Kaj je faksimile? Na katerih dokumentih lahko dobim podpis faksimila?

Kaj je faksimile? Takoj moram reči, da gre za žig z natančno reprodukcijo podpisa pooblaščene osebe, ki se pogosto uporablja pri upravljanju dokumentov organizacij. On je preprosto nenadomestljiv v situaciji, ko menedžer ni na mestu in morate nujno podpisati njegovo ime na določenih dokumentih. O tem boste izvedeli več v procesu branja tega članka.

Opredelitev

Kaj je faksimile? To je zelo zanimivo vprašanje, odgovor na katerega vedo, seveda, niso vsi. Zakon ne vsebuje pojma faksimila, vendar se ta izraz uporablja v gospodarskih dejavnostih mnogih podjetij.

Telefaks je žig, na katerem je v ogledalu prikazan podpis odgovorne osebe (na primer vodje oddelka ali vodje celotnega podjetja). Njegova prisotnost je zelo koristna v primeru, ko je za uradno dokumentacijo potrebno veliko podpisov pooblaščene osebe. Žal pa ne vedno zaposleni v organizacijah in celo vodje podjetij sami vedo, kdaj je uporaba faksimila dovoljena, in ko podpis podpisa nima pravne veljave. To dejstvo je treba upoštevati.

Katere dokumente dajemo?

Kdaj je uporaba faksimilov dovoljena? V zakonodaji ni jasnega odgovora na to vprašanje. Organizacija lahko samostojno razvija in potrjuje določbo o faksimilih, kot tudi postopek za uporabo faksimilov.

Podpisi te vrste na primarnih dokumentih in ob sklenitvi poslov so možni le v primerih, določenih z zakonom ali s soglasjem strank. Praviloma se ta žig uporablja za podpis na priznanjih, zahvalnicah, ki ne sodijo v stroge oblike odgovornosti. V nekaterih primerih se pri podpisovanju civilnih pogodb uporabljajo tudi faksimilne podpise, vendar se to dogaja zelo redko. Čeprav komercialne kampanje zaradi velikega števila dokumentov preprosto ne morejo brez takega žiga.

Ali lahko uporabim pri izdelavi pooblastila?

Še enkrat bi se rad vrnil k vprašanju, kaj je faksimil in za kaj je namenjen. Odgovor v tem primeru je zelo preprost. Faksimile je natančna reprodukcija podpisa pooblaščene osebe v obliki tiska. Mnogi državljani in celo organizacije včasih ne razlikujejo žiga na dokumentih od dejanskega podpisa. Vendar to ne pomeni, da se lahko faksimile uporabljajo pri vseh izhodnih dokumentih.

Ali je mogoče uporabiti ta vtis o podpisu uradnika pri pooblastitvi? Odgovor na to vprašanje bo negativen. Potrditev tega je pismo Ministrstva za davke in davke RS št. 18-0-09 / 000042.

Zato so faksimile prepovedane tudi pri podvajanju pooblastila. Potrebno je poznati vse voditelje organizacij.

O primarni računovodski dokumentaciji

Kaj je faksimile? Rad bi se še enkrat vrnil k temu vprašanju. Telefaks se imenuje odtis podpisa glave, ki je majhen pravokoten žig. Njegova uporaba pri pripravi primarne računovodske dokumentacije je prepovedana z zakonom. Ker morajo te dokumente osebno podpisati vodja podjetja ali glavni računovodja. V nasprotnem primeru lahko ima davčna služba primerne terjatve do davčnega zavezanca. To je treba upoštevati.

Glede na navedeno

Kateri dokumenti so lahko faksimile? Odgovor na to vprašanje je dokaj preprost. Telefaks se lahko namesti na tiste dokumente, ki niso finančni in se ne smejo prenesti na davčno upravo za poročanje. Izjema je pooblastilo, ki ga izda vodja organizacije enemu od zaposlenih, da prejme materialno premoženje ali da zastopa interese organizacije v vladnih in pravosodnih organih. V tem primeru je potreben pristen podpis šefa.

Mimogrede, če organizacija pri podpisu notranjih dokumentov stalno uporablja faksimile, je treba kot ločen nalog dodeliti samo tiste osebe, ki imajo zaradi svojih poklicnih potreb pravico do uporabe tega žiga. Na primer, lahko je inšpektor za nastavitev osebja, ki tiska in izdaja potrdila zaposlenim v podjetju.

Katere dokumente je mogoče vstaviti na telefakse, razen za notranjo dokumentacijo? Zelo pogosto se tak odtis uporablja pri zahvaljevanju zaposlenim, podpisovanju specifikacij in potrdil.

Pomembno

Telefaks se sme uporabljati samo v primerih, ko ne prepoveduje zakonodaje. Na primer, v civilni pogodbi obstaja klavzula, ki navaja, da imajo stranke pravico uporabljati to znamko pri sklenitvi pogodbe.

Tako je faksimilni podpis dovoljen v naslednjih primerih:

• utrditi civilnopravne odnose;
• če se stranke strinjajo, da ne ugovarjajo, tako da se pri sestavljanju dokumentov uporablja žig z odtisom podpisa odgovorne osebe;
• če ustreza osebnemu podpisu stranke v transakciji.

Te točke je treba obravnavati kot upravljavce organizacij.

V primeru, da je faksimile podpisan na dokumentih, poslanih državnim organom, ali na listine, ki so dokumenti primarnega knjigovodstva, na tovornih listih ali na pooblastilu, ta znamka nima pravne veljave. Treba ga je zapomniti.

Majhna funkcija

Faksimil na dokumentih lahko nadomesti osebni podpis pooblaščene osebe le, če je to predvideno z zakonom ali s soglasjem strank ob sklenitvi posla. Na primer, če občinska ustanova opravlja brezplačne izobraževalne storitve, lahko pri sklepanju pogodbe izvajalec kot ena od pogodbenih strank uporabi faksimile. V njem ni nič nezakonitega.

Vendar, ko gre za podpisovanje dokumentov za davčno službo ali druge vladne agencije, bo uporaba faksimila nezakonita. Ker v tem primeru potrebujete osebni podpis vodje organizacije.

Nesprejemljiva je tudi uporaba telefaksa pri oblikovanju pooblastil. To je posledica dejstva, da je pooblastilo pomemben pravni dokument, ki vsebuje pooblastilo ene osebe, da zastopa interese drugega pred državnimi organi in organizacijami. Iz tega sledi, da lahko pooblastilo podpiše le vodja organizacije, ne da bi kdo uporabil faksimile. To pravilo je zelo pomembno in njegova skladnost bo pomagala preprečiti veliko težav.

Kje lahko naredim?

V primeru, da je direktor kampanje prišel do zaključka, da zaradi preveč dokumentacije ne more osebno podpisati vseh vhodnih listin ali internih nalogov organizacije, preprosto ne more brez faksimila.

Izdelava takega odtisa v zasebnih podjetjih, ki proizvajajo pečate in žige. V majhnih mestih se takšne storitve zagotavljajo tudi v tiskarnah. Stroški in čas proizvodnje bodo odvisni od kompleksnosti podpisa in zasnove faksimila. Praviloma je za izdelavo takega žiga potrebno več kot en teden, če ima podjetje veliko kupcev. Najbolje je, da se obrnete na tista podjetja, ki se že dolgo ukvarjajo s proizvodnjo tjulnjev in žigov in imajo veliko število stalnih strank.

Potrebujete ali ne?

V primeru, da vodja organizacije dvomi, da potrebuje faksimil kot analogni podpis, ne smete pohiteti in naročiti tega žiga. Še posebej, če v organizaciji ni veliko dokumentov in je vodja nenehno na kraju samem in lahko kadarkoli osebno podpiše uradni dokument.

Ob prisotnosti odtisa podpisa glave lahko ta žig uporabljajo podrejeni za osebne namene. To je treba upoštevati tudi.

V pogodbah o zaposlitvi

Tiskanje faksimilov se včasih uporablja pri prijavi za novega zaposlenega, kadar menedžer ni na mestu in strokovnjak za človeške vire izpolni vse dokumente. Ali je v tem primeru zakonito uporabljati ta podpis? To vprašanje je sporno. Nekateri odvetniki trdijo, da bi moral vodja delavca podpisati pogodbo o zaposlitvi le osebno. V tem dokumentu ne govorimo le o trajanju delovnega dne zaposlenega, temveč tudi o njegovi plači. In to je finančno vprašanje. Zato se faksimil tukaj ne sme uporabljati.

Kljub temu je veliko osebja osebja prepričanih, da je povsem mogoče utrditi delovne odnose strank s takšnim žigom. Še posebej, če sta se delavec in delodajalec dogovorila.

Prav tako je treba povedati, da pravila za podpis tega dokumenta niso nikjer določena. Zato govoriti o prepovedi uporabe faksimilov v pogodbah o zaposlitvi ni smiselno.

Zaključek

Vsak vodja podjetja mora biti neposredno vključen v podpis vseh dokumentov družbe. Tudi če ima slednji faksimile z odtisom svojega podpisa, to ne pomeni, da je ta žig lahko v rokah katerega koli zaposlenega. Organizacija mora izdelati določbo "O uporabi faksimilov" in odobriti izčrpen seznam uradnikov, ki jih lahko po naravi svojih dejavnosti uporabljajo. Na primer, v okvirih se pogosto zahtevajo faksimili, da se pritrdi podpis pooblaščene osebe na nekatere dokumente, izdane zaposlenim. Poleg tega se predsedniške tajnice pogosto uporabljajo za tiskanje tega vtisa, ko podpišejo podpis vodje na pismih, voščilnicah ali zahvalnih pismih.