednje:
Popravljanje finančnih lukenj z zunanjim izvajanjem ni najboljša rešitev. Če so osnovna sredstva v slabem stanju, je oprema izrabljena in potrebuje popravilo, ni verjetno, da bo mogoče brez zunanjega izvajanja. Tu potrebujemo kapitalske naložbe in posodobitev celotne proizvodnje.
Vaš zaposleni zmanjšate toliko nalog, kot se vam zdi potrebno. Naročnik bo naredil le tisto, kar je zapisano v pogodbi - nič več in nič manj. In sploh ni potrebno, da bo to storil bolje kot redno zaposleni. Toda "obremenitev" svoje dodatne odgovornosti samo ne bo delovalo.
Uslužbenec ceni svoje delovno mesto in vam je zvest. Naročnik takšnih strank, kot je morda ducat ali celo ne. Poskusite odložiti plačilo za en teden in takoj začutite razliko.
Malo verjetno je, da se bo tudi zunanji izvajalec dobro zavedal posebnosti vašega podjetja, kot strokovnjaka s polnim delovnim časom, ki je v vaši ekipi »rasel«.
Naročnik ima dostop do vseh zapisov vašega podjetja. Seveda, samo v okviru svojih pristojnosti, vendar kljub temu. Takšna oseba lahko dobro uporabi informacije, pridobljene v svojih lastnih interesih. Kje je zagotovilo, da tak zaposleni informacije ne bo združil z vašimi konkurenti?
Outsourcing pregledi
Nekdo je pozitivno povezan s tem pojavom, drugi - nasprotno, na vse možne načine preklinjajo dan, ko so se odločili za takšen poskus. In vsi vam bodo povedali svojo zgodbo.
Večina ljudi se pritožuje zaradi slabe kakovosti in brezskrbnega odnosa do dela. Še posebej, če potrebujete osebje z nizkimi kvalifikacijami: nakladalniki, čistilniki, pakirnice.
Naročniki zaposlujejo takšno osebje za oglaševanje na internetu, na avtobusnih postajah, v javnem prevozu. Plače ponujajo nizko, promet nori. Jasno je, da je "kontingent" primeren. Od kod prihajajo skrbnost in odgovornost? Ljudje pridejo za nekaj dni, v najboljšem primeru - mesece. Takšna outsourcing organizacija ustvarja negativen ugled za to vrsto dejavnosti.
Druga stvar - ime družbe, ki se ukvarjajo z zagotavljanjem storitev: računovodje, odvetniki, IT strokovnjaki. Da bi se vzdržali ostre konkurence, morajo preprosto privabiti le kvalificirano osebje in delati s polno predanostjo.
Najverjetneje boste našli le pozitivne ocene o takšnih podjetjih. Vendar se takšni zunanji izvajalci ne zamenjajo za malenkosti. Za svoje delo so odgovorni za svoj ugled. Zato stroški zunanjega izvajanja ustrezajo kakovosti.
Vse je odvisno od velikosti vašega podjetja in naloge. Če potrebujete nekoga, da vam enkrat na četrtletje predloži davčna poročila, takšno podjetje za vas ne bo delovalo. Njihovi stroški storitev so previsoki.
Poleg tega ni verjetno, da bi se dogovorili za delo z majhnim podjetjem ali samostojnim podjetnikom. Takšna podjetja se zanimajo za obseg.
Prav tako morate iskati nekoga, ki je bolj skromen. Toda tu se tveganje, da bi naleteli na nesposobnost, večkrat poveča. Outsourcing podjetje (kaj je to, glej zgoraj) mora ustrezati vaši ravni: obseg poslovanja, promet in izkušnje.
Bodite pozorni samo na podjetje v svoji kategoriji "teže". Če ste šele začeli, ni smiselno brati recenzij o tržnih voditeljih. Bodite pozorni na najboljše med njimi. In šele nato dokončno odločitev.
Naj povzamemo
Vprašajte za pomoč pri podjetjih tretjih oseb ali za rast lastnega osebja? Vsakdo se odloči zase. Najpogosteje je koristno za mala zasebna podjetja: IP ali LLC. Outsourcing je resnično pomagal - stroški so se zmanjšali, splošna učinkovitost pa se je povečala.
Vendar pa je veliko primerov, ko se takšno sodelovanje ni končalo z nič dobro. Poleg tega so v takšnih razmerah ne le zasebna podjetja, ampak tudi država.
Dovolj je, da se spomnimo največjega neuspeha - reforme nekdanjega ministra za obrambo Anatolija Serdyukova. Čeprav je zunanje izvajanje pomagalo osvoboditi približno 72.000 vojaških uslužbencev za izpolnitev njihovih neposrednih nalog, so z vpletenimi organizacijami povezani številni korupcijski škandali.
Po mnenju Sergeja Shoigua je poskus popolnoma neuspešen. V prihodnje namerava Ministrstvo za obrambo opustiti storitve takih podjetij, v vojaških razmerah pa so popolnoma nesolventni.
Najprej so trpeli sami pripadniki - kakovost opravljenih storitev je bila nizka in ni ustrezala končnemu uporabniku. Poleg tega so se stroški povečali za 49 milijard rubljev.
Razmeroma varno je zaupati zunanjim podjetjem nalogo opravljanja poslov: zunanje računovodstvo, varnost, čiščenje in drugo. Poleg tega se bodo njihovi zaposleni lahko osredotočili na reševanje pomembnejših strateških nalog in temeljnih poslovnih procesov.
V vsakem primeru se je treba zavedati, da lahko nekatere funkcije prenesete na podjetje, ki je tretja stranka, vendar ste v vsakem primeru odgovorni za odgovornost in sprejemanje ključnih odločitev. To je vaše podjetje.