BPM-sistem (upravljanje poslovnih procesov, upravljanje poslovnih procesov): pregled, primeri, izvedbeni cilji

Upravljanje poslovnih procesov je upravljanje poslovnih procesov. O tej dejavnosti pogosto govorimo na tematskih prireditvah in v medijih, žal pa raven pogovorov pogosto ni visoka. Zdi se, da nekaterim ljudem primanjkuje osnovnih elementov.

Osnovne informacije

Metodologija upravljanja poslovnih procesov (BPM) s kompetentnim in ustreznim pristopom omogoča doseganje bistvenega izboljšanja učinkovitosti. Vendar pa visoke cene uporabljenih rešitev ne prispevajo k široki distribuciji. Da bi ga razumeli, morate najprej preučiti in razumeti koncept poslovnih procesov.

Hkrati je treba paziti, ker oglaševalske tehnike ustvarjalcev BPM-ja povzročajo določeno zmedo. Tu se lahko spomnite sistemi za upravljanje baz podatkov ki so nekoč postali strelo-relacijski. Na primer, oblikovalci poslovnih procesov, ki se osredotočajo na delo s sistemskim osebjem in vmesno programsko opremo za usklajevanje omrežnih storitev, napredujejo kot univerzalne rešitve. Kaj storiti v tej situaciji? Na področju informacijske tehnologije obstaja zmeda. Zato bi bilo primerneje obravnavati trenutno stanje s poslovnega vidika. Konec koncev lahko rečemo, da se nagonsko trudi razvijati procesno razmišljanje, ki je temeljni dejavnik WSPM.

Za boljše obravnavanje tega bodo upoštevani sistemi BPM. Pregled obstoječega razvoja bo zagotovil idejo o njihovi funkcionalnosti in zmožnostih. Čeprav je to malo verjetno, da bi shranili komercialne strukture s poti poskusov in napak.

Prvi primer

Recimo, da imamo dinamično domače srednje veliko proizvodno podjetje. Uspešno izvaja načela upravljanja procesov. Hkrati pa je izraz „poslovni proces“ prepovedan. Zakaj? Stvar je v prejšnjih negativnih izkušnjah, ko je ekipa zunanjih svetovalcev uspela zagotoviti le paket dokumentov z dvomljivo praktično vrednostjo, informacije, v katerih je že zastarela.

Kaj je potrebno v tem primeru? Nenehna in vsakodnevna skrb o postopkih, ki potekajo v podjetju. Čeprav je v resnici - to je poslovni proces. To je zelo dober primer kompromisa. Zanimivo je, da taki primeri niso omejeni na prostor nekdanje Sovjetske zveze. To se dogaja v mnogih državah v zahodni Evropi in Združenih državah. Obstaja priljubljen pristop k radikalnemu opuščanju obstoječega reda in prestrukturiranju optimalne sheme poslovnih procesov. V tem primeru je kot primer naveden japonski pristop. Kar je zanimivo, temelji na majhnih, a nenehnih izboljšavah. Če govorimo o implementaciji BPM sistemov, zastavljenih ciljih in pristopih, obstaja tveganje, da se izgubimo v terminoloških močvirjih.

Logični rezultat je zanemarjanje učinkovite metodologije upravljanja in izzivanje zavrnitve s strani strokovnjakov. Da bi se temu izognili, je potrebno oblikovati ključne teze, ki omogočajo orientacijo v tej temi.

Kaj je poslovni proces?

V iskanju odgovora ne smemo začeti s pravili ruskega jezika in zdrave pameti. Če pomislite, da če se lotite podjetja in procesa in na njihovem presečišču dobite, kar potrebujete, je to napaka. Najbolje je, da se sklicujete na izvirni vir tega izraza. Davenport in Hummer sta ju leta 1990 predstavila v sodobnem besednjaku upravljanja kot del nastale metodologije. Ta izraz se lahko popolnoma ustali. Kot tudi metodologija, ki je bila priznana. Toda številni poskusi, da bi ga ponovno opredelili, samo povzročajo zmedo.

Kaj je poslovni proces? S tem je mišljeno urejeno in usklajeno zaporedje ukrepov, katerega cilj je doseči določen končni rezultat. Ustanovitelji so v tem primeru pomenili zadovoljstvo strank. Zdi se, da je - kaj je nenavadno v izjavi, da je treba vse dejavnosti komercialne organizacije racionalizirati in usmeriti k doseganju pozitivnega poslovnega rezultata?

Da bi razumeli bistvo koncepta, je treba spoznati temeljne pomanjkljivosti funkcionalne organizacije upravljanja. To je iz kategorije tega, kar je zasmehoval Arkadij Raikin: Nimam nobenih pritožb glede gumbov, ampak kdo je odgovoren za kostum? Funkcionalni pristop pomeni, da so vsi zaposleni in da so samo kupci pod nogami, kar odvrača od dela. Medtem ko koncept poslovnega procesa predvideva »prebijanje skozi predor« med prostori upravljavcev, tehnologov, proizvodnih delavcev, dobaviteljev, financerjev in računovodij. Vsi bi morali videti stranko, kaj je na njegovem vhodu, in sodelovati kot ekipa za dosego določenega cilja. Žal, toda ta temeljna ideja ni bila uresničena povsod in ne vedno. Kot rezultat, med prehodom na proces upravljanja pogosto preprosto ustvarite novo strukturno enoto. To je nesmiselno, ker je potrebno, da ne proizvajamo birokracije, temveč da spreminjamo delo organizacije, menedžerjev, strokovnjakov. To je mogoče doseči, na primer s spremembo načel spodbud. Če obstaja nekaj, kar se imenuje »poslovni procesi finančne službe«, to pomeni neuspeh.

BPM ni programska oprema!

Mnogi verjamejo, da je sistem BPM namenjen prodaji, kadrovskemu upravljanju, skladišču in nekaj drugega. Ne! Prvič, to je metodologija upravljanja. Ampak, če ste že poglobili v podrobnosti, potem se pojavi delitev. V tem primeru je treba metodologijo optimizacije in reorganizacije poslovnih procesov iz programske opreme razlikovati od programske opreme, ki je pogosto uporabljeno orodje za ta namen. Na splošno se za označevanje uporablja izraz »rešitve BPM«. Ali obstaja velika razlika med njimi? Za primerjavo lahko prinesete računovodstvo. Lahko zazna tako metodologijo upravljanja kot tudi program. V vsakdanjem življenju se ena in druga nadomestita z besedo »računovodstvo«. V takih primerih kontekst pomaga razumeti, kaj se govori.

Če nadaljujemo analogijo, lahko rečemo naslednje: računovodstvo se lahko ohrani brez uporabe računalnika. Toda v praksi tega ne počnejo zdaj. Zato BPM pogosto spremlja prisotnost in delovanje specializirane programske opreme. Obstajajo lahko tudi druge zaznavne težave. To je posledica dejstva, da je zadevni koncept upravljanja zelo nov. Hkrati lahko pogosto slišite mnenje, da je BPM vedno bil. V takih izjavah je uporabljena zelo široka interpretacija tega izraza, zaradi česar je težko razumeti bistvo sprememb, ki so se zgodile v upravljanju ob koncu dvajsetega stoletja.

Pridobivanje priljubljenosti

V devetdesetih letih prejšnjega stoletja je bilo po vsem svetu priljubljeno prenovo podjetij. Zamenjal ga je BPM sistem za podjetja. Ta položaj je nastal zaradi dveh pomembnih točk: t

1. Osredotočite se na stalno izboljševanje procesov v podjetju (namesto na enkratno radikalno preobrazbo).

2. Delo s specializirano programsko opremo, potrebno za neposredno izvedbo načrta. Koncept BPM se ni spremenil v primerjavi z reinženiringom. Toda izboljšanje je bil proces načrtovanja, razvoja, izvajanja in delovanja. Ko govorimo o vplivu metod in praktičnih izkušenj, ne smemo spregledati dejstva, da je radikalni preoblikovanje vrsta šok terapije. To pomeni, da prinaša zelo velika tveganja. Treba je opozoriti, da je za programerje takšen prehod norma, saj se je v programski opremi ta metamorfoza zgodila prej. Zdaj, ko ustvarjamo programsko opremo, pogosto uporabljamo krajše cikle - načrtovanje, razvoj in testiranje, namesto tradicionalnega slapa. Poleg tega je treba opozoriti na večjo variabilnost poslovnih procesov v primerjavi s posameznimi funkcijami. Kako se to kaže v praksi? Lahko napišete programe za zaračunavanje. Verjetno bo služila nekaj let. Tukaj je samo poslovni proces v tem času bo imel čas za spremembo večkrat. Zakaj? Za to obstaja več razlogov: dejstvo, da organizacija nenehno išče učinkovitejše načrte delovanja, ali »skrb« državnih regulativnih agencij, bo nujno prispevala k temu. BPM-sistem omogoča, da se zagotovi računovodstvo in izvajanje vseh teh sprememb in zahtev. Ampak samo s pravim pristopom.

O komponenti programske opreme

Arhitektura BPM sistemov lahko pomembno vpliva na obseg opravljenih nalog in dosežene cilje. Najprej je treba opozoriti, da obstaja potreba po vizualnih orodjih, ki bodo zagotovila razvoj shem. Poleg tega bi morali biti organizirani tako, da bi analitik lahko samostojno, ne da bi pritegnil programerje, spreminjal.

Primer: regionalna mreža trgovin z orožjem se iz vsakodnevne pošiljke blaga premakne na 24 ur, da se zagotovi dostava vsem strankam v 24 urah. Vendar pa videz računa in računi ostanejo enaki. Toda nekateri koraki so obrnjeni. Drugi začnejo teči vzporedno in ne zaporedno. V idealnem primeru je analitika dovolj, da premaknete nekaj kvadratov na diagramu z miško, preusmerite puščice in naložite spremembe v sistemski motor. V tem primeru bodo zaposleni prejeli naloge v skladu z novim pristopom dela. Tukaj se srečamo s poudarkom na BPM-ju - ne samo, da lahko upravljate procese, temveč jih tudi dinamično obnavljate. Takšna značilnost pri nekaterih ljudeh povzroči napačno prepričanje, da je ta sistem zasnovan za upravljanje sprememb. V resnici pa zagotavlja smernice za poslovne procese, ki se izvajajo, vendar na tak način, da jih je mogoče zlahka spremeniti. Po eni strani ne smemo podcenjevati komponente programske opreme. Toda dviganje v nebesa, ob upoštevanju alfa in omega, prav tako ni možnost.

Komunikacija z delovnim tokom

Pri preučevanju delovanja BPM sistemov se pogosto pojavlja zmeda glede posameznih vprašanj. Eden od teh je Workflow. Samo po sebi pomeni "zaporedje dela" (sestavljanje procesa - opomba). Vendar se pogosto uporablja za označevanje funkcije nadzora pretoka v tradicionalnem sistemu dela.

Če govorimo abstraktno, lahko rečemo, da je BPM razširitev delovnega toka. Toda tudi v tem primeru je treba opozoriti na dejstvo, da BPM posveča več pozornosti medsektorskemu medsebojnemu delovanju in zbiranju statističnih podatkov o uspešnosti poslovnih procesov. Teoretično bi morali delati enako dobro z ljudmi in z drugimi sistemi. V praksi pa delajo boljše delo z eno stvarjo. Standard BPEL na primer opisuje usklajevanje klicev omrežnih storitev in absolutno ne upošteva možnosti interakcije z ljudmi.

Pogoste napake

Zelo pogosto se BPM dojemajo kot preprosti izvajalci poslovnih procesov. To je smiselno, ker vizualni urejevalnik dobi veliko pozornosti. To je samo začetek dela, vendar ne vse, kar je vredno narediti. Ko je shema ustvarjena, jo je treba naložiti v motor. Nato se začne delo kopij. Na primer, pri vzdrževanju avtomobilov se vse začne z naročilom stranke. Gre za primer poslovnega procesa, ki je nastal v času začetka sodelovanja. Vsako naročilo poteka skozi določeno zaporedje stopenj: zaposleni se najprej s stranko pogaja o potrebnem obsegu dela, opravi začetni pregled avtomobila, nato ga pošlje v delavnico delovodju, ki opravi svojo nalogo, končna faza pa je plačilo in sprejem avtomobila. Med izvajanjem so možne dodatne odobritve. Vse informacije o kopijah so shranjene v motorju BPM. Kdo in kdaj ga je začel, na kateri stopnji je zdaj odgovorna oseba - vse to je. Možen je ročni zagon (v obravnavanem primeru) ali samodejno (ko se odjemalec neodvisno registrira za servisiranje). V tem primeru upravitelj, poveljnik in računovodja vidijo informacije in naloge, ki so dodeljene vsakemu od njih. Ko se izvedejo, se vnesejo vsi potrebni podatki in začne se postopek njihovega prenosa. Prehod na naslednjo stopnjo (če to ni konec). Poleg tega ima vsak primerek določeno vsebino. Namreč - niz podrobnosti, ki so opredeljene v sami shemi. V zgornjem primeru je to številka in znamka avtomobila, telefonska številka in priimek stranke, ime delov, potrebnih za popravilo. Vse te informacije se lahko shranijo bodisi neposredno v sam BPM motor (njegova notranja baza podatkov) bodisi v specializiran zunanji sistem. V tem delu potekajo koraki avtomatizacije. Na primer - izpisek računa. Poleg tega se lahko zagotovijo dodatne kontrole procesa. Torej, v primerih, ko določen korak traja dlje od dodeljenega časa, se upravitelju pošlje sporočilo z uporabo sporočila. Ampak, da bi se to zgodilo, morate skrbno določiti cilje za izvajanje BPM.

Delo s korporativnimi sistemi

Mnogi neupravičeno verjamejo, da lahko BPM nadomesti veliko aplikacij, kot so: CRM, ERP, proračunski sistemi. Ampak, žal, to ni res. Konec koncev, ona v resnici ne nadomešča, ampak le dopolnjuje. Programske opreme ne smemo obravnavati kot uporabljene, ampak sistemske ali vmesne. Konec koncev je načrt dela najprej določen in šele nato začnejo delovati poslovni procesi.

Mimogrede, v mnogih CRM in ERP je vgrajen modul BPM. Ta rešitev se uporablja za hitro preoblikovanje sistema, zagotavljanje minimalnih stroškov programiranja ali brez njega. In to ni presenetljivo. Navsezadnje so vse prednosti BPM-ja zelo dobro izražene v tistih primerih, ko podjetje nima enega, temveč cele vrste poslovnih sistemov. Tej situaciji se soočajo korporacije, ki že imajo vzpostavljeno informacijsko infrastrukturo med prevzemom podjetij s podobnim položajem. Podobno je tudi v podjetjih, kjer en sistem ne more izpolniti zahtev. Tudi če take potrebe ni, potem lahko kot dodatno točko prinesete programsko opremo "odjemalec - banka", ki ni vključena v sistem. Toda tudi brez nje, dejavnost ne bo udobna.

Najbolj naraven način vključevanja v tem primeru je delo s poslovnimi procesi. In to ni presenetljivo, saj je bila njihova začetna zamisel ravno uničenje ovir med tradicionalnimi funkcionalnimi področji upravljanja, za katera se ustvarjajo posamezne korporativne aplikacije. Čeprav ni vse tako enostavno, kot se zdi na prvi pogled. Pomanjkanje enotnih standardov ustvarja vrsto težav pri nastavljanju interakcije med različnimi sistemi.

Zaključek

To je zaključilo pregled BPM-sistema. In še enkrat je treba spomniti, da to ni samo in ne nujno ena programska oprema. BPM se na prvem mestu vedno nanaša na koncept upravljanja procesov, ki poslovne procese obravnava kot posebna sredstva podjetja, ki ga je treba nenehno prilagajati in spreminjati. Temelji na načelih jasnosti in prepoznavnosti, uporabi programske opreme s funkcijami modeliranja, simulacije, spremljanja in analize.

Primeri sistemov BPM, ki so obravnavani v tem članku, bi morali utrditi takšno prepričanje. Ne smemo pozabiti, da je to le orodje. In kako bo uporabljena, je odvisno od tega, v katere roke spada. Kompetenten, ustrezen, izobražen in učinkovit vodja bo našel, kako uspešno uporabiti CPM. In če nima teh lastnosti in spretnosti, potem tudi najcenejše in kakovostne rešitve verjetno ne bodo pomagale organizacijam racionalizirati svojih dejavnosti in s tem pridobiti konkurenčne prednosti. Je to v prisotnosti velike sreče in dobrega vodilnega in srednjega vodstvenega osebja.