Analitična opomba - pravila zbiranja in primer

Med delom v produkciji ali v kateri koli organizaciji se je treba ukvarjati s pisanjem različnih dokumentov in dokumentov. Eden od skupnih dokumentov je analitični zapis. Na splošno priprava tega dokumenta ne bi smela povzročati resnih težav, vendar bi morali poznati vsa pravila. V tem članku bo mogoče spoznati primer pisanja analitične opombe, ugotoviti, zakaj je sestavljen in v katerih primerih.

Za kaj je dokument?

Ta dokument se praviloma pripravlja, ko je potrebna analiza stanja. Običajno analitični zapisi obravnavajo problematične ali krizne situacije, ki lahko povzročijo negativne posledice za celotno podjetje ali njegove posamezne strukturne oddelke.

Zgodi se, da lahko neizkušena oseba zameša ta dokument analitično poročilo. Zato je treba spomniti, da analitična opomba ne samo preučuje trenutno stanje in njegove vzroke, ampak tudi opisuje posebne možnosti za razvoj in rešitev problema.

Označite lahko naslednje cilje dokumenta:

• upravljanje z obstoječim ali nastajajočim problemom;
• preprečitev ponovitve stanja v prihodnosti;
• izboljšanje produktivnosti dela;
• okrepitev nadzora nad vsemi področji v podjetju ali organizaciji.

Dobro pripravljen dokument lahko služi kot pomemben signal za upravljanje in bo pomagal določiti prihodnji potek dogodkov. V nekaterih primerih se lahko tak dokument uporablja za različne dogodke v samem podjetju, kot so sestanki, sestanki ali sestanki. Tudi v primeru resnih težavnih situacij lahko kot sodni postopek priložimo analitično noto kot argument, ki temelji na dokazih.

Kdo lahko sestavi dokument

Pri velikih podjetjih pripravo analitičnih zapisov izvaja specializirana strukturna enota, kot je oddelek za analitiko. Vsak zaposleni, ki je ustrezno seznanjen z zadevnim vprašanjem in ki ima izkušnje in osebno strokovno mnenje o reševanju ali preprečevanju problema, lahko pripravi tak dokument.

Vsak vodja strukturne ali ločene enote organizacije ima pravico, da pisanje analitične opombe prenese na svojega namestnika, tajnika ali drugega podrejenega. Toda v tem primeru obstaja ena zelo pomembna nijansa. Ker organ, ki podpiše pogodbo, ostaja pri upravitelju, bo osebno odgovoren za vsebino dokumenta. Zato je izredno pomembno, da se dokument odšteje pred podpisom in zagotovi, da so dejstva, sklepi in predlogi pravilni.

Pravila priprave

V posebej velikih organizacijah lahko naletimo na posebej oblikovan obrazec za ta dokument, vendar se to praviloma zgodi zelo redko. Ta dokument na splošno ne predvideva konsolidacije enotnega vzorca, zato je sestavljen v poljubni obliki ob upoštevanju osnovnih pravil pisarniškega dela.

Kot pri vsakem dokumentu mora imeti raziskovalno obvestilo na začetku naslednje informacije:

• registrsko številko;
• datum;
• naslovnika (položaj, priimek in začetnice), ki je vodja oddelka ali vodja podjetja;
• položaj, priimek in začetnice originatorja dokumenta.

Poleg tega ima dokument opisni ali, kot se imenuje, tudi navedeni del, v katerem bi morali biti takšni atributi:

• bistvo navedenega vprašanja ali problema;
• razlogov;
• posledice;
• priporočila za odpravo ali preprečevanje problema;
• sklepov;
• podpis originatorja.

V besedilu analitične opombe naj bo čim manj terminologije, če pa je uporaba posebej uporabljenih vrednosti neizogibna, jih je treba dopolniti s sprotnimi opombami in pojasnili. Če je obvestilu priložen kakršen koli dokaz v obliki fotografij, poročil, pisem ali pogodb, so v besedilu napisane posebne opombe, na primer pogodba o najemu poslovnih prostorov (Dodatek št. 1).

Pomembno je vedeti, da morajo biti vsi argumenti utemeljeni. Analiza stanja, priporočila in sklepi morajo biti objektivni, vendar je treba subjektivna stališča opustiti, pri čemer se problem obravnava le v okviru doseganja blaginje podjetja.

Registracija in registracija

Dokument mora biti sestavljen v dveh izvodih, od katerih eden ostane v strukturni enoti, drugi pa v glavi. Analitični zapis se lahko sestavi z uporabo osebnega računalnika in drugih tiskanih medijev, lahko pa ga tudi napišemo ročno. Količina besedila ni omejena.

Za to vrsto dokumenta se ne zahteva obvezna registracija, vendar je za vzpostavitev nadzora nad potekom gibanja in razvojem okoliščin najbolje, da se registrira in dodeli številka registracije.

Po predstavitvi vseh osnovnih pravil za pripravo besedila je treba upoštevati primer analitičnega zapisa.

Primer

Generalni direktor družbe OJSC Trans-Port

Lebedev OI

vodje oddelka za sestavljanje motorjev v Trans-Port OJSC

Kurochkina I.I.

Analitični zapis z dne 25. marca 2018 št. 1/2018.

Kot rezultat tedenskega pregleda opreme motorizacijske delavnice je bil odkrit ASC stroj (avtomatiziran kombajn št. 3). Ta napaka je povezana z veliko produktivno obremenitvijo ACS in pretečenim obratovalnim obdobjem. Popravilo tega stroja je nepraktično.

Danes mora trgovina kupiti nov avto, da bo lahko učinkovito opravljala naloge, ki jih določa določba o trgovini motorjev. V odsotnosti stroja ASC delavnica ne bo mogla opravljati svojih nalog, kar bo povzročilo popolno ustavitev montažnega postopka.

Kurochkin I.I. / Podpis /

V tem primeru analitične opombe obstajajo vsi potrebni atributi in tok predstavitve problema ustreza pravilni strukturi konstrukcije tega dokumenta.

Zaključek

Ustvarjanje pravega dokumenta je vedno rutinsko in zelo zahtevno delo. Po tem, ko ste se seznanili s primerom pisanja analitičnega zapisa, lahko nadaljujete s pripravo svojega dokumenta. Vendar pa je glavna stvar, da se spomnimo vseh zgoraj navedenih pravil.