Pomočnik sekretarja: opis dela, dolžnosti in odgovornosti

Sekretar-referent - eden najpogostejših prostih delovnih mest. Vsako podjetje zahteva osebo, ki zna poslati faks, popravi poročila, organizira sestanke in urnike organov. V zvezi s številnimi odgovornostmi, preden se prijavite na delovno mesto, je treba ugotoviti, kaj je opis delovnega mesta pomočnika sekretarja.

Kdo je tajnica?

Sekretar - nepogrešljiv pomočnik v kateri koli pisarni. To delovno mesto vključuje uradnika, osebnega pomočnika in receptorko. Tajnik-svetovalec se ukvarja z upravljanjem dokumentov v podjetju, spremlja shranjevanje in uporabo dokumentov. Kako se je ta poklic pojavil?

Nastal je med aktivnim reformnim delom Petra Velikega, ki je uvedel takšen pojem kot "tajniška pisarna". Sprva so bili prav uradniki, ki so se ukvarjali s štetjem in številčenjem dohodnih pisem. Na začetku 20. stoletja se je poklic tajnika razširil, do leta 1875 pa je bilo mogoče pridobiti posebne tečaje za strojepisce v mnogih velikih mestih v Evropi in Ameriki. Z izumom pisalnega stroja leta 1880 je ta poklic postopoma pridobil ženski obraz. Do konca prve svetovne vojne je bilo skoraj nemogoče najti moškega sekretarja. Takrat je bila ena izmed redkih poklicev, ki so na voljo ženskam. Najbolj ambiciozni od njih so diplomirali na tečajih in se zaposlili v podjetjih in pisarnah po vsem svetu. Spoštovali so jih in njihovo delo je bilo dobro plačano. Položaj pomočnika sekretarja je bil eden prvih korakov v smeri emancipacije žensk.

Danes je poklic že izgubil svoj nekdanji ugled, vendar je povpraševanje po pisarniških delavcih še vedno veliko. Najnovejši so oddaljeni sekretarji, katerih prisotnost ni nujno v pisarni. Storitve spletnih pomočnikov uporabljajo številne spletne platforme, ki morajo podpirati komunikacijo s strankami.

Odgovornosti pomočnika sekretarja

Med ljudmi je veliko šal in besed o tajnikih. Toda kljub slabemu ugledu, delovne odgovornosti Pomočnik sekretarja. Če želite delati v tej posebnosti, potem ne boste brez discipline, odgovornosti in določenega znanja. Kakšna je odgovornost takega zaposlenega?

• Vodenje evidenc: na ramenih žensk pade težka naloga, da natančno preverijo vse dokumente in jih ohranijo v redu. Pomoč je lahko potrebna za vse zaposlene v podjetju in praviloma se v velikih podjetjih zaposli več ljudi za mesto pomočnika sekretarja.
• Organizacija sestankov, potovanj, sestankov: sekretar mora vedno poznati vse novice in slediti. Ne samo, da običajno usklajuje urnik dela, temveč pripravlja tudi poslovna potovanja in poslovna srečanja.
• Prejemanje telefonskih klicev: neposredna odgovornost zaposlenega je komunikacija s strankami, partnerji in drugimi.
• Sprejem obiskovalcev: reprezentativni videz je za ta poklic zelo pomemben, saj je pogosto prva oseba, ki jo vidimo v podjetju, tajnica.
• Naročite pisarniški material in druge oblike življenja v pisarni.
• Izpolnjevanje zahtev za upravljanje. V nekaterih podjetjih ta člen traja večino časa. Zato, ko dobite službo, morate takoj razpravljati s prihodnjim vodjem o obsegu vaših dolžnosti.

Kot vidite, je odgovornost pomočnika sekretarja precej visoka. In seznam zahtev prav tako navdušuje. Kakšne lastnosti bi morala imeti sekretarka, da bi jo zaposlili?

Zahteve za to delo

• Dobro poznavanje računalnika in visoka hitrost tiskanja. Sodobni sistemi so zamenjali stare pisalne stroje, toda osnovne določbe opisa delovnega mesta pomočnika sekretarja so ostale enake: zmožnost ravnanja s pisarniško opremo in hitrost pisanja.
• Reprezentativni videz: zakonodaja Ruske federacije prepoveduje vsakršno diskriminacijo na podlagi rase, spola ali starosti pri zaposlovanju zaposlenih. Toda lep in urejen videz, vljuden govor in sposobnost podpiranja pogovora bodo vaše nedvomne prednosti.
• Točnost in organiziranost: te lastnosti ne bodo motile drugih strokovnjakov, za sekretarja pa so še posebej pomembne.
• Srednje posebno izobraževanje ali višje.
• Nekatera delovna mesta lahko zahtevajo znanje angleškega jezika. Še posebej pozorna na to skrb v velikih podjetjih.

Pravice zaposlenih

Delo kot tajnica pomeni veliko odgovornost, vendar so zaposleni in pravice, ki jih lahko zaščitijo v primeru kršitev nadrejenih.

• Sekretar ima pravico zahtevati in prejeti informacije, ki so potrebne za pravilno opravljanje svojih dolžnosti.
• Delodajalec mora delavcu zagotoviti pogoje za delo in ohranitev dokumentov.
• Pomočnik sekretarja lahko predloži ideje za izboljšanje delovnega procesa. Prav tako lahko samostojno odloča v okviru svojih opisov dela.
• Sekretar-referent lahko preskoči delo zaradi zdravstvenih razlogov in poslabšanja zdravja.

Strokovni profesor je po statističnih podatkih eden najdaljših na trgu: delavci so pogosto zapuščeni po urah. Zavedajoč se vaših pravic in obveznosti, lahko zaposleni deluje v svojem interesu v korist podjetja.

Kakšno izobraževanje je potrebno za to službo?

Opis delovnega mesta pomočnika sekretarja označuje, da mora kandidat imeti višjo ali srednjo posebno izobrazbo in delovne izkušnje vsaj eno leto. Če še nimate izkušenj, niste seznanjeni s pisarniškimi programi in niste zelo samozavestni pri tipkanju, potem lahko dokončate posebne tajniške asistenčne tečaje, v katerih se boste naučili, kako voditi poslovno korespondenco in uporabljati računalnik na ravni samozavestnega uporabnika. Vse to znanje lahko dobite sami z iskanjem informacij v knjigah ali na internetu. Malo prakse - in zagotovo se boste odpeljali v podjetje, ki potrebuje takšnega strokovnjaka.

Kje najti zaposlitev?

Položaj pomočnika sekretarja je v skoraj vsakem podjetju. Trg dela je poln različnih ponudb, med katerimi lahko najdete možnost z ustrezno razpoložljivostjo in plačami. Ne pozabite, da je konkurenca na tem področju visoka. Da bi dobili mesto, morate izstopati med desetimi drugimi prosilci. Poleg tega v majhnih podjetjih naloge upravnega pomočnika pogosto niso jasno urejene, zaposleni pa mora opraviti veliko različnih del. Da bi se temu izognili, izberite veliko podjetje, ki so ponavadi jasno opredeljeni okvir vaših odgovornosti. Če nimate takšne priložnosti, potem podrobno razpravljajte o vseh dolžnostih, ki jih morate opraviti na novem delovnem mestu.

Koliko dobivajo uradniki?

Povprečna plača poklicnih tajnikov se giblje od 25 do 45 tisoč rubljev. Izvršni pomočniki običajno dobijo malo več kot uradniki. Poleg tega lahko sekretarji-pomočniki med svojim delom sprejmejo edinstveno izkušnjo dela s svojimi nadrejenimi. Malo je verjetno, da bo novinec prejel plačo višjo od 25.000 rubljev, tudi v tako velikih mestih, kot sta Sankt Peterburg in Moskva. Z rastjo izkušenj in znanja pa se bo povečala tudi stopnja plač.

Strokovno svetovanje

Veliko lažje je dobiti službo kot tajnica, če veste, kaj se zahteva na intervjujih. Sposobnost za delo s programi Word in Excel je odločilna pri prijavi za delo. Potrebovali boste hitro tiskanje. Na internetu lahko najdete posebne programe za poučevanje slepih tipk, ki bistveno zmanjšajo čas tipkanja. Za hitrejše zaposlovanje je koristno posodobiti svoj življenjepis na straneh za iskanje zaposlitve in za intervjuje pripraviti majhen portfelj z opisom vaših veščin in sposobnosti.

Oblečenje za srečanje s potencialnim delodajalcem je potrebno v strogi pisarniški obleki temnih odtenkov. Takoj bo določil ton srečanja in vam pokazal kot odgovornega in profesionalnega zaposlenega. Če se prijavljate na mesto pomočnika direktorja, se spomnite, da se morate v tem primeru obnašati zelo previdno. Pred razgovorom preučite zgodovino podjetja. Delodajalec bo videl, da ste temeljito pripravljeni na srečanje in da se boste izognili številnim nadležnim zdrsom.

Rezultati

Kljub dolgemu seznamu dolžnosti in zahtev za pomočnike sekretarjev, lahko vsak opravi to delo. S pravilno pripravo na razgovor tudi ni težko. In tudi če nimate izkušenj, ne obupajte, poskusite začeti v majhnem podjetju. V skladu s preprostimi pravili lahko ustvarite kariero na področju pisarniškega dela.