Vrste in funkcije dokumentov

Vsako podjetje, podjetje, organizacija oblikuje dokaj veliko število različnih vrst in vrst dokumentacije. Nekateri od njih so zasnovani tako, da zagotavljajo zunanjo komunikacijo, drugi pa lahko neposredno zagotavljajo interno organizacijske strukture iz različnih razlogov. Kakšne so funkcije dokumentov v organizaciji?

Pri oblikovanju celotnega sistema dokumentacijske podpore (DL) so bili oblikovani različni sistemi dokumentov, vključno z administrativnimi dokumenti, računovodstvom in poročanjem, osebjem itd. Zato pri delu z njim ne smemo pozabiti na povezavo s sistemom lastništva dokumentov. Obstajajo določene zahteve na področju strukture, oblikovanja in njegove vsebine. Poleg tega je pomembno razumeti, v katero vrsto spada dokument in kakšno funkcijo opravlja. Ta članek se osredotoča na koncepte in funkcije dokumentov.

Kaj je dokument?

Tako je na splošno glavna dejavnost organizacije oblikovanje dokumentov. Funkcije, ki jih izvaja dokument, so različne. Ti vključujejo na primer logistične in organizacijsko-upravne. Dokument je otipljiv predmet, ki potrjuje določeno pravico nekoga ali nekega dejstva.

Hkrati lahko dokaže identiteto osebe ali pa je dokaz za nekaj. Poleg tega se dokument šteje za način, ki vsebuje informacije, v katerih je duševno človekove dejavnosti kot tudi vsako življenjsko dejstvo. V Rusiji se je ta izraz pojavil iz časa Petra I. Potem je bil tako označen pisni dokaz. Po tem so se začele pojavljati druge opredelitve, kot so „akt“, „uradni dokument“ itd.

Dvoumen izrazni koncept

Vse družbene dejavnosti uporabljajo zgornji izraz. Hkrati pa v vsaki smeri delovanja institucije, organizacije ali industrije obstaja neposredna definicija tega koncepta. Vendar pa je danes o tem vprašanju toliko mnenj, da ni mogoče jasno opredeliti pojma „dokument“. Funkcije dokumentov zanimajo mnoge.

Vsak strokovnjak, ki opravlja svojo dejavnost na področju dokumentacije ali pisarniškega dela, ima svoje razumevanje tega vidika, čeprav je z zakonom določena formalna opredelitev.

Najsodobnejši je trenutno informacijski način shranjevanja dokumentov kot na oprijemljivih medijih. In vsaka organizacija ima svoj obseg dela na področju dokumentacije, v povezavi s katerim se dokumenti lahko razvrstijo iz različnih razlogov. Nato upoštevamo funkcije regulativnih dokumentov, odvisno od njihovega namena in drugih znakov.

Razvrstitev dokumentov po dogovoru

Z imenovanjem so dokumenti: organizacijska, administrativna, poročevalska, statistična, izobraževalna, metodična, znanstvena, tehnična, kadrovska in mnogi drugi.

Odvisno od funkcije, ki jo opravljajo, se razlikujejo naslednje vrste dokumentov:

• naročila;
• naročila;
• vse vrste poročil;
• navodila;
• akti;
• protokoli;
• Pomoč;
• praznine itd.

Klasifikacija dokumentov s snemanjem informacij

Po drugi strani pa se delijo z metodo določanja informacij. Ti vključujejo pisne, grafične, foto in video dokumente. Vsebujejo jih lahko tako na otipljivem mediju kot v informativni obliki (na računalniku, na internetu itd.).

Obstajajo dokumenti za zunanje in notranje delo. Videz vključuje vhodno in izhodno dokumentacijo. Glede na zahtevnost (kompleksnost) prevladuje naslednja klasifikacija: preprosta in kompleksna. Enostavni dokumenti so dokumentacija, ki predpostavlja prisotnost enega vprašanja, zapletena pa vsebujejo določeno število vprašanj.

Stopnja klasifikacije javnosti

Glede na stopnjo javnega obveščanja so dokumenti dostopni in omejeni pri dostopu, to je z različnimi stopnjami tajnosti: popolnoma tajni, zaupni itd.

Poudariti je treba pravno veljavo:

• pristne;
• dvojniki;
• false (ponaredek).

Prva vrsta vsebuje podatke, ki potrjujejo njihovo zanesljivost in so pravilno prevedeni in izvedeni. Takšni dokumenti so lahko veljavni in neveljavni, če je obdobje veljavnosti poteklo ali je preklicano z zamenjavo z drugim aktom. Celotne informacije te vrste niso pravno zavezujoče.

Dvojniki so kopije dokumentov. Lažni podatki vsebujejo napačne podatke o nekom, sestavljeni v napačni obliki in v nasprotju z zakonom.

Razvrstitev po rokih in obvezna

V smislu izvedbe so:

• nujni, ki zahtevajo izvedbo dokumenta v predpisanem roku;
• ni nujno.

Glede skladiščenja je treba navesti trajno in začasno. Zadnji rok uporabnosti je do deset let in več.

Glede na stopnjo zaveze so lahko:

• obvezno, kar pomeni, da morajo biti izvršeni neomejeno in imeti pristojnost;
• informativno, ki bi vsebovala informacije o dejavnostih družbe.

Razvrstitev po stopnjah poenotenja

Po stopnji poenotenja so dokumenti razdeljeni tudi na nekatere vrste. Med njimi so:

• posebni - enkratni dokumenti;
• tipično - združujejo homogene informacije;
• šablona - s predhodno pripravljenim tiskanim besedilom, ki ga je treba izpolniti kot rezultat končne registracije v danem položaju;
• poenoteno.

V slednjem naj bo mesto besedila na levi strani lista, na desni pa so črte. Ustrezne informacije se vnesejo v digitalni ali besedilni obliki v delu, kjer je vrstica ali tabela (na primer študije primerov).

Zgodovina dokumentacije

Kot lahko vidite, ni splošne klasifikacije dokumentov, kljub dejstvu, da v analizi opažamo številne tipe dokumentov. Nazaj v XV-XVII stoletjih. struktura pisarniškega dela je bila precej obsežna, čeprav so med dokumenti prevladovali le dokumenti, kazni in kazni. Toda vsaka od teh tipov je imela številne vrste, na primer, naročila so vsebovala dokumentacijo, ki prihaja od guvernerja, in pisma so bili dokumenti, ki so bili poslani od ukazov k bolnikom, urejenim ljudem, itd.

Funkcije

Glavne funkcije dokumentov so razdeljene na splošne in posebne. In vsak dokument lahko izvede veliko od njih naenkrat, kar v določeni meri pomaga zmanjšati število potrebnih dokumentov za delo.

Skupne funkcije dokumenta vključujejo:

• informativno - kadar je kateri koli dokument namenjen ohranjanju informacij;
• socialni - dokument je družbeno pomemben predmet, za njegovo ustvarjanje je potrebna družbena potreba;
• komunikativna - dokument je sredstvo komunikacije med organizacijami, podjetji, podjetji itd.
• kulturni - deluje kot način ohranjanja kulturnih običajev.

Ta način shranjevanja je dobro uporaben v obsežnih dokumentih, vključno z dokumentacijo znanstvene in tehnične narave, kjer je jasno razvidna stopnja razvoja družbe.

Posebne funkcije dokumentov vključujejo:

• upravljanje - dokument je metoda upravljanja, ki velja za organizacijsko in administrativno dokumentacijo;
• pravno - ohranja in spreminja zakonske določbe in socialnopravne odnose (to vključuje zakonodajno in pravno dokumentacijo, vključno z dokumenti z začasno pravno funkcijo).

Tudi dokumenti so lahko zgodovinski vir z vsebino preteklih podatkov, na primer o pojavu pisarniškega dela, dokumentaciji, splošni dokumentaciji.

Funkcija upravljanja dokumentov je dodeljena nekaj dokumentom, ki so nastali v procesu javne dejavnosti.

Elementi dokumenta

Pomembno je poudariti, da dokument vključuje veliko delov. Te postavke so navedene kot podrobnosti. Razmislite o konceptu rekvizitov.

To je sestavni del pri formalizaciji uradnih dokumentov. Zakon predvideva le trideset podrobnosti z njihovo neposredno registracijo v obliki dokumentov. Vsebujejo različne vrste sklopov teh elementov. Njihovo število v dokumentu predvideva namen njegovega nastanka, pa tudi namen, zahteve za registracijo.

Dokumentacija zagotavlja omejen sklop teh delov. Če se ne vnesejo ali vnesejo napačno, postane dokument neveljaven in zato izgubi pravno veljavo. S tem, ne da bi postavili potrebne podatke o obliki dokumenta, je nadaljnje sodelovanje z drugimi organizacijami nemogoče. Zato so potrebni podatki tesno povezani z dokumentacijo, ker neposredno vplivajo na natančnost oblikovanja vsakega dokumenta institucije.

Sklepi

Tako se analizirajo vrste in funkcije dokumentov in Ob upoštevanju pomembnega vprašanja na področju dokumentacije in pisarniškega dela je treba opozoriti, da je dokument trenutno sestavni del vsake dejavnosti. Brez nje je nemogoče, vključno s proizvodnjo in delovanjem vsakega podjetja ali organizacije. Ker glavne funkcije dokumenta vsebujejo vsebino informacij, se to šteje za pomemben vidik tako v zunanji kot v notranji strukturi podjetja, institucije itd.

Zato se pri zagotavljanju interakcije med strukturnimi enotami katere koli institucije uporablja dokumentacija. Pomembna je tudi kakovost poročanja vladnih agencij, ki izvajajo inšpekcijske preglede organizacij. Informacije, navedene v dokumentu, so najprej dokaz, da so te informacije izvršene.

Proces dokumentiranja je v veliki meri obvezen, zato ga predpisujejo zakoni in predpisi, kar zagotavlja zakonitost in legitimnost. Hitrost, s katero poslovodstvo (vodstvo) sprejme pravilno odločitev, je odvisno od tega, kako pravilno in hitro dokument poteka in izvaja. Pravilna organizacija dejavnosti podjetja, vključno z vodenjem evidenc, pisarniškim delom, pomaga zagotavljati red znotraj institucije. Takšen sistem zagotavlja skladno interakcijo med strukturnimi deli organizacij.