Pravila poslovne korespondence: primeri. Elektronska poslovna korespondenca: pravila za registracijo in vzdrževanje

Uspeh v dejavnostih katere koli organizacije, komercialnega podjetja ali podjetja je neločljivo povezan s kulturo vedenja in bontona. Vsa dejanja vodje, zaposleni morajo vedno upoštevati dobra pravila in ustrezajo razmeram.

Eden najpomembnejših delov bontona je poslovna korespondenca.

Ocenjuje se, da je skoraj 50% delovnega časa pomenilo poznavanje dokumentov, pošte. Ampak to je potrebno, saj lahko pristojna poslovna korespondenca znatno poveča promet podjetja, pospeši interakcijo različnih služb in oddelkov.

Seveda tukaj obstajajo določene predloge, o katerih bodo zagotovo razpravljali v tem članku. Pravila poslovne korespondence so že dolgo standardizirana. Obstoječi GOST R.6.30-2003 bo pomagal, da se besedilo pravilno postavi na list, predlaga, kako narediti zamik, robove, pisave. Poslovno korespondenco odlikuje enotnost in ponovljivost govornih obratov.

Vendar je vsako pismo individualno. Velik odtis na njega nalaga identiteto pošiljatelja, njegov položaj, položaj in naslovnika. Do neke mere je poslovna korespondenca kombinacija ustvarjalnosti in trdega dela.

Vrste poslovne korespondence

Kroženje dokumentov poteka na papirju in po elektronski pošti.

Vso korespondenco v podjetju lahko razdelimo v naslednje skupine:

- uradna / neuradna korespondenca;

- notranje in zunanje.

Uradna korespondenca vključuje komercialne ponudbe, zahvale in garancijskih pisem, trgovinski sporazumi, naročila o podjetju, uradne dolžnosti, poizvedbe, zahteve, terjatve.

Neformalna korespondenca vključuje različne čestitke poslovnih partnerjev, strank, zaposlenih; sožalje, opravičila, vabila in hvala.

Notranji dokumenti se uporabljajo samo med oddelki enega podjetja, zunanji dokumenti pa so izven njegovega obsega.

Pravila poslovne korespondence: notranja vsebina

Glavna zahteva je kratkost in zmogljivost črk. Ne raztegnite besedila na več straneh. Najboljša možnost je, da se držite znotraj.

Pravila poslovne korespondence pomenijo izključitev kompleksnih, nerazumljivih, tujih in visoko specializiranih besed in izrazov iz besedila. Vsi predlogi morajo biti kratki, z glavnimi mislijo avtorja in brez "vode".

Izogibajte se dvoumnim razlagam v pismu, sicer bo v primeru spora težje zagovarjati vaše stališče in dokazati, da ste imeli v mislih določeno frazo.

Pravila za formaliziranje poslovne korespondence zahtevajo, da pisatelj imenuje naslovnika s svojim imenom, pred katerim je navedena pritožba „Dragi ...“. In bodite prepričani, da ste »vi«, tudi če je dobro pismo s prejemnikom pisma.

V uvodu je poleg navedbe imena in priimka napisan tudi glavni namen sporočila. Primeri poslovne korespondence poznajo dovolj predlog in žigov za takšne primere: "V povezavi s prejšnjim pismom ...", "Opominjamo vas ...", "Obveščamo ..." in druge.

Neugoden za prejemnikovega odgovora (zavrnitev predloga, iz sodelovanja) zamegli frazo: "Na žalost ne moremo uporabiti predlaganih pogojev ..." ali podobnega.

Zunanja zasnova dokumentacije

Vsako poslovno pismo mora biti napisano na pisemski papir podjetja s podatki o podjetju in vsemi kontaktnimi podatki.

Ne pozabite navesti natančnega datuma dokumenta.

V zgornjem desnem kotu lista se nahajajo začetnice naslovnika in naslov podjetja prejemnika.

Razdelite besedilo v semantične odstavke, da bralcu olajša razumevanje in zaznavanje. Ne več kot 4-5 vrstic.

Vpišite vse besede z velikimi črkami - slaba oblika.

Dopisom se lahko priloži pismo. V tem primeru so navedene v ločeni vrstici na spodnji levi strani lista. Za poslovno bonton je treba odgovor na pismo prejeti v 10 dneh. Če je za reševanje problema potrebno več časa, ga mora naslovnik o tem obvestiti.

Po pisanju pazljivo ponovno preverite besedilo za napake, tako črkovne kot slovnične. Če imate čas, je vredno odložiti pismo in se ga vrniti kasneje. Praviloma bodo netočnosti, ki jih ne opazimo. Najpomembnejši nasvet v primeru odgovora na pritožbo stranke. Ne bi smeli celo motiti osebe z nepismeno sestavljenim pismom.

Ko je dokument napisan in preverjen nekajkrat, ga natisnite papirju A4. Ta velikost se običajno uporablja za kakršno koli korespondenco, čeprav samo besedilo zavzema le polovico lista.

Pred tiskanjem preverite črnilo v tiskalniku, da se izognete zamegljenosti in napetosti na izhodu.

V nekaterih primerih lahko priložite svojo vizitko dokumentu in natisnjeni list priložite pregledni datoteki.

Za dobro obliko se šteje tudi ovojnica podjetja z logotipom podjetja.

Pravila za poslovno korespondenco na neformalnem planu so pogosto bolj čustvena kot v poslovnih dokumentih in manj žigosana. Tukaj so primerne kratice, uporaba pisanih pridevnikov, na primer v čestitkah: čudovito, sočutno, prijazno.

E-pošta za podjetja

Dejstvo, da korespondence ne pošljete v ovojnici prek poštnega omrežja, ne sme biti sproščujoče. V teh primerih se uporabljajo pravila poslovne korespondence.

Kompetentna in pravilna elektronska poslovna sporočila ustvarjajo pozitivno podobo tako podjetja kot posameznika. Ugled v poslu je vreden veliko!

Osnovna pravila korespondence po elektronski pošti

E-poštni naslov podjetja uporabljajte samo za predvideni namen.

Zabeležite ime nabiralnika. Ne dovolite dela z napačnimi imeni, kot so "baby", "supermen", tudi če so navedeni v angleškem prepisu.

Vedno izpolnite stolpec "predmet", sicer bo vaše pismo lahko spam. Opisi, kot so "načrt", "seznam", "komercialna ponudba", "poročilo" ne bodo delovali. Podobnih črk v prejetem prejemniku je lahko precej. Navedite čim bolj natančno, kaj je vaše sporočilo. Ne uporabljajte več kot pet besed. Napišite temo z velika črka. Ni potrebe, da bi na koncu postavili točko.

Če pošljete odgovor na prej prejeto pismo, ne pozabite izbrisati napis »Re« v zadevi.

Slog komuniciranja

Ohranite obliko poslovnega pisma. Odstranite ogrožajoči, prosilski, mandativni ton.

Pravila elektronske poslovne korespondence ne dovoljujejo uporabe čustvenih simbolov, velikega števila vprašanj ali klicaj v besedilu.

Bodite vljudni. Obvezen pozdrav na začetku in slovo sogovorniku na koncu je dober ton. Na primer, "S spoštovanjem ..." ali tako: "S spoštovanjem ...".

Poslovna e-pošta in njeno »zlato pravilo«: ne mešajte več različnih tem v istem sporočilu. Bolje je, da pošljete vrsto črk.

E-poštni naslov mora biti dvakrat krajši od tistega v papirni obliki.

Delo s prilogami

Če je za pošiljanje preveč informacij, ne vstavite vsega v besedilo, temveč ga priložite ločenim dokumentom v priponki.

Za udobje prejemnika preimenujte dokumente, ki ste jih pripravili, na razumljiva imena. To bo pokazalo vaše zanimanje in zmago. Pomislite, koliko delovnih map ima prejemnik na računalniku in kako bo iskal vaše pismo med njimi.

Prepričajte se, da so bile datoteke poslane prejemniku, tako da jih ne obravnava kot naključnega virusa. Arhivirajte več dokumentov.

Najboljše pa je, da je treba prevelike priloge (od 200 kB) poslati na druge načine, na primer prek ftp strežnika.

Formati, kot so COM, EXE, CMD, PIF in številni drugi, nekateri poštni strežniki ne dovoljujejo in blokirajo.

Če je bilo vaših dopisov več prejemnikov, ne bodite leni vsakič, ko izbrišete vse dokaze o množični pošiljki. Takšne odvečne informacije naslovniku sploh niso potrebne. Pomagali boste ekipi "skrita kopija".

Pravila za vodenje poslovne korespondence po elektronski pošti pomenijo obveščanje druge stranke o prejemu korespondence. Če trenutno ne obstaja možnost odgovora, obvestite sogovornika. Hranite zgodovino korespondence, da se izognete nadaljnjim vprašanjem in postopkom.

Ko je pomembnost in nujnost odgovora dovoljeno dodatno obvestiti naslovnika po telefonu, Skype ali "ICQ". Če po tem pozitivnem rezultatu ne morete doseči, se ponovno spomnite.

Pogosto obstajajo primeri, ko je ob zahtevi za dokument v odgovor na voljo prazno pismo z priloženo datoteko. To je nesprejemljivo. Primeri poslovne korespondence vključujejo obvezno umeščanje ustreznih informacij v telo dokumenta. Na primer: "Pošljem potrebne podatke vaši zahtevi."

Ne pozabite navesti koordinat na koncu pisma: vse razpoložljive metode komuniciranja, položaj, spletna stran podjetja, povezave do socialnih omrežij.

Pri pisanju stikov z organizacijo, dajte čim več informacij - telefon s kodo mesta, naslov z indeksom. Konec koncev, vaša komunikacija poteka ne samo s prebivalci vaše regije. Z vsemi podatki boste lažje stopili v stik.

In zadnje pravilo: kdo je začel korespondenco, mora končati elektronski dialog.

Zaključek

Poslovna korespondenca je občutljiva zadeva. Včasih je dovolj en pogled, da se oblikuje določeno mnenje o osebi in organizaciji, ki jo predstavlja. Poznavanje pravil poslovnega pisanja lahko v vaši karieri v veliko pomoč.