Računovodske outsourcing: vrste, prednosti in slabosti oddaljenega knjigovodstva

V vsaki organizaciji davčno računovodstvo ostaja pomemben del dela celotnega podjetja. Zato veliko podjetij potrebuje strokovne računovodske storitve. Vendar pa nobeno podjetje ne more najeti takega zaposlenega v državi. V tem primeru obstaja storitev računovodskega outsourcinga, katere koristi so cenili številni predstavniki podjetij. Morda bi tudi vi morali biti med njimi.

Kaj je to?

Za odločitev o primernosti sklenitve sporazuma o računovodskem outsourcingu morate razumeti, kaj je ta storitev. Konec koncev, le ob razumevanju njegovih prednosti in slabosti, lahko upravitelj sprejme pravilno odločitev.

V bistvu gre za delni ali popolni prenos računovodskih funkcij na tretjo organizacijo, ki bo obravnavala finančno in davčno računovodstvo, pripravljala in pošiljala poročila pristojnim organom.

Pogosto je računovodski outsourcing zmeden s povabilom tretje osebe k svojemu podjetju. Ampak to absolutno ni tako. Morate jasno razumeti razliko. Dejansko v primeru računovodskega zunanjega izvajanja družba nasprotno prenese del svojih funkcij na drugo organizacijo za določeno finančno nagrado.

Ustreznost

Vsi, ki poslujejo, bodo morali voditi evidenco vseh finančnih transakcij. Vsaj za dobiček bo moral poročati davku. Zato srednja in velika podjetja raje zaposlujejo celotno osebje lastnih računovodij, kar pa ne velja za majhne organizacije. Če je število finančnih transakcij majhno, je ekonomsko nedonosno najeti strokovnjaka. Zato je v tem primeru relevantno zunanje izvajanje računovodstva, kar omogoča prihranek pri plačah zaposlenih.

V Rusiji se trg teh storitev razvija pred kratkim. Trenutno je v Moskvi približno eno in pol tisoč podjetij, ki ponujajo računovodske storitve, zunanje izvajanje in druge storitve. To je še posebej primerno za srednja in mala podjetja. Konec koncev so lahko stroški v tem primeru nižji od plačila zaposlenemu.

Vrste računovodskega outsourcinga

Ponudbe podjetij, ki ponujajo to storitev, lahko razdelimo na štiri vrste. Katera izmed njih izbere, se vsako podjetje odloči samostojno, glede na finančne možnosti, cilj in željo, da računovodstvo prenese na daljinsko upravljanje.

Svetovanje

To je računovodski outsourcing v svoji najpreprostejši obliki. Podjetja naročajo to storitev v določenih situacijah. To vključuje preverjanje strokovnjakov zaposlenih ali kakovost dela, ki ga opravljajo.

Tudi računovodski outsourcing se izvaja v primerih, ko so pred nami izzivi, v katerih sedanji zaposleni nimajo ustreznih izkušenj, vodja pa želi biti prepričan o brezhibnem rezultatu dela. To na primer velja za transakcije s tujimi partnerji.

Tudi če se sedanji računovodja v podjetju spopade s svojimi dejavnostmi, redno posvetovanje z izkušenimi kolegi očitno ni odveč. Dejansko je v razmerah, ko se davčna zakonodaja redno posodablja, težko slediti vsem odtenkom.

Selektivno računovodsko zunanje izvajanje

V takih primerih upravljanje prenese le nekatere funkcije na oddaljeno vzdrževanje. Na primer, možne so naslednje možnosti.

• Izračun prejemkov zaposlenih.
• Poročanje.
• Priprava davčne napovedi itd.

Delno obračunavanje zunanjega izvajanja se prenese v primerih, ko poslovodstvo ne namerava popolnoma izgubiti nadzora nad finančnim računovodstvom.

Ta možnost je prav tako zahtevna med tistimi, ki želijo iz istega tipa rutinskega dela osvoboditi računovodje s polnim delovnim časom ali celo zmanjšati nekatere zaposlene. Družba bo delno prenesla računovodstvo v zunanje izvajanje, nekatere naloge pa bo opravljala samostojno.

Popolno zunanje izvajanje

V tem primeru družba-stranka dodeli vse funkcije oddaljenemu računovodji. Ta vrsta zunanjega izvajanja omogoča vodstvu, da sploh ne najema računovodij s polnim delovnim časom. Morda bo tako mogoče zmanjšati stroške vzdrževanja zaposlenih.

Outsourcing v imenu glavnega računovodje

Ta vrsta sodelovanja daje zunanji organizaciji pravico do podpisa. V tem primeru se stranka popolnoma razbremeni dela s finančnimi evidencami.

Vendar pa ima takšno zunanje izvajanje računovodskih storitev veliko pomanjkljivost. Konec koncev, lastnik podjetja v tem primeru skoraj popolnoma izgubi nadzor nad ukrepi izvajalca. Preden se odločite o računovodstvu na daljavo, morate skrbno razmisliti o vsem.

Posebne lastnosti

Mnoga podjetja raje prenesejo računovodske outsourcing na organizacijo, ki bo prevzela funkcije finančnega in davčnega računovodstva. To prihrani organizacijo delovnih mest za zaposlene. In tudi o velikih davčnih olajšavah, ki jih potrebuje vsak zaposleni.

Podjetja, ki opravljajo računovodske storitve (zunanje izvajanje), imajo veliko osebja. Vsi so visoko usposobljeni. To niso samo računovodje, ampak tudi menedžerji, pravni strokovnjaki, davčni strokovnjaki itd.

Računovodsko zunanje izvajanje (davčno in finančno poročanje) se tako aktivno razvija, da je veliko organizacij z veseljem prešlo na oddaljene storitve.

Zahvaljujoč internetni tehnologiji se lahko vsi podatki shranijo v storitev v oblaku. Kaj to pomeni za uporabnike? Vodja organizacije stranke ali drug zaposleni lahko kadar koli pregleda računovodske izkaze. To je priročno in vam omogoča, da kadar koli nadzirate dejavnosti zunanjega podjetja.

Zanimivo je, da nadzorni organi pri uporabi shrambe v oblaku ne bodo mogli pridobiti informacij, četudi se iz neznanega razloga odločijo za umik računalnikov. Za nekatere je ta funkcija lahko pomembna.

Prednosti računovodstva na daljavo

• Zmanjšanje stroškov računovodje zaposlenih. Konec koncev vsak zaposleni potrebuje ločeno delovno mesto. Prej ga je treba opremiti z nakupom mize, računalniške in druge pisarniške opreme ter namestiti niz programov, ki so potrebni za opravljanje računovodskih funkcij. Poleg tega je treba za vsakega zaposlenega opraviti znatne davčne olajšave. To ni samo dohodnina, temveč tudi plačila pokojninskemu skladu. Zunanje podjetje že ima vso potrebno opremo za opravljanje računovodskih funkcij, plačilo za daljinsko obračunavanje pa je strošek, za katerega lahko stranka prejme odbitek DDV.
• Kakovost V podjetju, ki ponuja storitve zunanjega izvajanja, so vsi računovodski postopki že vzpostavljeni. Ni treba porabiti časa za zaposlovanje in usposabljanje osebja. Zunanje podjetje zaposluje različne strokovnjake, ne le računovodje. Zato se vprašanja, ki se pojavljajo med delom, rešujejo precej hitro. Dokončana dela testirajo bolj kvalificirani delavci, preden pridejo do končnega kupca. To vam omogoča, da ne skrbi za rezultat.
• Odgovornost. Vse zunanje storitve se opravljajo na podlagi pogodbe. Pred podpisom je treba natančno preučiti njene pogoje. Med podjetji, ki delujejo zunanjim izvajalcem, se šteje, da je običajna praksa, da so odgovorni za izgubo dokumentov, napake, storjene itd. Zato mora naročnik sam plačati globe in druge stroške, ki so nastali zaradi njegove krivde.
• Zaupnost Pogodba mora vključevati klavzulo o nerazkrivanju informacij. Navsezadnje so vsi finančni podatki, ki jih prejme naročnik, dejansko poslovna skrivnost in se ne smejo razkriti in dati na voljo nepooblaščenim osebam.

Proti računovodstvu na daljavo

Na podlagi zgoraj navedenih prednosti se lahko zdi, da je zunanje izvajanje finančnega in davčnega računovodstva idealna storitev. Vendar pa življenje izziva trezen pogled na stvari. Ne pozabite na morebitne pomanjkljivosti. Konec koncev, samo premišljena odločitev prinaša dober rezultat. Torej, slabosti:

• Nezadostna kontrola. Za razliko od zaposlenega za polni delovni čas, strokovnjaki zunanjega računovodskega podjetja niso v sosednji sobi, zato je težko opazovati njihovo delo na spletu. Vendar pa je ta pomanjkljivost pri uporabi internetnih tehnologij čim manjša, kar omogoča stranki, da preveri dokumente iz katere koli naprave, povezane s svetovnim spletom.
• Razkritje informacij. Tudi s klavzulo o zaupnosti vedno obstaja nevarnost kršitve. Teoretično lahko posredujejo finančne informacije tretjim osebam in jih preprosto „združijo“. Možno je, da za določeno nagrado. Ampak morate razumeti, da bo v tem primeru naročnik moral prevzeti odgovornost za takšno malomarnost, velika podjetja pa se sploh ne bodo ukvarjala s takimi nesmisli, s čimer tvegajo svoj ugled, ki prinaša veliko več dobička.
• Nepoznavanje poslovnih funkcij. Vsako območje ima svoje odtenke. Zaposleni v podjetju za zunanje izvajanje, tudi če dobro poznajo zamotanost računovodstva, morda ne pozna osnovnih stvari, povezanih s poklicnimi dejavnostmi organizacije kupcev. Vendar pa morate razumeti, da je večina ukrepov finančnega računovodstva univerzalna, zato te neugodnosti ni mogoče šteti za pomembne.
• Nizka kakovost. Obstaja možnost, da postanete naročnik nesposobnih računovodij, ki uporabljajo nepopolno tehnologijo. Spremembe v finančnem in davčnem računovodstvu je treba na primer stalno spremljati. Če zanemarite to rutinsko akcijo, lahko v računovodstvu naredite napake, ki zmanjšujejo kakovost storitev, ki jih zagotavlja zunanje podjetje.
  

Zaključek

Vsak vodja se mora odločiti o organizaciji finančnega računovodstva v svojem podjetju. Izbirati morate med najemanjem rednega računovodje in podporo zunanjim izvajalcem. Prednost druge možnosti je zmanjšanje stroškov. Poleg tega podjetja ponujajo strankam več možnosti za storitve. Lahko je na primer popolna ali delna računovodska podpora. Nadaljnji stroški so odvisni od izbrane storitve.