Kako narediti spustni seznam v Excelu s preverjanjem podatkov

Pogosto je potrebno določiti podatke iz določenega seznama in večkrat narediti to operacijo, ali pa narediti polnilni obrazec s strani odjemalca, kjer se lahko na določenih mestih vnesejo samo strogo določeni podatki. Orodje Excel, ki se imenuje spustni seznam, pomaga pospešiti izvajanje takšnih operacij. Razmislite, kako narediti spustni seznam v Excelu.

Zbiranje seznamov virov

Odpiramo delovni zvezek programa Excel in na kateremkoli mestu v stolpcu (ali v vrstici, kot želite) vnesemo vrednosti, ki naj bi sestavile seznam omejenih podatkov, ki jih je treba zapolniti v kateri koli celici. Če obstaja več takih seznamov, je bolje, da se oblikuje poseben list knjige, da se oblikujejo, in da se seznami sami v stolpcih, začenši od prve vrstice. To je lahko seznam izdelkov, merskih enot, dokumentov, dni v tednu itd. Naj imamo tri sezname, ki vsebujejo besede:

• krompir, pesa, korenje, redkev;
• peteršilj, koper, kislica, špinača;
• jagode, češnje, češnje, kosmulje.

Prve štiri besede se vnesejo v stolpec, začenši z A1, drugi - z B1, tretji - s C1.

Če želite iti neposredno na vprašanje, kako narediti spustni seznam v Excelu, navedite imena teh seznamov. Če želite to narediti, izberite vrednosti v prvem stolpcu, izberite element menija: "Formule" - "Upravitelj imen" - "Dodeli ime". V obrazcu, ki se prikaže v vrstici "Ime", izpolnite "zelenjava", kliknite "V redu". Podobno ponavljamo tudi za druge sezname in jim dodeljujemo imena "zeleni" in "jagode". V vrstici "Regija" pustite vrednost "Knjiga". To vam omogoča dostop do teh seznamov iz drugih listov knjige.

Ustvarjanje spustnega seznama v Excelu

Zdaj oblikujemo spustni seznam sam. Na primer, izberite celico D1 na drugem listu odprte knjige, odprite element menija: »Podatki« - »Preverjanje podatkov«. V odprti obliki "Preverjanje vhodnih vrednosti" v zavihku "Parametri" v polju "Vrsta podatkov" izberite "Seznam". Postavite kazalec v polje "Vir", vnesite znak za enakost in pritisnite tipko F3. V meniju »Vstavi ime«, ki se pojavi, izberite ime seznama, ki ga potrebujemo, na primer »zelenjava«, nato kliknite »V redu«. Preverimo, ali so potrditvena polja v elementih »Prezri prazne celice« in »Seznam veljavnih vrednosti« označena. To daje možnost, da tega polja ne zapolnite s podatki in vnesete samo podatke s seznama z navedenim imenom. Kliknite »V redu«.

Zdaj, ko je ta celica izbrana, se pojavi gumb s trikotnikom s konico, ki kaže na desno. S klikom na ta gumb lahko vnesete podatke tako, da na spustnem seznamu izberete eno od možnosti. Poskus vnosa drugih podatkov bo povzročil sporočilo o napaki.

Druge možnosti

Ko izpolnite polje "Vir" obrazca "Potrdite vhodne vrednosti", lahko uporabite še dve možnosti.

1. Ko postavite kazalko v to polje, na danem listu knjige izberite območje dopustnih vrednosti seznama. Formula se pojavi v polju za znakom enakosti. Kako narediti spustni seznam v Excelu iz drugega lista v tem primeru? Na tem listu je treba izbrati podoben obseg celic, nato pa, ko postavite kazalec v polje za znak za enakost, vpišite ime seznama listov in ga postavite klicaj. Pozor: ime lista ne sme vsebovati presledkov!
2. Vnesite veljavne vrednosti v polje, ki jih ločite s podpičjem. To je najlažji način, da preprečite dostop do seznamov na drugem listu knjige.

Razširitev območja veljavnih vrednosti

Pomanjkljivost opisanih metod reševanja problema, kako izdelati spustni seznam v Excelu, je omejitev števila možnosti za vnesene podatke s številom celic na določenih seznamih. Če bi se število vnosov, ki so dovoljene za vnos, v prihodnosti povečalo, te metode zahtevajo prilagoditev vsebine polja "Vir" za vsako celico s spustnim seznamom. To je nerodno. Zato lahko naredite razširljiv seznam, na primer celoten stolpec.

Če želite to narediti, ko določite obseg celic v polju "Vir", izberite celoten stolpec s pritiskom levega gumba miške, ko premikate kazalec nad črkovno številko številke stolpca (kazalec ima obliko puščice navzdol). V tem primeru bo spustni seznam vseboval vse celice v stolpcu, celo prazne. Po poznejšem polnjenju celic bo mogoče izbrati na novo vnesene podatke. Tudi, ko se sklicujete na ime seznama, lahko seznam vnaprej razširite na prazne celice v stolpcu, da boste lahko dodatno prilagodili in dodali nove vnose na seznam.

Imamo spustni seznam v Excelu.

Dvojna povezava

Če želite v celico vnesti podatke iz več seznamov po vaši izbiri, lahko to storite na ta način. Najprej ustvarite seznam seznamov za vnos podatkov. Naj bodo naši trije seznami, navedeni v prvem podnaslovu tega člena. Na istem listu knjige, ki se začne, na primer, iz celice F1, vnesemo seznam, ki vsebuje imena predhodno vnesenih seznamov: "zelenjava", "zeleni", "jagode". Dajte temu seznamu ime, na primer "Seznam 1".

Zdaj (lahko na drugem listu te knjige) na primer izberete celico G1 in za njo nastavite spustni seznam s sklicevanjem na ime "Seznam 1". Naslednja celica, na primer H1, je zapolnjena z izbrano vrednostjo v celici G1. Da bi to naredili, v celici H1 oblikujemo spustni seznam, kot je navedeno prej, v polju Izvor izberite celico G1, vendar spremenite vnos v tem polju, dodajte DSSLIL za znak enakosti in vzemite preostanek formule v oklepajih: = DSSSIL ($ G $ 1) ).

Zdaj, ko na primer v celici G1 izberete vrednost „zeleno“, bo izbira iz vrednosti tega seznama ponujena, da zapolni celico H1.

Po pregledu vsebine članka in prakticiranju, kako narediti spustni seznam v Excelu, boste lahko znatno pospešili polnjenje celic knjige s pogosto ponavljajočimi se podatki, hkrati pa zagotovili, da vhodni podatki jasno ustrezajo omejitvam, ki jih določite.