Vzorčni zapisnik skupščine. Datum in kraj seje, dnevni red, sestava predsedstva, udeleženci

Vse pomembne odločitve, sprejete na skupščini, je treba zabeležiti. Dokumentarni posnetek o tem, kako se je dogodek zgodil, bo kasneje morda potreben v primeru nestrinjanja - do pritožbe na višje organe.

Kaj je ta dokument

Vzorci zapisnikov skupščine morajo izpolnjevati številne zahteve, ki jih bomo upoštevali v našem članku. Če se pravilna oblika ne upošteva, se lahko s pravnega vidika šteje, da so sprejete odločitve neveljavne.

Zato je zelo pomembno poznavanje pravil, kako izdelati protokol. Kdor je odgovoren za to, je dolžan imeti te informacije.

Protokoli so obvezni za sestavo, če je skupščina udeležencev LLC posvečena srečanju s predstavniki drugih podjetij, reševanju sporov in težav, ki jih prinaša komisiji, ter proizvodnih pogajanjih. Njegov glavni cilj je dokumentirati sporazume, ki so bili skupno sprejeti med dogodkom.

Če tako resna vprašanja, kot so spremembe v sestavi ustanoviteljev, vprašanja reforme ali v celoti likvidacijo družbe Protokol je sestavljen s predhodno študijo vzorca, ki je bila upoštevana pri pisanju prejšnjega podobnega dokumenta.

Pravica do preverjanja pravilnosti svoje pristojnosti pripada regulativnim organom. Če ugotovijo pravne neskladnosti, bo izid dogodka razglašen za neveljavnega.

Kaj točno vsebuje

Zapisnik se sestavi v dveh izvodih in najpozneje v 15 dneh od dneva sestanka. Tu je seznam informacij, ki so potrebne za označevanje:

• čas in datum seje;
• naslov, na katerem je potekala seja;
• skupno število glasov udeležencev ob upoštevanju odsotnosti;
• te osebe imenuje predsednik in tiste, ki sestavljajo predsedstvo.

Obvezna točka je seznam vprašanj, ki vsebujejo dnevni red. Glavne, ki jih je treba rešiti, so oblikovane v obliki tez in so navedene na protokolu. Obvezno se evidentirajo tudi informacije o odločitvi, sprejeti za vsako posamezno postavko.

Predhodna priprava

Oseba, ki je odgovorna za organizacijo in izvedbo celotnega dogodka, mora poskrbeti za številne predhodne postopke, in sicer: oblikuje dnevni red sestanka, skrbi za zbiranje potrebnih dokumentov in obvešča vsakogar, ki ima pravico sodelovati, o kraju in datumu. Ti morajo biti obveščeni o vprašanjih predlaganega dnevnega reda, da se lahko pripravijo.

Podatke o prisotnih je sekretar vpisal v zapisnik pred sejo. V ta namen mora biti število glasov, zabeleženih v zapisniku, v skladu s predhodno sestavljenim seznamom morebitnih udeležencev.

Ker je včasih nemogoče takoj zabeležiti vse informacije, ki se zbirajo med razpravo, lahko oseba, odgovorna za vodenje evidence, uporablja avdio in video za upoštevanje natančnosti. Poleg tega mora sekretar ročno izdelati skice na papirju.

Obvezno je, da vzorčni zapisniki skupščine vsebujejo sporočila vseh, ki so govorili, povzetek predlaganih projektov za izvedbo in vso dokumentacijo, na podlagi katere je bila sprejeta končna odločitev. Če je kaj od tega izpuščeno, je lahko dokument pravno neveljaven.

Različne oblike sklicevanja

Zakonodaja omogoča, da se protokol ohrani v razširjeni ali krajši obliki. Slednjo obliko imenujemo protokolna shema. Praviloma se zabeležijo informacije o govorcih in kratkih razpravah. V podrobni obliki podpišejo bistvo vsakega govora.

Kakšen dokument izbrati, odloča vodstvo. Najpogosteje se o tem vprašanju strinja predsednik z udeleženci.

Zapisnika skupščine družbe LLC ni mogoče priznati kot veljavno, če ne vsebuje imena organizacije v celoti. Okrajšava okrajšav mora biti napisana šele po tem.

Vsi podatki morajo biti skladni z ustanovnimi dokumenti. Glava protokola označuje vrsto sestanka ali ime telesa, ki ga izvaja. Poleg tega sekretar evidentira vse informacije o poteku dogodka, ki se lahko načrtujejo, izredne ali letne. Možne so tudi druge možnosti.

Zakon zahteva, da se protokoli pripravijo vsaj enkrat na leto. Oblika dogodka je obvezna tudi za določitev protokola in je namenjena osebni prisotnosti udeležencev ali korespondenci.

Kaj je še pomembno

Vzorci zapisnika skupščine morajo vsebovati dejanski naslov sestanka. Glavni del obrazca vsebuje seznam nalog, ki jih je treba rešiti na sestanku. Če govorimo o letnem srečanju, je treba po zakonu določiti določeno število obveznih vprašanj.

Pomembna točka je registracija vsakega člana sestanka. V tem primeru se navede njegovo ime, položaj in število glasov, ki jih ima. Če govorimo o delniški družbi, se vnesejo podatki o potnih listih ali pooblastilih.

Čas začetka in konca sestanka določi tudi tajnik, kar je pomembno. Če se ugotovijo dejanske (celo formalne) napake pri izpolnjevanju obrazca, bodo vse sprejete odločitve neveljavne.

Glede na rezultate govorov so njihove glavne določbe vključene brez navajanja celotnega besedila vsakega poročila, kar pomeni, da informacije predloži sekretar. Postopek se zaključi s podpisom protokola s strani predsednika in sekretarja z obveznim označevanjem dejanskega datuma zaključka.

Če je sestanek delovnega kolektiva

To se dogaja glede dogodkov, ki so pomembni za vse. Njen cilj je reševanje nakopičenih nesoglasij, spremljanje izvajanja regulativnih notranjih aktov podjetja itd.

V skladu z delovnim zakonikom mora biti število prisotnih med polovico in 2/3 celotne skupine. Odločitev se običajno sprejme z navadno večino.

Zahteve za protokol takega sestanka so podobne tistim, ki so navedene za splošne primere. Dokument mora biti napisan na glavo podjetja (organizacije). Prikažite zvočnike, ki so izdelani s položajem vsakega.

Če je dnevni red sestavljen iz več vprašanj, je delovni kolektiv dolžan vsakega posebej obravnavati in odločati posamično. Povzetek bi moral odražati vprašanja, na katera se je izkazalo, da je odločitev pozitivna oziroma negativna.

Kako potekajo zapisniki skupščin stanovanjske stavbe

Trenutno se na sestankih lastnikov stanovanjskih stavb ali HOA pojavljajo številna vprašanja. To velja tako za vodenje sestankov kot za pravilno oblikovanje zapisnika.

Poudariti je treba, da enotna zakonodajno sprejeta univerzalna oblika tega dokumenta ne obstaja. Vsaka HOA ali stanovanjska zgradba (MCD) ima lahko lastno predlogo takšnega dokumenta. V zvezi s tem se včasih pojavijo protislovja o tem, kako sestaviti protokol, katera vprašanja je mogoče in bi jih bilo treba vključiti.

Najprej gre za imenovanje predsednika in sekretarja. Izvoljeni so bili med lastniki, zbranimi na prireditvi. Če je naenkrat predlaganih več kandidatov, se odločitve sprejemajo z glasovanjem. Nato se predsedniku poveri sekretar, da zabeleži rezultate.

O štetni komisiji

Lastniki na takšnih srečanjih pogosto izberejo komisijo za štetje, čeprav stanovanjska koda ne predvideva tega postopka. Ker v skladu z zakonom tak ukrep ni obvezen, odsotnost provizije ne bo razveljavila rezultatov glasovanja.

Izjema je možnost, ko je obvezna izbira štetne komisije na predhodni skupščini lastnikov. Nenazadnje neupoštevanje te in drugih točk predpisov bo kršitev. V tem primeru se lahko na sodišču izpodbija še ena oblika upravljanja dogodkov.

Čigav podpis je pomemben

Pogosto obstajajo nesoglasja glede vprašanja, kdo naj podpiše končni protokol. Nekateri menijo, da je to naloga vseh lastnikov, ki so prisotni na dogodku. Dejansko take potrebe ni.

Če je sestanek v polnem delovnem času, je treba nalogo vsakega od prihodov zabeležiti v registracijskem listu pred dogodkom. Njihovi podpisi kažejo na sklepčnost.

V postopku vodenja evidenc se število glasov tistih, ki so »za«, »proti« in »vzdržali«, izračuna na podlagi volitev in ga v ta namen vnese sekretar v register. Da bi temu izračunu zagotovili pravni učinek in se izognili netočnostim, je smiselno, da vsak volivec izda glasovnico za osebno shranjevanje potrebnih podatkov s svojim podpisom.

Takšen postopek za izdajo rezultatov zagotavlja preglednost in točnost izračuna. Vzorci zapisnika skupščine zahtevajo uporabo podobnega biltena, če je sestanek v odsotnosti.

Potrebujete več podrobnosti?

Ali ni mogoče v končni protokol vključiti vseh predlogov, pripomb in drugih izjav lastnikov in ali je sploh vredno tega storiti? Za natančno izražanje kronologije dogodka je seveda primernejša taka vključitev. Poleg tega, če protokol ne vsebuje podatkov o tistih, ki so izrazili svoje nestrinjanje s predlaganimi rešitvami, je sodni postopek možen in izid dogodka razglašen za neveljavnega.

Vendar bi bilo pravilneje, če bi se osredotočili na to, kakšne informacije so bistvene in kaj ne. Vnesite elemente "trenutne izdaje" ali "razno" neustrezno. Takšne informacije nimajo pomembnega pomena in lastnikom ne omogočajo, da se vnaprej pripravijo na dogodek in pripravijo jasno mnenje o predlaganih vprašanjih.

Ne smemo pozabiti, da bi moral vsak lastnik prejeti sporočilo o načrtovanem dogodku najkasneje 10 dni pred datumom. Hkrati mora biti obveščen o tem, katera vprašanja naj bi se uvrstila na dnevni red. Zato je v predhodnem poročilu in v končnem protokolu priporočljivo predstaviti čim bolj specifičen jezik.