Dokumentni promet je ... Sistem elektronskega upravljanja dokumentov

20. 2. 2019

Finančne in računovodske listine so posebna osnova za celoten sklop poslovnih procesov v podjetju. Kroženje dokumentov je sklop takih dokumentov, med katerimi je levji delež namenjen primarni dokumentaciji. Zato veliko podjetij poskuša izboljšati delovne tokove, povezane s finančno dokumentacijo, skrajšati čas, materiale in finance na vsakem področju, odpraviti človeški dejavnik. Obstaja več načinov za doseganje želenega učinka. Ena izmed njih in najbolj učinkovita je organizacija poteka dela z uporabo elektronskih tehnologij.

To dokumentirajte v obtoku

Takšen sistem vam omogoča, da optimizirate vse procese, povezane s finančnimi dokumenti podjetja, zaradi česar je tak dokument brez papirja. Za začetek pa se je vredno odločiti, da je pretok dokumentov kompleksen sistem interakcije v vsakem podjetju, v čigar delu je treba dobro razumeti. Le tako lahko zagotovimo kakovostno izvedbo prejetih nalog in ukazov.

Glavne značilnosti

Pretok dokumentov je življenjski cikel finančnega dokumenta od trenutka, ko je bil ustvarjen do njegovega funkcionalnega namena. Ta izraz se lahko nanaša ne samo na računovodske interakcije, temveč tudi na proizvodnjo, osebje, skladišče, trgovino, pisarno, komercialno.

Upravljanje dokumentov je povezano z nekaterimi težavami:

- začasna izguba;

- izguba dokumentov na poti;

- predložitev poročil ob napačnem času;

- papirni arhivi še zdaleč niso popolni.

Reševanje problemov

Te težave je mogoče rešiti na več načinov. Vse so povezane z reorganizacijo in prestrukturiranjem vseh procesov, s katerimi potekajo dokumenti. Vzorec takšne rešitve je že pripravljen program za uporabo v podjetju. Zlasti takšne rešitve ponuja 1C.

Urnik poteka dela

Za podjetja kakršnega koli obsega je organizacija takšnega dogodka zapleten, večstopenjski in precej drag postopek. Potrebno je veliko časa in sredstev. Reorganizacija pisarniškega dela in poteka dela je mogoča le prek vrhunskih strokovnjakov. In tu je veliko vprašanj, povezanih s tistimi, katerih sile morajo izvajati takšne dejavnosti v celotnem podjetju.

Potreba po dodatnem osebju

Organizacija toka dokumentov lahko zahteva vključitev posebnega oddelka v podjetju, ki ne bo samo delal z vzpostavitvijo celotnega sistema, temveč bo tudi odgovoren za končni rezultat. Seveda je kakovost dela iz takšne rešitve koristna, vendar se je ta metoda dobro izkazala pri reševanju posameznih problemov, kar pa ne bo dovolj za spremembo celotne strukture interakcije v podjetju. In ta rešitev ima slabosti in je precej pomembna.

Pisarniško delo in potek dela

Zelo težko je najti zaposlene s potrebnimi kvalifikacijami in stopnjo usposobljenosti v tej zadevi. V organizacijski strukturi in kadrovski strukturi bo podjetje moralo narediti celo vrsto sprememb. Družba bo imela dodatne stroške plače dodatno opremo. Najpomembnejše pa je dejstvo, da brez odprave fizičnega dela smisel v takšni reorganizaciji popolnoma izgine. Človeški dejavnik je povezan z nastankom mehanskih napak, ki lahko vodijo do kršitev delovnih procesov z dokumenti.

Privlačnost organizacije tretje osebe

Za organizacijo elektronskega toka dokumentov lahko uporabite storitve tretje organizacije, ki je odgovorna za zbiranje in izpolnjevanje vseh informacij, njihovo nadaljnjo obdelavo, ustrezno arhiviranje in shranjevanje vse dokumentacije. Vendar pa v tem primeru obstajajo določene slabosti. Pisarniško delo in upravljanje dokumentov, ki jih organizirajo takšne organizacije, lahko stane precej. Spremljanje dela takšnih tretjih podjetij bo nepopolno, kar je včasih polno novih težav. Ni zagotovila popolne zaupnosti, kar pomeni, da nimate zagotovila, da dragocene informacije ne bodo uhajale. Če proces ne izgubi ročnega dela, bo taka reorganizacija podobna spremembi šila za milo, saj se bodo stroški povečali, vendar se nič ne bo spremenilo. Nepravilno premišljen urnik poteka dela lahko privede do novih težav pri delu.

Avtomatizacija

Kompromis in pravilna odločitev bo izkoristiti potencial svojih zaposlenih, medtem ko bo za uvedbo avtomatiziranega elektronskega sistema za upravljanje dokumentov uporabil dodatnega razvijalca. Avtomatizacija katerega koli proizvodnega procesa je popolnoma upravičena. Ta primer ni izjema. Sistem elektronskega dokumentiranja optimizira in izboljšuje delovne procese, povezane s finančnimi, računovodskimi in drugimi dokumenti, s čimer je delo celotnega podjetja učinkovitejše. To metodo je treba obravnavati podrobneje.

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov

Faze izvajanja

Upravljanje elektronskih dokumentov je organizirano v več fazah. Prvi je celovit pregled podjetja, ki ga zanima izvajanje. Izkušeni strokovnjaki običajno analizirajo, preučujejo poti gibanja vsakega dokumenta, vse značilnosti tega procesa, dobijo določeno idejo o strukturi in specializaciji podjetja. Nato se določi, kaj ima stranka potrebe. Naročnik določi zahteve za funkcionalnost sistema, število mest, ki jih potrebuje avtomatizacija, cilje procesa, ki se začne, in druge. Ob upoštevanju vseh prejetih informacij se pripravi akcijski načrt, ki lahko pomaga izboljšati in racionalizirati tok dokumentov organizacije. Za ta projekt se pripravlja tehnična naloga, izbira potrebna programska oprema, ki se bo uporabila za začetek urnika poteka dela. Ni izključena potreba po nakupu in uporabi posebne opreme.

Dokument 1C

Po vsem tem je prišlo do neposredne uvedbe novega sistema, njegovega zagona in prvega testiranja, uglaševanja. Tak projekt predvideva izvedbo usposabljanja uporabnikov. Običajno je upravljanje z dokumenti 1C izvedeno s strani podjetij z naknadnim vzdrževanjem sistema, tehnično podporo, kakor tudi izboljšanjem in posodabljanjem, če je potrebno.

Značilnosti avtomatiziranega EDS

Po opisu glavnih stopenj avtomatizacije procesa lahko odkrijete takšno stvar, kot je elektronski tok dokumentov. S tem je mišljeno polnopravni sistem upravljanja z več uporabniki, ki predstavlja velik arhiv računovodske dokumentacije v smislu fizičnega izvajanja. Zahvaljujoč implementaciji sistema je mogoče optimizirati procese dela z dokumenti na različnih ravneh. Računovodske dokumente je težko organizirati v obliki elektronskega arhiva, možno je doseči zanesljivost podatkovne baze, kjer se ne shranjujejo le finančni dokumenti, temveč so za njihovo delovanje v celoti potrebne tudi različne operacije z njimi.

Izkoristite izvajanje

Novi urnik poteka dela rešuje veliko težav, še posebej, da bodo zaposleni prihranili do 80% časa, ki so ga prej porabili za papir. Avtomatizacija shranjevanja dokumentov odpira široke možnosti za shranjevanje več različic istega dokumenta, ki bo na voljo za delo in posodabljanje informacij na spletu. Pretok dokumentov 1C je odlična priložnost za sledenje in iskanje zanimivih datotek v samo nekaj sekundah. V elektronskem arhivu je iskanje želenega dokumenta veliko lažje kot v tradicionalnem papirju.

Upravljanje dokumentov

Za tiskanje dokumentov morate porabiti precejšnja denarna sredstva in po uvedbi sistema za elektronsko upravljanje dokumentov ni treba tiskati toliko dokumentov. Posledično bodo zabeleženi znatni finančni prihranki. To je posledica pospeševanja procesov samodejnega upravljanja dokumentov, zmanjšanja povprečnih stroškov obdelave vsakega dokumenta in izboljšanja učinkovitosti celotnega sistema.

Sistem delitve oblasti

Nekatere dokumente je mogoče omejiti. To vas bo zaščitilo pred uhajanjem, krajo in nezaželeno izgubo pomembnih dokumentov. Sistem sam nadzoruje razpoložljivost vseh potrebnih dokumentov, zaposleni imajo nenehno priložnost za sledenje prisotnosti določenega dokumenta. Sistem dela omogoča več zaposlenim, da sočasno delajo z istim dokumentom, kar odpravlja potrebo po ustvarjanju več kopij na papirju.

Združevanje arhivov

Glavna značilnost elektronskega arhiva je, da se vsi dokumenti nahajajo v enem centraliziranem repozitoriju. S pomočjo te rešitve postane delo z EMS enostavnejše in donosnejše, še posebej, ko gre za holdinge, skupine podjetij, trgovske, podružnice in druge omrežne strukture. Prihranijo se tudi sredstva za najem raznovrstnih prostorov, pisarn, v katerih so bili na papirju postavljeni predhodno decentralizirani arhivi.

Dodatne ugodnosti

Ker so vsi dokumenti na enem mestu, so bili ustrezno obdelani, pravočasno preneseni v arhiv, kakovostno spremljani in se lahko kadarkoli najdejo, vsa tveganja, povezana z davčnimi pregledi, se lahko zmanjšajo na nič.

Sistem za upravljanje dokumentov

Kaj je bolj zaželeno?

Na ruskem trgu informacijskih tehnologij postajajo SVP vse bolj priljubljeni, vendar je najpogosteje to visoko specializirana programska oprema, ki je bila razvita za reševanje zelo specifičnih nalog. Z nakupom bo naročnik lahko rešil le tipične naloge, ki so skupne večini podjetij. Posamezne naloge bodo nerešene, kar zmanjšuje učinek uvedbe takšne tehnologije. Zato je polnopravna avtomatizacija mogoča le v primeru pridobitve sistema, ki je sposoben rešiti vse naloge naročnika, pri čemer je treba upoštevati vse individualne značilnosti stranke. Elektronsko upravljanje dokumentov je visokotehnološka platforma za prepoznavanje, skeniranje in obdelavo papirnih dokumentov. V tej rešitvi je vključena osnovna funkcionalnost, ki jo je mogoče obdelati za naloge določenega podjetja.

Koristi od uvedbe EDS

Čas, porabljen v podjetju za obdelavo dokumentov, se znatno zmanjša. Postopoma se vsa dokumentacija prestavi v centraliziran elektronski arhiv, kjer je primerno in enostavno poiskati dokumente. Vsako premikanje dokumentov je enostavno slediti. Elektronske različice finančnih, računovodskih in drugih dokumentov se lahko delajo skupaj. Dostop do datotek je omejen. Proces je pod popolnim nadzorom. Tiskanje papirnih nosilcev ni potrebno, kar zagotavlja zmanjšanje finančnih stroškov. Povprečni strošek obdelave posameznega predmeta pade večkrat. Globe in davčna tveganja se zmanjšajo.

Sklepi

Potrebno je izboljšati sistem dela, zato vsako podjetje prej ali slej preide v elektronsko obliko. Če želite to narediti sami, je precej problematično, saj zahteva vključitev celotnega osebja usposobljenih strokovnjakov na tem področju: svetovalcev, analitikov, razvijalcev, programerjev. Samo oni so sposobni izvajati sistem, pri čemer dobijo najučinkovitejši rezultat.