Kako potrditi kopijo dokumenta? Kopije dokumentov, overjene pri notarju

Službenik katere koli organizacije, ne glede na velikost in obliko lastništva, se sooča z vprašanjem, kako potrditi kopijo dokumenta. Poleg tega je lahko papir drugačen - licence, statuti, sklepi, interni predpisi itd. Nekateri so na enem listu, drugi pa na več straneh. Kako biti in v resnici, in v drugem primeru, in na splošno, da lahko organizacija potrdi neodvisno od dokumentov, in s katerimi je treba iti k notarju? Na vsa ta vprašanja bo odgovoril naš članek.

Osnovni pojmi

Da bi pridobili informacije o tem, kako naj bi izgledala overjena kopija katerega koli dokumenta, je treba poudariti, da v tem primeru GOST deluje pod št. R 51141-98. Vsi uradniki in osebje organizacije, ki se v praksi soočajo s tem vprašanjem, ne bo odveč preučevati podrobneje. Na zakonodajni ravni se besedilo „ustrezno overjena kopija“ nikjer ne razkrije. Vendar pa omenjeni GOST predpisuje, kateri dokument se lahko šteje kot tak.

Torej, v skladu s točko 2.1., Je treba preprost izvod razumeti kot dokument, ki preprosto reproducira informacije iz izvirnika in vseh njegovih zunanjih funkcij, ali del njih. To ni pravno zavezujoče. Vendar imajo pravilno overjene kopije dokumentov določene podrobnosti. Dajejo jim pravno veljavo.

Kaj se vodi pri delu?

Trenutno ni enotnega zakonodajnega akta o dokumentih in njihovem obtoku. Vendar tega ne razumemo kot popolno odsotnost pravil. Vrstni red, kako zagotoviti kopijo, je še vedno vzpostavljen, vendar ne vedo vse organizacije ali podjetja ali zanemarjajo. Medtem pa lahko takšen odnos povzroči nekatere negativne posledice. Dokument se na primer priznava, da nima dokazne vrednosti na sodišču, tožilstvu itd.

Številni klerikalni strokovnjaki pri svojem delu uporabljajo GOST R 6.30-2003, ki dajejo nekatera priporočila, kako pravilno zagotoviti kopijo dokumenta. Spodaj je vzorec. Torej, pod podrobnostmi glavnega dokumenta s podpisom je bila vpisana priča "TRUE". Spodaj navedite položaj osebe, ki pripravi kopijo, in podpis s prepisom (priimek, ime, patronymic) in datum. Uporaba tiskanja je dovoljena (po presoji organizacije).

Vzorec

Prav

Vodja kadrovskega oddelka (podpis) / A.A.Antonova /

21.03.2015

Področje uporabe

Preden na ta način preverite kopijo dokumenta ali popravite že opravljeno delo, pojasnite, kako so ta pravila obvezna na vašem območju. Navsezadnje so zahteve standarda bolj svetovalne narave.

Navedeni GOST navaja, da se ta pravila uporabljajo za dokumente organizacijske in upravne narave, ki pripadajo USDORD-u, to je naročil, uredb, odredb, protokolov, odločb, aktov itd., Ki so vključeni v OKUD (klasifikator vse-ruske dokumentacije upravljanja).

Priporočila za izvršilne organe

Metodološka pravila, ki jih je odobril Rosarchiv (zaporedna številka 76 z dne 23. decembra 2009). Področje uporabe - v izvršnih organih (zveznih) pri razvoju navodila za pisarniško delo. Kako overiti kopije dokumentov? Vzorec je prikazan spodaj.

Izvirni dokument je shranjen v datoteki.

(organ - ime) № __ za ____

Prav

Glavni specialist (podpis) / I. Korovkina /

21.7.2015 PRINT

Ne smemo pozabiti, da je treba večstranske dokumente (izvlečke iz njih) najprej oštevilčiti, poleg tega pa je treba dodati opombo o certificiranju z navedbo števila listov: „Skupno v kopiji ____ listov“. Na vsaki strani je dovoljeno zapisati oznako »True« ali pa jih obrobiti s pomočjo navojev in igel ali kovinskih sponk.

Kako zagotoviti kopijo dokumenta »normalne« organizacije?

Ne pozabite, da je v zapisniku še vedno v veljavi Odlok predsedstva oboroženih sil vrhovnega sovjetstva, ki je bil izdan v času Sovjetske zveze pod številko 9779-X 4. avgusta 1983. On je tisti, ki določa vrsto podpisa priče na dokumentih vseh rednih organizacij, ki ne sodijo v prve dve kategoriji, o katerih smo razpravljali zgoraj. Uradno ta uredba še vedno ni razveljavljena, 8. avgusta 2003 pa so bile narejene nekatere spremembe. Ta pravila se uporabljajo brez izjeme.

V skladu s točko 1 dokumenta se pravilnost kopije potrdi s podpisom vodje ali uradnika, ki je za to pooblaščen, in pečat organizacije. Poleg tega je treba navesti datum izdaje in kraj, kjer je shranjen izvirnik, to je dano podjetje (institucija itd.). Posebnost je v tem, da sestava napisa ni neposredno predpisana, zato veliko ljudi ne uporablja »TRUE«, ampak »COPY RETURN«, kar je prav tako sprejemljivo.

Posebej bomo obravnavali vprašanje pravice do podpisa takega dokumenta.

Kdo lahko zagotovi kopijo?

Prvič, seveda, vodja organizacije. Ta pravica je zagotovljena z zakonom in listino. Zato je smiselno podpisati njegove najpomembnejše dokumente. Kot kaže praksa, sodišče to vprašanje obravnava precej zvesto, vendar ni vedno potrebno.

Drugič, uradniki, to je zaposleni v organizaciji, ki jo sestavlja država. Vendar pa morate zagotoviti, da so za ta dejanja pooblaščeni. V nasprotnem primeru overjena kopija (potni listi, delovne evidence, naročila za glavno dejavnost pravno zavezujoče. Pooblastila za zaposlenega, ki ni upravitelj, se lahko ustanovi na več načinov. Uporabite lahko:

• Notranji dokument organizacije, na primer pisarniško navodilo, naročilo itd.
• Pooblastilo Potrebno je predvsem zastopati interese družbe v odnosih s tretjimi osebami.
• Pogodba o zaposlitvi z določeno osebo ali v opisu delovnega mesta. Besedilo je lahko, na primer, takšno: „Za potrditev, s pisnimi izjavami zaposlenih, pravilnost kopij dokumentov, katerih izvirnike hrani delodajalec“.

Katere dokumente lahko zagotovi kadrovska služba organizacije?

Kot je bilo že omenjeno, kljub dejstvu, da Odlok vrhovnega sveta ZSSR še naprej deluje, in v skladu z njegovimi določbami, je kadrovski oddelek pooblaščen za potrjevanje kopij:

• dokumente, ki izvirajo od delodajalca, to je naročil, aktov, protokolov itd .;
• dokumenti, ki pripadajo drugi organizaciji, vendar izvirnik hrani delodajalec, zlasti diplome in različne spričevala o strokovnem izpopolnjevanju;
• druge dokumente, ki jih zaposleni zagotovi v kadrovski službi, če niso potrebni izvirniki ali notarska overitev.

Notarske storitve

Potrditev pristnosti kopije dokumenta je morda najpogostejša vrsta notarskih listin. Državljani se soočajo s potrebo po tem, da se za to strukturo pogosto uporabljajo. Notar lahko potrdi verodostojnost dokumenta (kopija) - v celoti in izpiske iz njega. V drugem primeru pa obstaja pogoj - izvirnik mora vsebovati več različnih rešitev, ki niso medsebojno povezane.

Za potrditev kopije dokumenta s kopijo se obrnite tudi na notarja. Vendar pa v tem primeru obstajajo nianse. Prva kopija mora biti že potrjena na enak način ali izdana s strani pravne osebe, ki hrani izvirnik. In tukaj je pomembno upoštevati vsa pravila registracije. Bralec že ve, kako pravilno zagotoviti kopijo dokumenta. Prepričajte se, da ste vključili naslednje podatke: "True", ime organizacije, ki je izdala (FULL NAME), datum, število listov, če je dokument več strani.

Če se obrnete na notarja, bodite pripravljeni priskrbeti potni list. To je potrebno za vzpostavitev identitete.

Kaj morate potrditi pri notarju?

Številni dokumenti za pridobitev pravne sile zahtevajo obvezno notarsko overitev. Seznam vključuje:

• Notarizirano prevajanje dokumentov.
• Pooblastilo za prenos pravic.
• Zakonska pogodba.
• Pogodba o življenjskem vzdrževanju in najemnini.
• Sprejem ali zavrnitev dedovanja.
• Prodaja nepremičnin, ko so lastniki več kot ena.
• Prodaja nepremičnin z delnicami.
• Dovoljenje staršem za izvoz otroka v tujino.
• Registracija družbe z omejeno odgovornostjo.
• Drugi dokumenti, ki so v skladu s sporazumom med strankami določeni v pogodbi ali. T dodatnega sporazuma mora biti notarsko overjen.

Treba je opozoriti, da za izvajanje vsakega od točk boste morali zagotoviti notar z določeno vrsto dokumentov. Na primer, za registracijo LLC, morate imeti s seboj svojo listino, odločitev o ustvarjanju ali protokol. Če je delo zaupano zastopniku, potem je pooblastilo in potni list. Kopije dokumentov, overjene pri notarju, nimajo omejenega roka veljavnosti.

Zahteve za dokument, katerega kopija je notarsko overjena

Notar deluje izključno v okviru zakonodaje in zato sledi enotnemu nizu standardov. Dokumenti, katerih kopije morajo biti potrjene, morajo izpolnjevati številne zahteve, sicer ne bodo potrjene.

• Pomanjkanje dodatnih opomb, izbrisov, prečrtanih besed in nedoločenih popravkov.
• Ročno napisano ali strojno besedilo se ne sme izdelati s preprostim svinčnikom.
• Dokument mora biti brez poškodb, celovitosti (zlomi, poškodbe itd.).
• Besedilo bi moralo biti berljivo, izdelano v enobarvnem črnilu, brez izpuščanja in bledih območij, podpisi uradnikov in pečat pa bi morali biti jasni.
• Dokumentov ne smete laminirati ali odstraniti filma.
• Pri pritrjevanju podpisa uradnik ne more uporabiti tehničnih sredstev (načrt, faksimilni žig).