Pisarniško delo v podjetju. Nomenklatura je to?

V svojem delu se vsako podjetje ukvarja z množico dokumentov in dokumentov. Njihova jasna klasifikacija je potrebna za sistematizacijo, nadzor in tudi za učinkovito odločanje. Konec koncev, če bi računovodstvo ali kadrovska služba preprosto sestavila dokumente, ne da bi jim dodelila številko in datum, potem bi bilo preprosto nemogoče razvrstiti naročila in poročila. In da bi hitro našli v arhivu določenega primera, potrebujemo en sam imenik, ki je nomenklatura primerov. Nomenklatura je sestavljen seznam vseh oštevilčenih primerov.

Namen nomenklature v podjetju

Brez jasne sistematizacije v arhivih bi ustvarili kaos. Ker je nomenklatura pomembna sestavina dela vsakega podjetja, je pomembno določiti njegovo vrednost.

1. Najprej je mogoče hitro poiskati zahtevani primer z njegovo serijsko številko ali datumom registracije. Vse informacije o tem, kje se ta papir nahaja, lahko najdete v imeniku, kjer je vse združeno po določenem atributu.
2. Nomenklatura se uporablja za dodelitev posebne registrske tablice dokumentu v skladu z njegovim atributom. Na primer, vse Odredbe o odpovedi lahko začnete s črkami PU, poročila o davku pa - ON.
3. Nomenklatura je glavno merilo pri izbiri dokumentov, ki jih je treba arhivirati. Informacije o nomenklaturi se lahko uporabijo tudi za uničenje dokumentacije, če je potekla.
4. Brez te sistemizacije ne bi bilo mogoče shraniti začasnih datotek. Nenehno bi morali opisovati, kaj potrebuje veliko časa.
5. Nepogrešljivo v arhivih.

Vrste nomenklature

Nomenklaturo primerov lahko predstavimo v treh oblikah: tipični, zgledni in individualni.

Tipična uporaba vseh istih vrst podjetij, na primer iz iste industrije. Vendar pa ne velja za vsa ta podjetja in je regulativni dokument.

Približno je priporočilo za organizacije, ki se ukvarjajo z dejavnostmi ene industrije.

Ta dva tipa se razvijajo. javnih storitev pisarniško delo in so potrebni za uporabo. Najpogosteje gre za poglavja, naslove dokumentov. Le redko se lahko prilagodijo posebnosti podjetja.

Posamezna nomenklatura zadev se razvija izključno znotraj organizacije. Uporablja se samo za notranjo dokumentacijo.

Priprava seznama razvrstitev

Če novo ustanovljeno podjetje nima nomenklature institucije, je priporočljivo, da se knjiga in seznam razvrščanja čim prej začne graditi. To je mogoče storiti na dva glavna načina: zaupati izvajanje kadrovske službe ali zunanjo organizacijo, specializirano za vodenje evidenc.

V prvem primeru je pomembna prednost, da lahko razvijete nomenklaturo izključno za podjetje, ob upoštevanju posebnosti proizvodnje in posameznih značilnosti. Toda velika pomanjkljivost je, da vsi strokovnjaki za HR ne vedo, kako pravilno organizirati to delo. V procesu lahko naredite veliko napak, ki bodo vodile do izgube pomembnih dokumentov.

Druga možnost je povabiti poklicne uradnike in jim plačati pristojbino za pripravo nomenklature. Minus - moraš porabiti denar. Plus - delo bo opravljeno učinkovito in hitro.

Stopnje nastajanja

Pri izdelavi seznama dokumentov je potrebno opraviti več glavnih faz, brez katerih nomenklatura organizacije ne bo kvalitativno izvedena in se ne bo mogla uporabljati.

1. V prvi fazi nomenklaturo podpiše zaposleni, ki je odgovoren za arhiv.

2. Poleg tega se mora vodja službe za vodenje evidenc seznaniti s pripravljenimi materiali in, če je vse v skladu z normami, podpisati.

3. Potem se bo strokovna komisija podjetja dogovorila o nomenklaturi. Po sestanku se sestavi protokol.

4. Nato se končna nomenklatura pošlje v pregled strokovni komisiji za preverjanje ustrezne arhivske organizacije. To je treba storiti enkrat na pet let (ta stopnja ne velja za organizacije, ki se ne prenesejo v državo za shranjevanje).

5. In zadnji dotik - podpis vodje organizacije na vratu odobritve.

Po uspešnem zaključku vseh petih točk je nomenklatura pripravljena za uporabo.

Primer izdelave nomenklature

Ker je nomenklatura seznam dokumentov, sestavljenih na določen način, ima tipično strukturo. Oglejmo si primer, kako naj klasifikacija izgleda v papirni ali elektronski obliki:

Splošni pogled nomenklature je prikazan na sliki:

Ob koncu leta se v poseben stolpec vpiše zapis o skupnem številu sproženih primerov, ki so bili preneseni v arhiv, uničeni.