Ali je birokracija, kaj je s preprostimi besedami?

S takšnim konceptom, kot je birokracija, se moramo vedno bolj pogosto soočiti s sodobnim človekom. Praviloma mnogi menijo, da je bistvo birokracije nekaj slabega in da običajnim državljanom preprečuje, da bi dosegli želeni rezultat pri delu z uradniki in zaposlenimi v različnih organizacijah. Toda kaj je ta koncept res? O tem podrobno v našem članku.

Opredelitev "birokracije"

Ta koncept je kombinacija dveh besed - francoskega biroja, grškega κρκτος in prevaja kot "pisarna" in "moč", to je prevlado v pisarni. Kaj to pomeni?

Tako preprosto rečeno, je birokracija nekakšen socialni sloj menedžerjev, ki je vključen v določeno organizacijsko strukturo, za katero je značilna vertikala informacijskih tokov, jasna hierarhija in formalizacija odločanja.

Poleg tega se ta pojem običajno razume kot določen sloj uradnikov, ki se nasprotujejo družbi in v njem zasedajo privilegiran položaj. Na splošno birokracija ni samo upravljavci, ampak tudi sistem, ki se ustvarja v vladnih organih in organizacijah.

Tako bi bilo treba v okviru birokracije razumeti:

1. Kategorija ljudi, ki zasedajo vodstvene položaje, ima razširjene pristojnosti in sodeluje v procesu sprejemanja pomembnih odločitev.
2. Postopek, ki vključuje različne dele prebivalstva za doseganje določenih ciljev.

Weberjeva teorija birokracije

Max Weber (ekonomist in sociolog) je prvi začel proučevati ta pojav in začel podrobno raziskavo.

Znanstvenik je opredelil naslednja načela pojma birokracije:

• hierarhijo naročil, ki temelji na pravni podlagi;
• na čelu vseh podrejenih je šef, ki je odgovoren zase in za dejanja svojih zaposlenih;
• delo mora biti razdeljeno glede na specializacijo in funkcijo;
• izpopolnjeno sistemsko delovanje delovnih procesov;
• sistem promocije temelji na izkušnjah, veščinah, sposobnostih in ima svoje standarde.

Weber uporablja izraz kot opredelitev razumne organizacije, ki ima jasne razvojne cilje brez favoriziranja. Po njegovem mnenju je birokracija idealen sistem za upravljanje družbenih struktur in njihovih strukturnih enot.

Weber je menil, da bi birokracija dala uradnikom priložnost, da dosežejo cilje organizacije z jasno delitvijo delovnih funkcij in upoštevanjem sprejetih pravil za njihovo izvajanje.

Weber je dal naslednjo značilnost racionalne birokracije:

• doseganje ciljev;
• delovanje neosebnih pravil;
• odgovornost na vsakem delovnem mestu;
• hierarhična odvisnost.

V procesu podrobne študije je Weber začel razlikovati med pozitivnim in negativnim načinom upravljanja. Pod nerazumno (negativno) birokracijo je razumel sistem, v katerem procesi postanejo sami sebi namen, kar negativno vpliva na uspeh organizacije. Z drugimi besedami, birokracija ni način, kako doseči cilje podjetja, temveč nesmiselno reproduciranje njegovih atributov (naročil, navodil, navodil itd.).

Pojem birokracije po sociologih R. Mertonu in A. Gouldnerju

Merton in Gouldner sta trdila, da menedžerji in uradniki sami po sebi pogosto končajo z birokracijo. Hkrati pa dosežemo uspeh celotnega podjetja v ozadju. Pomembno je ohraniti poslovno korespondenco, uvajanje standardov, norm in pravil ter nadzor nad njihovim spoštovanjem.

Merton je opisal birokracijo na naslednji način:

• zaradi strogega izvajanja vseh formalnosti menedžerji izgubijo sposobnost odločanja na svoji ravni (postajajo odvisni od mnenj svojih nadrejenih);
• Glavna naloga zaposlenih je strogo upoštevati predpisana pravila in navodila;
• togi okviri prisilijo menedžerje na vseh ravneh, da opustijo kreativno razmišljanje: začnejo živeti v okviru stereotipnega razmišljanja.

Vse težave in negativni procesi v organizacijah so pogosto posledica pretiravanja standardiziranih norm. Delavci vedo, kako ravnati v določenih situacijah, praviloma pa togost okvira vedenja in dejanj poslabšuje interakcijo z zunanjim okoljem.

V skladu s to teorijo birokracije ima ta metoda upravljanja pomembne negativne lastnosti:

• človeška narava je prezrta;
• v družbi postane odtujenost norma;
• oseba ne more izraziti svojega mnenja, zlasti tistega, kar je v nasprotju s splošno sprejetim razmišljanjem;
• ljudje začnejo podrediti osebne cilje tistim, ki jih je sprejela organizacija;
• v organizacijah obstaja prilagodljivost.

A. Gouldner je birokracijo razdelil na dve vrsti - reprezentativno (oblast je vodena z znanjem, izkušnjami in veščinami) in avtoritarna (moč naredi poslušnost pravilam sama sebi namen).

Vrste birokracije

Med študijo birokracije se je bistveno spremenila. Na to je vplival razvoj organizacijskih struktur v vladi in različnih institucijah.

Danes obstajajo tri vrste birokracije:

1. Klasična ali strojna oprema.
2. Professional.
3. Adhocracy.

Treba je podrobno proučiti vsako od teh vrst.

Klasična birokracija

Klasična birokracija je popolno spoštovanje splošno sprejetih pravil in predpisov ter izvajanje splošnih poslovodnih funkcij.

Razlikujemo naslednje prednosti klasične birokracije:

• poenotenje dejavnosti;
• stabilnost organizacije;
• centralizacija upravljanja;
• jasno delitev dela.

Hkrati so njegove slabosti naslednje:

• psihološke in duševne sposobnosti delavcev so sekundarni dejavniki dela;
• slaba motivacija zaposlenih;
• Odločitve, sprejete v nepredvidenih situacijah, so pogosto nepravočasne in neučinkovite.

Klasična birokracija je praviloma osnova za upravljanje v organih in podjetjih, ki so v njihovi podrejenosti. Hkrati je učinkovit tudi v podjetjih, ki so šibko osredotočena na zunanje okolje. Ta pogled je popolnoma v skladu z modelom M. Weberja.

Adhocracy

Adhocracy je vrsta birokracije, ki vključuje reševanje poklicnih težav in nalog z združevanjem določenih delavcev, ki so potrebni v določeni situaciji, saj lahko uporabijo vse svoje spretnosti in izkušnje.

Razlika med adhocracy in racionalno birokracijo je v tem, da prva nima jasne delitve dela, toge hierarhije in je pogojena z minimalnim okvirom formalnosti.

Profesionalna birokracija

Ta vrsta predpostavlja, da so upravljavci jasno osredotočeni na svoje teoretično in praktično znanje, na vseh področjih dela pa niso naključni ljudje, ampak pravi strokovnjaki.

Poklicna birokracija ima naslednje značilnosti:

• visoka raven vodstvenih kompetenc;
• vodijo se zapisi o poteku procesa upravljanja;
• manj formalizacije delovnih odnosov;
• Vsak vodja lahko samostojno odloča na svoji ravni, vodje na višji ravni pa se ne zavedajo odločitev, sprejetih na nekaterih področjih dela;
• Delovna mesta so združena v skladu z načelom hierarhije in funkcij delavcev.

Hkrati so prednosti profesionalne birokracije:

• naloge, vključno z izrednimi, so rešene veliko lažje in hitreje;
• visoka motivacija, tako osebna kot splošna (organizacijska);
• zaposleni imajo možnost biti bolj ustvarjalni pri reševanju problemov.

Slabosti strokovne birokracije so lahko:

• močno zmanjšanje učinkovitosti dela delavcev v odsotnosti trenda razvoja podjetja;
• nenehno potrebo organizacije po pravilnem iskanju in razporejanju osebja, saj je treba najti vredne kandidate, ki so lahko odgovorni za njihovo spletno stran in uporabljajo svoje izkušnje in znanje na svojem delovnem mestu;
• potrebo po uporabi moči ne samo v okviru prisile in nagrajevanja, ampak tudi moč strokovne in informacijske.

Ruska birokracija

V Rusiji je birokracija na žalost osnova za gradnjo dela večine vladnih agencij, oddelkov in organizacij. Zato se pogosto sooča s takim pogledom kot strojna birokracija, vendar je hkrati pogosto popačena. Torej je na papirju v organizaciji vse skoraj popolnoma jasno, toda dejansko stanje je lahko precej drugačno. Zaposleni lahko svoj položaj uporabljajo za osebne namene in v določenih točkah kršijo vse norme, standarde in navodila.

Jedro vrednotnega sistema je kariera managerja, s katerim povezuje vsa svoja življenjska pričakovanja, služba same organizacije pa postane sredstvo za doseganje osebnega dobička. Zaradi nekaterih posebnosti ozemlja in miselnosti v tem trenutku uporaba racionalne (pravilne) birokracije na ozemlju Ruske federacije ni mogoča.

Zaključek

Birokracija ni le osnova organizacij. Je osnova za vzpostavitev sistema nadzora nad izvajanjem nalog in sprejemanja poslovodnih odločitev. Glede na pogoje, cilje in priložnosti se ugotovi, kakšna birokracija bo prevladala.