Naloge sekretarja in zahteve za delo

Kaj je odvisno

V vsaki družbi se naloge sekretarja razlikujejo. Razlike narekujejo številni dejavniki, med katerimi so: korporacijska kultura, število zaposlenih v podjetju, njena struktura in, končno, osebnost vodje. Slednji dejavnik v večji meri kot vse prejšnje oblikuje funkcionalnost tega položaja, saj je od nje odvisen celoten profil dejavnosti. Na primer, če govorimo o višjem vodstvu, lahko naloge sekretarja vključujejo organiziranje udeležbe na mednarodnih konferencah, okroglih mizah itd. V tem primeru, če govorimo o vodji majhne tehnične enote, se bo strokovnjak najverjetneje moral ukvarjati z oblikovanjem tehnične dokumentacije in potrebo po preučevanju proizvodnih procesov.

Splošne zahteve

Kljub nekaterim različnim značilnostim pa so pogosti funkcionalne dolžnosti Sekretar, ki mora biti sposoben izpolniti vsakega kandidata za to delovno mesto. Spoznajmo se z njimi podrobneje. Te vključujejo naslednje:

- načrtovanje delavcev dan vodje ;

- organizacija sestankov;

- upravljanje dokumentov;

- izvajanje osebnih opravil za šefa.

Seveda so to le splošne dolžnosti tajnika. Vsaka od teh točk je precej večplastna in lahko vključuje precej rutinsko delo in ustvarjalno delo, ki zahteva določen pristop. Da bi se kandidat lahko kvalificiral za to delovno mesto, mora najprej biti sposoben upravljati računalnik na napredni uporabniški ravni, prav tako pa mora biti usposobljen za naslednje aplikacije, ki so potrebne za delo: Word, Excel, PowerPoint. Seveda to ni popoln seznam, ampak obvezen minimum. Konec koncev bo najverjetneje v vsaki organizaciji strokovnjak moral spoznati specifične podatkovne baze in interne programe za izmenjavo informacij.

Primerni kandidat

Naloge upravnega pomočnika se pogosto zamenjujejo z dolžnostmi preprostega sekretarja. V večini ruskih podjetij sta ta dva pojma precej podobna in zato sta njuni meji zabrisani. Zagotovo lahko rečemo, da so naloge sekretarja bolj v organizacijskem delu, asistent pri delu z dokumenti. Na obeh položajih se običajno uporabljajo zahteve za identiteto delavca, ki ima zadevno delovno mesto. Vsekakor bi moral imeti odlične komunikacijske in diplomatske veščine, pa tudi večjo odpornost na stres. Navsezadnje je taka oseba pogosto vrsta blažilnika med svojim vodjem in strankami ali zaposlenimi v podjetju. Pomembno vlogo igra tudi videz, saj je tajnica obraz podjetja. Lep nasmeh, gladka obleka in frizura - minimalno potrebno za zaposlenega. Če ste se odločno odločili, da boste v tej smeri gradili svojo kariero, bodite pripravljeni na dejstvo, da morate pri delu pozabiti na lastne težave in težave, izžarevati pozitivno in srčno.