Obrazec potnega lista - glavni dokument pri načrtovanju poslovnega potovanja

Dokumentacijo za pošiljanje zaposlenega na poslovno potovanje vodi služba, ki ji je zaupana. Praviloma se kadrovski oddelek ali upravni sektor ukvarja s tem vprašanjem. Včasih se funkcija razdeli med storitve.

Paket dokumentov za potovanje

Osnova za pošiljanje zaposlenega na službeno potovanje je lahko naročilo ali spominska opomba o potrebi po usposabljanju, udeležbi na seminarju ali izvedbi storitvene naloge (vožnja z avtomobilom za podjetje, sodelovanje na letnih športnih dogodkih). Pooblaščeni delavec objavi ustrezen osnutek odredbe o pošiljanju določene osebe na poslovno potovanje in izda uradni nalog in potni list. Obrazec za avtorizacijo potovanja je mogoče najti, če je poslovno potovanje izdano prvič. Poleg tega je celoten paket dokumentov usklajen z neposredno nadrejenim poveljnikom in podpisan s strani vodje organizacije.

Izpolnite potrdilo o potovanju

Pomembno je, da se pri njegovi zasnovi ne delajo napake, zato je vredno večkrat preveriti osebne podatke zaposlenega in čas potovanja, namesto da bi reševali težave, ki bi se jim lahko izognili. Na primer, če gre za napako v priimku, imenu ali patronimu osebe, ki jo je poslala, zaposleni v hotelu nima pravice do nastanitve v rezerviranem prostoru, ker je potni list izdan Ivanu Gennadievichu Ivanovu, Ivan Gennadievich pa potni list. Podobno velja tudi za podatke o potnih listih, saj zaposleni nemudoma ne obvestijo kadrovske službe, da so spremenili svoj potni list. V obrazcu za dovoljenje za potovanje ni mogoče vnesti zastarelih podatkov. Pogoji potovanja naj bi se idealno ujemali z datumi ocen ob odhodu in prihodu. Seveda obstajajo nepredvidene situacije, ko so kršeni roki, v takem primeru pa bodo potrebni dodatni dokumenti. Obrazec potnega lista mora odražati trenutni položaj, oddelek in kadrovsko številko zaposlenega, da bi se izognili težavam pri obračunavanju pri plačilu.

Ukrepi, ki jih je naročil zaposleni

Kadrovska služba mora v posebni reviji evidentirati obrazec potnega lista, ki ga izpolni in podpiše vodstvo. Poslani delavec prejme v roke izvirnike potrdila (z oznako datuma upokojitve) in uradno nalogo ter kopijo naloga o pošiljanju na službeni poti. Ob prihodu na delovno mesto mora zaposleni v potrdilo o potovanju vnesti znak prihoda in ob odhodu v pokoj v organizacijo, kjer je šel. Po vrnitvi na stalno zaposlitev se opravi znak končnega prihoda. Eden od razlogov za plačilo je lahko tudi obrazec potnega lista, ki ga izpolnijo obe stranki (organizacija pošiljateljica in gostitelj).

Seveda so popravki identitete še vedno dovoljeni. Vendar to ne izvzema odgovornosti za opravljanje dodeljenih uradnih dolžnosti.