Vodja pisarne: zahtevane spretnosti in odgovornosti

V sodobni družbi se je pojavilo veliko novih poklicev, za katere se pred nekaj desetletji ni niti slišalo. Toda inovacije so postopno in resnično vstopajo v naše življenje, včerajšnja šolarka pa razmišlja o večnem vprašanju »kdo biti«. Dekleta so še posebej privlačna za poklic "vodja pisarne". Kaj je to delo in kakšne spretnosti morate imeti, upoštevamo v tem članku.

Kakšni menedžer je

Iz naslova je jasno, da je položaj "vodje pisarne" povezan s tem, da smo v pisarni in upravljamo tekoče zadeve podjetja. Zaposleni se ukvarja z dokumentacijo, različnimi informacijami in obiskovalci.

Večinoma dolžnosti vodje pisarne povezane z dokumenti. Vsi vemo, da morajo biti naročila, reference in drugi dokumenti pravilno izvedeni, registrirani in pravilno shranjeni.

Poleg tega vsako podjetje vedno obiščejo stranke, stranke ali partnerji in morajo biti pravilno razdeljeni, tako da ljudje pridejo do osebe, ki jo potrebujejo. Vse informacije, ki prihajajo od zunaj, sprejema tudi vodja pisarne, katerega dolžnost je pravilno razdeliti podatke med enotami.

Delavec določenega poklica komunicira tudi z ljudmi, ki prvi pridejo v organizacijo. In včasih zadostuje ravno ta stik, zato ni treba odvračati pozornosti ljudi višjega ranga. Vodja pisarne lahko da informacije, ki jih potrebuje obiskovalec ali dokument. Če potrebujete stik z drugimi ljudmi, določi primeren čas, ki ga lahko vsak prejme.

Takojšnje odgovornosti

Torej, ugotovili smo, kdo je vodja pisarne. Odgovornosti:

1. Delo z vhodno in izhodno dokumentacijo. S sistematizacijo vseh dohodnih pisem (elektronskih in rednih) lahko zagotovi potrebne odgovore. Če je to v pristojnosti drugih oseb, prenesite na ustrezno službo.
2. Gre za povezavo med obiskovalci in šefi. Registrira obiskovalce, opravlja sestanke, pomaga pri reševanju primarnih vprašanj.
3. Vsi telefonski klici in faksi so najprej na voljo vodji pisarne.
4. Pripravlja potrebne dokumente, kot so naročila, predpisi, izvlečki.
5. Zbira potrebne informacije in pripravlja poročila, pripravlja analitična poročila.
6. Priprava na sestanke in konference je prav tako del njegove pristojnosti.
7. Odgovorna za pisarniško opremo z vsemi potrebnimi pripomočki. V skladu s tem ohranja rutinski zapis prisotnosti in potrebe po materialnih vrednostih. Sodeluje pri nakupu in sprejemanju bogastva.

Vodja pisarne, čigar odgovornosti so zelo raznolike, je dejansko "mojster" pisarne. Veliko dela je na njegovih ramenih in celotno delo zavoda lahko propade brez ustreznega in kompetentnega vodenja.

Kako zavzeti prosto mesto?

Da bi dobili službo, morate najprej povedati in pokazati delodajalcu, kdo ste. Za to se uporabljajo različni vprašalniki in življenjepisi.

Življenjepis upravitelja pisarne in drugega uradnega uslužbenca mora vsebovati osnovne točke, na katere se posveča pozornost.

Glavne točke povzetka

1. Polno ime
2. Kontaktni podatki.
3. Izobraževanje
4. Izkušnje in dosežki.
5. Osebnost.

Zaželeno je dodati nekaj iz glavnih točk. Poskušajte zanimati potencialnega delodajalca, da vas bo iz celotne mase izbral.

Čeprav je takšno delo morda samo po sebi dolgočasno, se vodja pisarne ne bo ujel v rutino. Ustvarjalnost in samozadostnost se pričakuje od osebe v tem položaju, zato bodo takoj upoštevali ustrezen povzetek.

Predstavljamo se

• Življenjepis vodje pisarne, seveda, mora vsebovati glavne točke, ki so znane vsem. Toda tudi monotoni vprašalnik je vsak že utrujen. Še posebej nevarno je uporabljati klišeje, ki so jih motili.
• Povzetek - to ni nič takega kot samopromocija. In vodja pisarne je celotna organizacija. Najprej morate biti sposobni predstaviti sebe.
• Sestavljajo vprašalnike, običajno na računalniku, zato morajo biti lepo urejeni. Priporočljivo je, da naredite podnapise, vsaka ideja pa dodeli ločen odstavek. S tem pokažete svojo sposobnost, da razmišljate jasno in logično.
• Ne bi se smeli ukvarjati z dolgimi stavki, praviloma ne berejo do konca in se preklopijo na drugo.
• Ne bojte se pisati o svojih hobijih, vendar jih ne raztegnite za pol strani.
• Kljub temu je glavna stvar za vodjo pisarne razpoložljivost pismenosti, jasnosti in doslednosti, zato je treba pisati življenjepis, pisati brez napak, na kratko in na točko.
• Opisuje vašo osebne lastnosti Ne pozabite, da mora biti vodja pisarne družaben, da je sposoben najti stik s katero koli osebo in hkrati biti prijazen.

Kakšno izobraževanje je potrebno

Da bi dobili službo kot vodja pisarne, je najbolje imeti višjo ekonomsko izobrazbo. Toda tudi če nimate gospodarske univerze, in položaj pritegne, lahko dobite usposabljanje na posebnih tečajih. V vsakem primeru delodajalec vedno višje izobraževanje vrednoti bolj kot sekundarno, če ne celo ekonomsko.

Prav tako imajo številna podjetja zahteve za znanje jezikov. Hkrati pa je pomembna tako brezplačna komunikacija kot tudi branje člankov.

Seveda je vodja pisarne dolžan razumeti pisarniško opremo in popolnoma imeti računalniške programe, ki so potrebni pri delu.

Glede na to, da je za vodjo pisarne potrebno pripraviti in pripraviti različne dokumente, je potrebno osnovno znanje sodne prakse.

In če imate tečaje psihologije, bo to samo povečalo možnosti za zaposlitev. Navsezadnje zaposleni v tem položaju veliko komunicira in je pozvan k reševanju mnogih spornih situacij in sporov.

Sekretar ali vodja pisarne: kakšna je razlika

Po delu kot »tajnik« je lahko vodja pisarne nadaljevanje kariere. Kakšna je razlika in kakšne so razlike med delom teh dveh ljudi? Poglejmo.

Ste sekretar, če:

• Odgovorite na telefonske klice.
• Voditi evidenco primerov, sestankov in načrtov vodje organizacije.
• Ukvarja se z redom in izdajanjem dovoljenj.
• Odgovorni ste za letalske vozovnice, hotelske rezervacije itd.
• Pripravite nadzornika za čaj in kavo ter obiskovalce.
• Prejmite vhodno dokumentacijo in jo redistribuirajte.

Zakaj potem potrebujete upravitelja pisarne?

To je neke vrste pospešitev kariere. Praviloma v velikih organizacijah obstaja več menedžerjev in s tem sekretarjev. Pričakovano obsežno delo. Vodja pisarne je odgovoren za njih in usklajuje njihovo delovanje.

Poleg tega usklajuje delo mlajšega osebja, kot so delavci, čistilci. Če ima podjetje le nekaj avtomobilov, so mu vozniki podrejeni.

Na ramenih vodje pisarne, pisarniške opreme: nakup, preklic in sklenitev pogodb o dobavi.