Primer Ganttovega grafikona. Ključni elementi Ganttovega grafikona

Gradnja Ganttovega grafikona je standardni postopek za vodje projektov. S tem orodjem lahko vizualizirate trajanje različnih procesov. Ozka specializacija te karte pa ne izključuje možnosti njene uporabe v upravljanju osebnega časa. Na primer, Ganttov grafikon vam omogoča načrtovanje nalog v mreži koledarjev za naslednje obdobje.

Kako izgleda Ganttov diagram

Grafikon, ali Ganttov diagram, kot ga imenujemo, je sestavljen iz dveh lestvic: časovne skale in lestvice opravil. Vsaka naloga je predstavljena kot pravokotnik, katerega dolžina se meri v določenih časovnih enotah. Torej je možno izslediti, kateri projekti ali naloge morajo biti zaključeni in v kakšnem časovnem okviru. Iz diagrama postane tudi jasno, kateri projekti naj se izvajajo vzporedno ali zaporedno.

Znano je, da vizualne informacije človek zaznava veliko hitreje, zato je Ganttov diagram postal tako priljubljen. Veliko lažje je predstaviti seznam nalog v obliki časovnega razporeda, kot tudi priročno razdeliti naloge med zaposlene.

Kdo je prišel do Ganttovega grafikona

Ni znano, kako dolgo je potekal razvoj Ganttovega grafikona, vendar ga je znanstvenik Henry Gant uvedel leta 1910, ko je bilo treba pri gradnji ladij voditi skupino inženirjev. Po približno 80 letih uporabe diagrama so ji dodani odnosi med nalogami:

• operacija 2 se ne more začeti pred operacijo 1;
• operacija 2 se ne more zagnati, dokler se ne zaključi operacija 1;
• operacija 2 se ne more končati pred začetkom delovanja 1;
• operacija 2 se ne more končati pozneje kot operacija 1.

Zgled Ganttovega grafikona, zlasti njegove časovne povezave med nalogami, lahko služi kot običajno kuhanje. Jajcev ne smete prepražiti, dokler se ne očistijo lupine, in je nemogoče kuhati testenine, dokler voda ne zavre. Tako lahko zahvaljujoč Ganttovemu grafikonu predstavimo ne le seznam nalog, ampak tudi vrsto medsebojno povezanih delov projekta.

Leta 1896 je poljski ekonomist Karol Adametsky razvil vizualno metodo za kartiranje proizvodnih procesov, vendar znanstvenik svojega dela ni prevedel v angleščino, zato se njegova ideja ni razširila v angleško govoreči svet. Čeprav je Adametsky prvi izumil diagram, je dobil ime po znanstveniku Henryju Gantu. Diagram lahko imenujemo tudi graf Adametsky, ki ni napaka.

Tabela slabosti

Kljub temu, da se diagram ujema z nalogo vizualizacije, je treba omeniti številne njene pomanjkljivosti:

• nefleksibilnost;
• odvisnost;
• zastojev.

Oglejmo si natančneje vsako pomanjkljivost Ganttovega grafikona. Primer, ko prednost postane pomanjkljivost, je vizualizacija preveč nalog. Zaradi tega se diagram preobremeni, njegov glavni cilj je izgubljen - predstaviti informacije v dostopni obliki.

Resničnost pogosto spremeni načrte vodij projektnega vodenja, spremeni se število nalog ali temeljna struktura sistema, kar zahteva nekatere spremembe v primarnem diagramu. Pogosto je edina rešitev ponovno grafikon.

Projekt je kompleksen sistem s specifičnim nizom nalog in časovnico, poleg tega obstaja povezava med vsemi elementi. Toda kako narediti Ganttov grafikon primeren za prikaz odnosov med nalogami? Rešitev je bila dodajanje končnega grafikona z navpičnimi črtami s pojasnili, vendar to resno oteži začetno enostavno orodje.

Kako in kje narediti Ganttov diagram

Če ni na voljo specializiranih programov za upravljanje projektov, lahko preprosto in hitro izdelate Gantovo tabelo v Excelu.

Najprej morate preveriti, ali je zahtevana tabela v Excelu:

1. V glavnem meniju na zavihku »Vstavi« kliknite gumb »Grafikon«.
2. V prikazanem meniju izberite mapo »Predloge«.
3. Iz seznama shranjenih predlog izberite "Gantt Chart" in vnesite potrebne podatke.

Če v predhodno nameščeni različici pisarniškega programa ni takšne predloge, jo lahko prenesete s uradnega spletnega mesta Microsoft Office. Potrebno orodje je zelo enostavno najti v razdelku »Predloge«, nato pa morate izbrati pododdelek »Dokumenti in poročanje«, polno ime predloge pa je »Projektni načrtovalec na Ganttovem diagramu«. V Excelu lahko navedeno orodje zlahka nadomesti plačane specializirane programe.

Ali Ganttov diagram koristi ali škoduje projektom?

Naloge Ganttovega diagrama vključujejo nadzor natančnega izvajanja pogojev vsake projektne naloge, vodja pa lahko spremlja, na kateri stopnji je vsak uslužbenec oddelka, koliko časa je potrebno za dokončanje projekta kot celote.

Če vodja projekta ne posveča pozornosti kakovosti izdelka, temveč ustreza le uresničevanju rokov, se delo preprosto spremeni v tek z ovirami. V takih razmerah obstaja tveganje, da bi izgubili potrebne ideje in kakovostne materiale, da bi se uskladili s potrebnimi časovnimi obdobji.

Glavna napaka vodij projektov je, da delo zaposlenih zaznavajo z vrsto večbarvnih pravokotnikov v Ganttovem diagramu. Za zaključek enega od projektnih procesov število osnutkov, odobritev in drugih dokumentov presega razumno število. Človeški dejavnik je prisoten na vsaki stopnji dela, tako da lahko Ganttov diagram, ki bi teoretično povečal učinkovitost oddelka, povzroči kritično škodo samemu projektu.

Idealen kreativni projekt s pomočjo Ganttovega grafikona in ne samo

Primer Ganttovega grafikona v akciji je načrtovanje kreativnega projekta. Glavna naloga na prvi stopnji je opisati poslovne probleme, ki jih bo projekt rešil, da bi vzpostavili ključni koncept. Nato se določi seznam ciljev in vmesnih rezultatov pri opravljanju dela. Na tej stopnji se ustvari osnutek bodočega Ganttovega grafikona.

Vsak vmesni cilj projekta mora imeti časovne značilnosti in kvalitativne, zato je treba tehničnim nalogam in merilom za sprejem končnega izdelka priložiti končni diagram. To lahko storite z dodatki listov v grafikonu, ki bo seznam povezav do Google Dokumentov. Spoznavanje diagrama bo tako omogočilo ne samo ovrednotenje potrebnega časovnega okvira, temveč tudi plodno razpravo o specifični vsebini vsakega podcilja.

Kako preprečiti zamude pri izvedbi projekta z uporabo Ganttovega grafikona

Poleg tega, da nadzoruje čas dela z uporabo Ganttovega diagrama, mora vodenje projekta zagotoviti vmesne rezultate. Vsakdo pozna izraz "rok", torej rok, v katerem moraš opraviti delo. Ganttov diagram je primer seznama rokov za več nalog, ki jih je treba končno pretvoriti v končni izdelek.

Skoraj nemogoče je vnaprej načrtovati možno težavo pri oblikovanju projekta, zato je smiselno v kolektivno delo uvesti „redline“. Ta izraz pogosto ne uporabljajo menedžerji, vendar ima velik vpliv na uspešen zaključek projekta. Redline - to je napačen rok, to je prejšnji rok za delo, ki ga imenuje vodja. Redline vam omogoča, da preverite pripravljenost zaposlenega ali oddelka, opravite potrebne popravke in dokončate projekt točno na določen rok.

Prisotnost vmesnega nadzora močno olajša delo vodje projekta, saj omogoča doseganje želene kakovosti, ne da bi na račun določil roke za dostavo izdelka stranki.

Kako ročno izdelati osnutek grafikona

V računalniškem programu je veliko bolj priročno sestaviti Ganttov diagram, vendar če je potrebno podrobno predstaviti bistvo in časovni potek projekta, lahko na kos papirja narišemo improviziran stolpec.

Prva stvar, ki jo je treba storiti, je seznam vseh delov projekta in določitev rokov, ki so potrebni za njihovo izvajanje. Takšni podatki so prikladno predstavljeni v oštevilčeni tabeli.

Drugi korak - morate pripraviti dvojni koordinatni sistem, vodoravno bo postavljen časovni okvir (v dnevih, tednih ali mesecih, odvisno od kompleksnosti projekta). Navpično morate urediti številke ali kratka imena delov projekta.

Nadaljnji postopek izdelave grafikona je le prenos tabelarnih podatkov v koordinatni sistem. Z gotovim Ganttovim grafikonom in približno trajanjem izvajanja celotnega projekta lahko identificirate procese, ki jih je mogoče optimizirati.

Zaključek

Načrtovanje in Ganttove karte so neločljivi koncepti v sodobni praksi. Pravzaprav je diagram postal glavno orodje za vodje projektnega vodenja, številni menedžerji pa so se odločili za jasno kontrolo rezultatov na lestvicah diagramov.

Ganttov grafikon zelo olajša proces nadzora nad projektom, hkrati pa omejuje možnosti za kvalitativni razvoj, saj gre le za seznam rokov in ne za specifične rezultate.

Henry Gant je izumil svoj diagram za izboljšanje učinkovitosti proizvodnih podjetij, vendar uporaba tega orodja pri ustvarjalnih projektih zahteva, da vodja dopolni in razširi možnosti diagrama na vse možne načine.