ISO 9001 - kaj je to? Certifikat o skladnosti z ISO 9001

ISO 9000 je družina standardov Mednarodne organizacije za standardizacijo (ISO). Hkrati je 9001 edina možnost, za katero je certificirana proizvodnja, ki ustreza njenim zahtevam. Označeni so v dokumentih in zavarovani z besedo "mora". Na primer standard iz leta 2015 v poglavju 4.4.1 navaja, da je cilj ISO 9001 pomagati podjetjem ustvariti učinkovit sistem za delo s strankami, povečati njihovo zadovoljstvo, odpraviti tveganja in doseči poslovne cilje.

Na splošno ta formulacija odgovarja na vprašanje, kaj je to - ISO 9001. Če bo pravilno izvedeno, bo uvedba sistema vodenja kakovosti (ISO 9001) prinesla številne druge koristi za organizacijo.

Načela upravljanja kakovosti

Ta pristop vključuje proces organizacije, interakcije ter zahtevane omejitve in tolerance. Cilj je sistematično nadzorovati te mehanizme. Uporaba cikla PDCA (načrtovanje-opravi-preveri-ukrepaj) bo pomagala zagotoviti, da prinaša pričakovane rezultate, in uspešnost organizacije se bo nenehno povečevala. Za vsako fazo se uporabljajo določbe, ki pojasnjujejo, da je to ISO 9001 na splošno in njegov odnos do smeri standarda, in sicer:

• načrtovanje;
• podporo in delovanje;
• oceno uspešnosti.

Ena od pomembnih razlik med različicami ISO za leti 2008 in 2015 je izboljšanje preventivnih ukrepov in obvladovanja tveganj. V zadnjem standardu je bila strategija, ki temelji na njih, prvič uvedena. Pri načrtovanju določajo svoje zmogljivosti, vire in razvijajo ukrepe za izboljšanje zanesljivosti.

Standard temelji na načelih upravljanja. Določite jih lahko za ISO 9001 in kaj je, zgovorno pojasnite naslednje smeri:

1. Osredotočite se na vodnika za stranke.
2. Privabljanje ljudi.
3. Tehnološki pristop k izboljšavam.
4. Odločanje na podlagi dokazov.

Upravljanje odnosov

Standard uporablja naslednjih osem načel vodenja kakovosti, ki se uporabljajo za učinkovito delovanje organizacije in kaj je to za ISO 9001, pojasnjujejo njegovo smer:

1. Usmerjenost k uporabnikom.
2. Upravljanje vodenja.
3. Privabljanje ljudi.
4. Sistemski pristopi k revizijskemu procesu.
5. Stabilno upravljanje.
6. Dinamika izboljšav.
7. Poseben način sprejemanja odločitev.
8. Sporazumi o partnerstvu z dobavitelji.

Standard zajema vse vidike dejavnosti organizacije, vključno z:

• identifikacija ključnih procesov;
• določanje vlog, odgovornosti in ciljev;
• zahteve za dokumentacijo;
• pomen razumevanja in izpolnjevanja potreb strank;
• zahteve po virih;
• usposabljanje, načrtovanje, razvoj in trg;
• proizvodnja in prodaja;
• računovodstvo in merjenje izdelkov in procesov, zadovoljstvo strank;
• notranjo revizijo, pregled načinov za izboljšanje proizvodnje in prodaje.

Ocena uspešnosti

Standard poudarja tehnološki pristop in potrebo po uporabi faze pregleda ali preverjanja iz pristopa Načrt> Do> Preveri> Akt. Standardni mandati določajo, katere podatke je treba zbrati in s katerimi rezultati naj vplivajo na proces, pri čemer uporabimo materiale, pridobljene v različnih vidikih upravljanja kakovosti. Te rezultate pa je treba preveriti in potrditi z odločitvami poslovodstva.

Proces je treba oceniti tudi glede učinkovitosti. Podatke o zadovoljstvu strank je treba zbrati, analizirati in spremljati, da se zagotovi zadovoljstvo strank. Metode zbiranja podatkov vključujejo ankete, neposredne stike s strankami, garancijske dejavnosti in poročila o prodajnih kanalih. Zbrane informacije lahko vključujejo ukrepe o času dostave, kakovosti izdelka ali natančnosti naročila.

Podatke o učinkovitosti je treba analizirati in oceniti, da se ugotovi, ali je treba izboljšati. Primeri kazalnikov za spremljanje in merjenje vključujejo zadovoljstvo strank, nedoslednost, učinkovitost obvladovanja tveganja in učinkovitost zunanjega dobavitelja. Za potrditev, da sistem vodenja kakovosti spada v standard ISO 9001 od leta 2015, je treba notranje kontrole izvajati v načrtovanih intervalih.

Oblikovati je treba formalni program notranje kontrole, ki določa uporabljene metode, obseg in pogostost ter področja odgovornosti objektivnih in nepristranskih revizorjev. Rezultati notranje revizije se uporabljajo za popravke in izboljšave sistema vodenja kakovosti.

Osnovne zahteve standarda:

1. Ugotovite in izberite možnosti za izboljšanje.
2. Odzivanje na nedoslednosti in ukrepanje za odpravo vzroka.
3. Izvajati korektivne ukrepe glede na razmere in analizirati njihovo učinkovitost.
4. Voditi evidenco neskladnosti in korektivnih ukrepov.
5. Nenehno izboljšujte organizacijske QMS.

Neskladnost in korektivni ukrepi

Ko pride do nedoslednosti, se nanje ustrezno odzovejo, nadzorujejo, popravijo in odpravijo posledice. Določite razlog za njihov videz in ukrepajte, da se ne bo ponovilo. Po izvedbi teh korektivnih ukrepov so prepričani o njihovi učinkovitosti.

Popravki pogosto zahtevajo posodobitve postopkov, tveganj in priložnosti, ki so bili ugotovljeni med načrtovanjem. Zapise, ki opisujejo nedoslednosti, sprejete ukrepe in rezultate teh korakov, je treba ohraniti, da bodo skladni z različico ISO 9001 2015.

Če želite izboljšati, razmislite o uporabi notranjih revizij, ocen upravljanja ali kazalnikov uspešnosti podjetja, da boste lažje prepoznali priložnosti za rast. Primeri stalnih izboljšav so dokumentiranje procesa, posodabljanje postopka 5S ali izvajanje projekta Six Sigma. Opozoriti je treba na dejstvo, da se določeno besedilo standarda ISO 9001 uporablja samo za izobraževalne namene. Priznavajo in spoštujejo načela avtorskih pravic in intelektualne lastnine Mednarodne organizacije za standardizacijo (ISO).

Izbira partnerjev in zunanjih izvajalcev

Usmerjenost k strankam, kot eno najpomembnejših načel ISO 9001, se kaže v spremljanju in vrednotenju zadovoljstva strank. Družba mora določiti, kako pogosto bo izvajala raziskave, da bi ugotovila raven zadovoljstva potrošnikov. Ustrezne informacije o tem, kako dojemajo organizacijo, so dragocen prispevek k nadaljnjemu razvoju izdelkov in samega podjetja. Nove dejavnosti bodo zagotovo zahtevale dodatno usposabljanje osebja.

Mednarodni standard zagotavlja organizaciji okvir za ugotavljanje potreb načrtovanja usposabljanja, skupaj z zahtevami za merjenje učne učinkovitosti. Pristop sistemske kompetence bo organizaciji pomagal ne le pri doseganju zahtev, ampak tudi pri drugih procesih. Poleg tega bo merjenje učinkovitosti usposabljanja zagotovilo informacije, da so ljudje resnično strokovnjaki in ne samo pridobili certifikat ISO 9001. t

Spremljanje partnerjev in zunanjih izvajalcev je pomemben del dobre revizije. To se zdi odveč, vendar v praksi ni veliko podjetij, ki imajo strukturiran pristop k tej temi. V večini primerov izbira pade na profesionalnost in ceno, vendar to ni edino merilo za določanje, kateri umetnik naj izbere. Koristno je najprej razumeti, kaj stranka resnično pričakuje od njega.

Revizijski pregled

Spremljanje in merjenje bi moralo zagotoviti informacije o stanju sistema, postopka ali ukrepa v sistemu vodenja kakovosti. Če je postopek spremljanja in merjenja pravilno konfiguriran, bo zagotovil informacije o delovanju procesov. Če ne, je to treba upoštevati v naslednji fazi mednarodnega standarda.

Na tej stopnji je bistvenega pomena, da ima izvajalec izkušnje z izvajanjem sistemov vodenja kakovosti in jasno razume, kaj je potrebno za pridobitev certifikata. Revizor preveri, kako pisni sistemi vodenja kakovosti izpolnjujejo zahteve standarda in primerja, kaj organizacija dejansko počne, in izpostavlja vsa področja neuspeha in možnosti za izboljšanje sistema po uporabi standarda ISO 9001.

Po izvedenih potrebnih spremembah bo organizacija pripravljena oceniti certifikacijo. Revizor bo preveril, ali se ukvarja z zahtevami upravljanja in standardov. To lahko stori neodvisna stranka, ki jo akreditira UKAS.

Kratka navodila za certificiranje

Pred revizijo mora organizacija jasno predstaviti cilje in kakšne koristi bo imela, ko bo prejela potrdilo. Morala bi biti pripravljena vključiti upravljanje kakovosti na vsa področja svojega dela. Vsi zaposleni morajo vedeti, kaj se od njih pričakuje in kje je njihovo področje odgovornosti, da lahko prejmejo akreditacijo ISO. Predpogoj je vzpostavitev dokumentiranega sistema skupaj s politikami in postopki, ki jih zahteva ISO 9001.

Opredeliti ga je treba:

1. Organizacijska struktura
2. Odgovorne osebe - kdo mora zapisovati informacije in seznam podatkov za snemanje.
3. Odgovornosti zaposlenih
4. Komunikacijske linije v celotnem podjetju.
5. Načrtovani ukrepi, ki jih zahtevajo udeleženci standardizacije.
6. Slikana metoda, ki bo podpirala kontinuiteto kadrovskih sprememb.
7. Postopek neodvisne revizije bo prav tako pomagal izboljšati zanesljivost sistema vodenja kakovosti. To je lahko v obliki notranje revizije z zaposlenimi v organizaciji ali s strani zunanjih strank.

Vzdrževanje sistema vodenja kakovosti bo organizaciji prineslo številne koristi v smislu povečanja njegove učinkovitosti, pa tudi finančnih koristi, ki so lahko več. Zato je pomembno vedeti, kako ga lahko kar najbolje izkoristimo.

Definicija sistema upravljanja

To bo zahtevalo sodelovanje vseh oddelkov v organizaciji in zabeležiti vse ukrepe v vsaki smeri. Oglejte si standard, da zagotovite izpolnjevanje zahtev. Prepoznajte morebitna problematična področja in jih odpravite. Vnaprej določite stranke za vsak oddelek, na primer:

• za enoto prodaje in trženja bodo to končni uporabniki;
• za spletno mesto IT - notranje storitve.

Ustvarja se učinkovit sistem za upravljanje dokumentacije, za kar bo potrebno seznaniti vse zaposlene s pomenom shranjevanja zapisov in pravilnim vzdrževanjem poteka dela, ki je pomemben del standarda. Potreben bo zanesljiv sistem, ki bo zagotovil odstranitev starih pravil in razdelitev novih pravil različnim notranjim oddelkom skupaj s sistemom nadzora izvajanja.

Ugotovite, katere zapise je treba upoštevati v skladu z določili sistema ISO 9001 in kaj je potrebno za poslovanje. Neizogibno se lahko zgodi, da so procesi narobe in da bo potrebna določena stopnja za odpravo težave, kjer revizija ni bila zadovoljiva, preden so bile sprejete spremembe, da bi preprečili prihodnje napake.

Podjetje mora voditi evidenco o vseh ukrepih, ki so bili sprejeti za odpravo težave. Če je mogoče, ugotovite morebitna neuspešna področja in ustvarite sistem za preprečevanje ali zmanjševanje njihovega učinka, preden se to zgodi. Osebje mora biti ustrezno usposobljeno, da lahko opravlja svoje delo.

Redna notranja revizija

Pogoj redne notranje kvalitativne revizije organizacije je glavna zahteva standarda. Izvajajo ga lahko zaposleni, ki niso odvisni od funkcije inšpekcijskih pregledov. Notranji kontrolor preveri skladnost s postopki v Priročniku kakovosti in ugotovi morebitne težave, ki jih je treba odpraviti. Organizacija bi morala začeti postopek načrtovanja, izvajanja in evidentiranja revizije.

Ta možnost lahko izpolni pričakovanja kupcev glede uvajanja uradnega sistema vodenja kakovosti (QMS), ki temelji na standardu ISO. Lahko se šteje za vrsto "samoocenjevanja". S pomočjo njega v organizaciji se bo izvajal celoten QMS. Možnost skladnosti bo zahtevala dodatno skrbnost podjetja, da se zagotovi učinkovitost. V primerih, ko revizor sodne tajnice zahteva dodatne vire in čas, zagotavlja odgovornost pri dolgoročnem vzdrževanju sistema vodenja kakovosti.

Vpliv virov

Kot v mnogih poslovnih procesih, bolj ko organizacija počne sama, manj stane. Ne glede na to, koliko zunanjih virov se bo porabilo, bo v eni ali drugi meri potrebno sodelovanje zaposlenih. Čeprav ni popolne rešitve "naredi sam", lahko dosežemo pomemben napredek pri doseganju glavnih zahtev standarda ISO 9001, pri čemer uporabimo vnaprej oblikovano gradivo za dokumentacijo in usposabljanje. Hkrati pa je treba postopke in metode prilagoditi specifičnim razmeram, ponavadi jih ustvarimo z zmanjševanjem potrebnih sprememb in povečanjem sposobnosti drugih, da jih uporabljajo in razumejo.

Cilj vsakega sistema vodenja kakovosti ne bi smel biti dodajanje nepotrebnih dokumentov, ampak da so vse povezave jasne in zelo koristne. Zbiranje ustreznih sistemskih informacij s spremljanjem in naknadnimi analiznimi postopki bo najvišjemu vodstvu omogočilo uporabo najnovejšega načela ISO 9001, ki temelji na dejanskih podatkih.

Podrobna in temeljita notranja revizija bo zagotovila dodatne informacije ne samo o ravni skladnosti, ampak tudi o stanju celotnega sistema. Skupaj z drugimi informacijami, zbranimi po tej poti, bo vodstvo podjetja sposobno dobro voditi pregled in sprejemati odločitve, ki bodo vodile k nenehnemu izboljševanju sistema in podjetja.

Prisotnost vseh teh elementov pomeni prisotnost pravega QMS, ki resnično deluje v korist organizacije. Vsi ti deli so tudi prvo mesto, ki ga bodo revizorji iskali, tako da bo podjetje s tem razumevanje bolje pripravljeno na revizijo kot kateri koli svetovalec.

Prednosti izvajanja ISO 9001

Številne organizacije so sprva uvedle standard 9001, ker so jih njihove stranke prisilile, da ostanejo konkurenčne. Vendar so ta podjetja sčasoma spoznala, da jim s pravilno uporabo mehanizma daje veliko pomembnih in opaznih prednosti.

Za upravljanje je bilo vedno pomembno izboljšati finančno uspešnost. Številne študije so potrdile, da so podjetja, ki izvajajo sistem kakovosti ISO 9001, zagotovila prihranke pri stroških z izboljšanjem učinkovitosti dela. Poleg ugodnosti uresničujejo tudi številne druge ugodnosti, vključno z izboljšanjem zadovoljstva zaposlenih in strank, kar je posledica jasnejših in izvedenih poslovnih procesov.

Pozitivni vidiki, ki jih dosega potrjena organizacija, so:

1. Izboljšana gospodarska uspešnost. Raziskave potrjujejo, da so certificirana podjetja boljša v primerjavi z ne-certificiranimi konkurenti.
2. Motivacija zaposlenih, ki razumejo njihovo vlogo in posledično njihovo delo, vpliva na kakovost proizvodnje.
3. Izboljšana storitev in kakovost izdelkov, kar vodi do zadovoljstva strank.
4. Izboljšani upravljavski in operativni procesi, ki vodijo do manj odpadkov (časa in materialov), večje produktivnosti, učinkovitosti in prihrankov pri stroških.

Skladnost s certifikacijskimi zahtevami

Ti izrazi imajo različne vsebine. Skladnost z zahtevami standarda ISO 9001 pomeni, da nadzorni sistem v celoti izpolnjuje standard. Certifikacija pomeni, da je bila preverjena za zadovoljstvo z vsemi zahtevami ISO.

Pridobitev certifikata ISO 9001 je korak višji od notranjega nadzora, ker ga zagotavlja tretja oseba. Če je podjetje certificirano, ima dodano vrednost. Prav tako je pomembno natančno vedeti, kdo je to delo opravil. V svetu ISO, DNV, BSI, Bureau Veritas imenujemo registratorje ali certifikacijske organe, ki jih akreditira regulativna agencija.

Da bi bile naložbe učinkovite in trajnostne znotraj organizacije, morajo biti skladne z njenimi strateškimi usmeritvami. To ne zagotavlja le skladnosti s strategijo podjetja, ampak tudi zmanjšuje obseg upravnega podvajanja z usklajenim načrtovanjem dejavnosti. To je pomembno pri razvoju sistema vodenja kakovosti (QMS), ki ga podjetje ustreza zahtevam kupcev. Razumevanje njihovih potreb je pomembno za zagotovitev oblikovanja in vzdrževanja učinkovitega sistema za upravljanje kakovosti.