Obdobje hranjenja dokumentov v organizaciji: pomembno je vedeti

"Poslušaj, vrgajmo vse to," mi je povedal režiser in pokazal na stojalo, napolnjeno s škatlami dokumentov pred 7 leti. Odgovoril sem mu: "Ni tako preprosto, včasih je shranjevanje dokumentov v organizaciji nekaj desetletij." Direktor mi je verjel in naš domači odpadni papir je še naprej zbiral prah na policah arhiva. Do naslednjega - ko se postavi vprašanje o nakupu novega regala, bomo vse uredili in pustili le tiste dokumente, katerih obdobje shranjevanja v organizaciji še ni poteklo.

Koliko dokumentacije je treba shraniti?

Potreba po hrambi dokumentov je navedena v zveznem zakonu z dne 22.10.2004 N 125-ФЗ „O arhivskih zadevah v Ruski federaciji“. Poleg tega obstajajo trije seznami, ki odobravajo roke za hranjenje dokumentov v arhivu za javne in zasebne pravne osebe v različnih dejavnosti. Dokumentacijo delniških družb je treba hraniti v skladu s Pravilnikom o postopku in rokih hrambe dokumentov delniških družb, ki so odobreni. Sklep Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev Ruske federacije z dne 16. julija 2003 št. 03-33 / ps.

Posebna obdobja za vodenje evidenc

Najkrajši rok uporabnosti je 1 leto, največ 75 let. Za vsak dokument, ki je zelo velik, jih ne bom poimenoval po imenu. Poleg rokov, določenih za skupne dokumente, kot so kadrovski, finančni, računovodski, davčni in elektronski dokumenti, ima organizacija svoj čas skladiščenja papirja za dokumente na različnih področjih industrije, medicine in varnosti. Upoštevajte obdobja, v katerih je treba hraniti najpogostejše dokumente, ki obstajajo v kateri koli organizaciji.

Pogoji hrambe skupnih dokumentov

Naslednja obdobja hranjenja dokumentov v podjetju se začnejo s koncem leta poročanja ali z letom izdaje listin. Ustanovni dokumenti, licence, patenti, transakcije v potnem listu ni predmet uničenja in ga je treba trajno hraniti.

Dokumenti o osebju:

• urniki osebja - stalno;
• potrditev nesreče - 45 let;
• potrditev pojava poklicne bolezni - 75 let;
• osebno poslovanje zaposlenih - 75 let;
• vsi dokumenti, ki se nanašajo na dejavnosti delavca pod posebnimi delovnimi pogoji - 75 let.

Finančni dokumenti:

• informacije o izračunu in plačilu davkov - 4 leta;
• potrditev izdatkov, ki so nastali v zvezi z usposabljanjem zaposlenih - v celotnem obdobju usposabljanja plus še eno leto in najmanj štiri leta;
• potrditev zneska nastalih izgub v prihodnosti - v celotnem obdobju, medtem ko se davčna osnova zmanjšuje za preneseno izgubo;
• potrditev izračunov prispevkov za zavarovanje izvenproračunskih sredstev - 6 let;
• Certifikate EDS je treba hraniti še 5 let po koncu leta, v katerem poteče certifikat;
• sprejeta v FSS po elektronskih komunikacijskih kanalih, izračun v obliki 4-FSS in potrdilo o prejemu - 5 let;
• računovodske dokumente, ki razkrivajo računovodstvo in poročanje - 5 let;
• blagajniški čeki, blagajna, fiskalni pomnilniški pogoni, elektronski kontrolni trakovi, druge oblike, ki potrjujejo gotovinske poravnave - 5 let;
• različica CCP za potni list - za celotno obdobje veljavnosti potnega lista.

Shranjevanje dokumentov v organizaciji v nekaterih primerih lahko določi pravna oseba sama, vendar ne sme biti krajša od obdobij, določenih v zakonodajnimi akti.

Kako grabiti papirnate odpadke?

Sčasoma organizacija zbere veliko različnih dokumentov. Da se ne bi zataknili v dokumente, je potrebno oblikovati komisijo (običajno sestavljeno iz treh oseb), ki bi pregledala predmet vrednotenja in dokumente razstavila v naslednje kategorije, odvisno od tega, v kakšnem obdobju jim bodo dokumenti shranjeni:

• pod stalnim skladiščenjem v arhivu državnega subjekta;
• dokumenti, ki jih je treba hraniti več kot 10 let v arhivu pravne osebe;
• ki morajo biti v arhivu enote začasno shranjeni največ 10 let;
• papirje, ki jih je dovoljeno uničiti ob izteku roka uporabnosti.

Postopek za uničenje dokumentov

Ko so dokumenti uničeni, se sestavi akt. Za takšna dejanja ni standardiziranega obrazca, pripravljen je v prosti obliki, določen s sklepom vodje. V njem je treba navesti ne samo ime in vse podrobnosti organizacije, ampak tudi, običajno v obliki tabele, imena dokumentov (primerov), obdobje, ko so bili ustvarjeni, število listov ali, če je obseg zadeve pod enim imenom velik, število zvezkov. . V istem aktu lahko dodate stolpce računa za prenos-sprejem dokumentov za uničenje.