Procesni pristop pri upravljanju. Procesni pristop k upravljanju
Zaradi sodobnih realnosti je treba nadzorne aparate prilagoditi dinamičnemu okolju, v katerem poteka huda konkurenca. Mnenja strokovnjakov v zvezi s tem se razlikujejo. Nekateri popolnoma zanikajo pomembnost organizacijskih in ekonomskih metod, drugi predlagajo imenovanje odgovorne osebe za vsako funkcijo upravljanja.
Praktične izkušnje kažejo, da uporaba samo funkcionalnega pristopa vodi k zmanjšanju učinkovitosti upravljanja. Kaj je bistvo drugih metod upravljanja? Na kaj se osredotoča procesni pristop in kakšne so njegove koristi?
4 pristopi k upravljanju
V sodobnem upravljanju so štiri vrste, ki vam omogočajo drugačen pogled na organizacijo in proces upravljanja. To je kvantitativni proces pristop, sistem, situacij, ki se pojavljajo v dvajsetem stoletju.
Pristop | Vsebina pristopa |
Kvantitativno | Nastal je leta 1950 z razvojem natančnih znanosti. Računalniki, dosežki matematike, fizika so se začeli aktivno uporabljati v upravljanju. Oblikovanje virtualnih modelov za dodeljevanje sredstev, upravljanje zalog, vzdrževanje, strateško načrtovanje itd. |
Proces | Ustanovitelj smeri je A. Fayol, čas nastanka je drugo desetletje dvajsetega stoletja. V skladu s pristopom je nadzor predstavljen kot kontinuiran proces ali cikel. Njegovo ustanovitev sestavljajo glavne naloge: načrtovanje, organizacija, motivacija in nadzor. |
Sistemski | Pojavil se je sredi dvajsetega stoletja. Organizacijo obravnava kot odprt sistem, ki sodeluje z zunanjim medij. Notranje okolje vsebuje elemente podsistema: oddelki, tehnologije, ravni upravljanja. |
Situacijsko | Ustanovljen je bil v 60. letih 20. stoletja. Zagovorniki pristopa priporočajo izbiro metod upravljanja, ki temeljijo na razmerah in okoljskih dejavnikih. Učinkovitejša je metoda, ki ustreza prevladujočim okoliščinam. |
Pristop upravljanja procesov
Sodoben procesni pristop temelji na sistemskem pristopu k upravljanju in vsako organizacijo obravnava kot en organizem. V vsakem podjetju potekajo različni poslovni procesi, na vhodu prejemajo sredstva, na izstopu pa dajejo polizdelke ali izdelke. Celoten cikel je zaključen ob sprostitvi končnih izdelkov, storitev.
Ta pristop zajema tako organizacijo dela, ki temelji na delitvi vseh dejavnosti podjetja na poslovne procese in na upravljavske aparate v bloke. Celoten sistem lahko predstavimo v obliki diagrama, verige z ločenimi povezavami - operacijami. Končni rezultat proizvodne verige postane izdelek. Povezave, ki so odgovorne za določen poslovni proces, se oblikujejo iz strukturnih enot.
Osnove procesnega pristopa
Da bi postali bolj razumljivi, smo vse postavili v spodnjo tabelo.
Procesni pristop temelji na več načelih. | Glavne značilnosti pristopa |
|
|
Težave pri izvajanju procesnega pristopa
Teoretično je videti, da je procesni pristop preprost in logičen, vendar se izkaže, da je njegovo izvajanje v dejavnosti podjetja težko. Hkrati pa je vredno posvetiti pozornost realnim primerom, praktičnim rezultatom drugih organizacij, mnenjem strokovnih svetovalcev. Za vsako organizacijo se izvajanje nepreverjene teorije prevede v velike denarne in druge stroške.
Praktična uporaba procesnega pristopa je povezana s številnimi težavami:
- upravljanje uvaja procesni pristop k upravljanju le na formalni ravni;
- ustvarjeni sistem ne ustreza dejanskemu stanju v organizaciji;
- poskus uvedbe neformalnega pristopa;
- menedžerji tega pristopa ne zaznavajo kot novo organizacijsko ideologijo;
- poslovodstvo ne razmišlja o potrebi po urejanju procesov ali ne ve, kako jih upravljati;
- menedžerji niso pripravljeni na dramatične spremembe, na primer sprememba strukture podjetja;
- pomanjkanje kompetenc, motivacije, predanosti, vztrajnosti pri optimizaciji procesov.
Procesni pristop v organizacijah in sistem vodenja kakovosti
Ena od glavnih zahtev ISO 9001: 2000 je izvajanje procesnega pristopa. V skladu s standardom je treba razlikovati med procesi in organizirati njihovo vodenje, vendar poseben sistem ukrepov ni podan.
Mnogi menedžerji, ki začenjajo z delom na oblikovanju sistema vodenja kakovosti, dojemajo njegovo izvajanje kot neformalno. Hkrati pa poudarjajo, kako pomembne so pričakovane spremembe na bolje, ki se pojavljajo, ko se izvajajo, in ne samo certifikat QMS. V praksi izvajanje projekta povzroča težave. Prestrašijo vodstvo organizacije, ki se odloči omejiti na spoštovanje formalnih predpisov ISO.
Tako QMS ostaja na formalnem nivoju. Kot rezultat, razočarano osebje z negativnim odnosom do samega sistema in procesnega pristopa.
Metode prehoda na upravljanje procesov
Vse so predstavljene v tabeli:
Celotna metoda | Prehodna metoda |
Procesni in sistemski pristop temelji na ločevanju poslovnih procesov od trenutne organizacijske strukture. Po prehodu v procesno strukturo. Njegova podlaga je več določb. | Procesni in situacijski pristop. Vodstvo identificira končne poslovne procese, za katere pripravi opis poteka dela in zaporedje dela. Na naslednji stopnji so vključeni v novo procesno strukturo, praviloma matrično. |
|
|
Kaj daje opis in regulacijo procesov?
Večja učinkovitost ni neposredno povezana z regulacijo procesov. Opisi in predpisi morda niso v podjetju. Delo bodo še vedno opravljali zaposleni v skladu s sprejetimi pravili, saj osebje pozna proizvodni proces. Takšna organizacija dela vodi do trajne izgube virov. Opis in urejanje procesov ponuja številne možnosti:
- Aktivnosti znotraj standardov, ponovljivost procesov ustvarjajo priložnosti za upravljanje.
- Prepoznavanje problemov, težki trenutki, izguba sredstev v procesu izvajanja.
- Razvoj ukrepov za izboljšanje procesov.
- Izkušnje in znanje o delovnih poteh, ki jih je mogoče prenesti na nove zaposlene, podružnice in druge organizacije.
- Izvajanje primerjalne analize, primerjava vašega podjetja s konkurenti za izboljšanje poslovnih procesov.
- Notranja revizija.
Uredba prinaša učinek, če jo spremljajo analiza, razvoj in izvajanje izboljšav.
Ideologija procesnega pristopa
Procesni pristop in njegovo dejansko in ne formalno uvajanje v sistem upravljanja povzroča veliko težav. Izziv za vodstvo je pomanjkanje vodstvene kvalitete in spretnosti za vključevanje osebja. Spremembe v ustvarjanju novih sistemov se morajo najprej pojaviti v mislih delavcev.
Vključevanje zaposlenih je olajšano, če se ta pristop dojema kot ideologija. Prvič, ideja prodre v um ljudi, nato pa postane orodje. Nato bodo zaposleni pripravljeni uporabiti nove metode in programe, za katere jih je treba spodbujati.
Zaključek
V mnogih državah sveta se procesni pristop k upravljanju dojema kot glavni dejavnik poslovnega uspeha. Ni naključje, da je postal osnova standardov upravljanja kakovosti. Učinkovitost pristopa še ni bila potrjena z resničnimi primeri izvajanja v ruskih podjetjih. Obstaja nekaj primerov, pa tudi novih koristi od izvajanja standarda. Razlog za to je, da so številne organizacije preprosto spremenile terminologijo: obstajal je prodajni oddelek, potekal je proces prodaje. Vodje oddelkov so postali lastniki procesov.
Pristop upravljanja procesov je glavno orodje med orodji, ki jih uprava uporablja za reorganizacijo sistema upravljanja.