Ustvarjanje obrazcev v programu Access za vnos podatkov

Microsoft Access je uporabna aplikacija, ker vam omogoča ustvarjanje in shranjevanje podatkov v številnih povezanih tabelah, ki ponujajo večjo učinkovitost in standardizacijo kot preglednice. Tabele so osnova baze podatkov. Toda za razliko od običajnih Excelovih preglednic, kjer je vnos podatkov zelo počasen in naporen postopek, se ustvarjanje obrazcev v obrazcih Access izvaja s priročnimi številnimi funkcijami.

Enostavne oblike dostopa

Vsi obrazci temeljijo na eni ali več tabelah zbirke podatkov, zato morate pred ustvarjanjem obrazcev ustvariti primarno tabelo. Obstaja več načinov za ustvarjanje obrazca v programu Access. Program ustvari osnovni obrazec v samo enem kliku, tako da lahko uporabnik dobi popolnoma prilagojeno obliko iz nič.

Če želite izbrati obrazec, morate v traku menija vstopiti v zavihek Ustvari in poiskati razdelek Obrazci. S klikom na ta gumb se samodejno ustvari osnovni obrazec na podlagi izvorne tabele, označene v levi navigacijski vrstici. To je najlažja možnost za ustvarjanje obrazcev v programu Access, čeprav zagotavlja manj prilagodljivosti.

Razdeljena oblika dejansko prikazuje podatke iz dveh tabel. En del je podoben spodnji elektronski obliki. Preprosta oblika v programu Access prikazuje samo en zapis, razdeljeni pa ima več vrstic, tako da uporabniki na zaslon vnesejo veliko podatkov. Ta vrsta obrazca je uporabna za vnos dolgih seznamov, ki imajo nekaj stolpcev.

Ustvarjanje projekta iz nič

Ko je izbrana ena od možnosti za obrazec, uporabnik nadaljuje z ustvarjanjem obrazca za vnos podatkov v Access iz nič, pri čemer uporabi dodatne funkcije programa. Če želite to narediti, pojdite v Dodatni obrazci -> Čarovnik za obrazce in kliknite puščico na spustnem seznamu »Več obrazcev«, poiščite možnost za čarovnika za obrazce. Po tem bo Access usmerjal uporabnika skozi korake ustvarjanja obrazca in zagotavljal možnost uporabe številnih nastavitev, ustvarjanje ravnovesja med programom, tako da bo Access izvedel večino dela in uporabnika, ki oblikuje obrazec neodvisno.

Obstaja veliko možnosti, ki jih je mogoče izvajati z ustvarjanjem obrazcev za MS Access. Ustvarite lahko dva osnovna tipa obrazcev:

1. Sorodni obrazci.
2. Nevezane oblike.

Vezani obrazci se povezujejo z nekaterimi bazami podatkov, kot so stavek SQL, poizvedba ali tabela. Ta pogled se uporablja za vnos ali urejanje podatkov v bazi podatkov.

Nevezani obrazci so neodvisni od vira podatkov. Lahko so v obliki pogovornih oken in preklapljanje mest, ki se uporabljajo za navigacijo z zbirko podatkov kot celoto. Obstaja veliko načinov za ustvarjanje obrazcev v programu Access.

Vrste sorodnih obrazcev:

1. Oblika enega elementa, najbolj priljubljenega, ko so zapisi prikazani v enem zapisu naenkrat.
2. Več postavk prikaže zaporedje zapisov hkrati iz povezanega podatkovnega vira.
3. Razdeljena oblika, razdeljena na polovico, vodoravno ali navpično. Ena prikaže element ali zapis, drugi pa podatke iz več zapisov iz osnovnega vira podatkov.

Access Database

Obstaja več načinov za ustvarjanje obrazcev za dostop. Če želite to narediti, odprite bazo podatkov in se prijavite v "Ustvari". V zavihku »Obrazci« v desnem kotu kliknite gumb »Čarovnik za obrazce«. Na prvem zaslonu izberite polja, ki jih želite prikazati v obrazcu. Algoritem dejanja:

1. V čarovniku za obrazce izberite tblProjects za tabele / poizvedbe in več zahtevanih polj, kot so ProjectStart, ProjectName, ProjectID in ProjectEnd. Šli bodo na delovna polja.
2. Izberite tblTasks za tabele / poizvedbe in mesto po poljih.
3. Kliknite "Naprej".
4. Izberite vrsto naročila za ustvarjanje obrazcev in poročil v dostopu. Če želite ustvariti ravno obliko, izberite organizacijo tblTasks in pri ustvarjanju hierarhične oblike lahko podatke organizirate s pomočjo tblProjects.
5. Izberite obliko s podoblikami in kliknite Naprej. Na naslednjem zaslonu lahko izberete postavitev podforme. Privzeta nastavitev je Datasheet View. Izgleda kot pogled tabele.
6. Kliknite "Naprej".
7. Na naslednjem zaslonu morate podati ime obrazca in "Končano".

Izdelava obrazcev v Microsoft Accessu preko dodatnega obrazca se izvaja preko spustnega menija "Dodatni obrazci". Nato morate ustvariti obrazec »Več elementov«, obrazec za obrazec, razdeljeni obrazec ali obrazec za modalni dialog. To so običajno povezane oblike. Izberite predmet, ki ga želite priložiti temu obrazcu. To ne velja za modalne oblike dialoga. V podoknu za krmarjenje izberite predmet, izberite tblEmployees, prikaže se obrazec »Več elementov«, v katerem bodo navedeni vsi podatki.

Čarovnik za aplikacije

Preden ustvarite obrazce Access, jih lahko vidite na zaslonu in jih uporabite za ogled podatkov v tabeli. V ta namen so na dnu zaslona prikazani navigacijski gumbi: prvi vnos, naslednji vnos, prejšnji vnos, končni vnos, ki vam omogoča premikanje po tabeli. Nov vnos lahko vnesete tudi s klikom na gumb »Novo«. Algoritem za ustvarjanje obrazcev v subd. Dostop naslednje:

1. Kliknite jeziček Ustvari v traku in gumb Čarovnik za obrazce.
2. V spustnem seznamu "Tables / Requests" izberite "Club Members" in kliknite dvojni ševron (>>), da premaknete vsa polja v okno na desni.
3. Na seznamu možnosti postavitve izberite Stolpec in Naprej.
4. Poimenujte obrazec in »Končano«.
5. Uredite obrazec in priložite sliko. Logotipu ali drugi sliki lahko dodate obrazcu tako, da kliknete zavihek Domov> Pogled> Oblikovanje za obrazec.
6. Odprite Orodja za načrtovanje obrazca> Oblikovanje in kliknite Vstavi sliko> Brskaj.
7. Poiščite sliko, ki bo uporabljena v obrazcu, jo izberite in jo povlecite, da ustvarite okno.
8. Če želite spremeniti velikost slike, kliknite miško, izberite »Lastnosti« in pojdite na zavihek »Oblika«.
9. Nastavite način velikosti, da povečate in poravnate sliko v zgornjem levem kotu, nato pa z gumbom za dimenzijo določite velikost.
10. Velikost nekaterih besedilnih polj obrazca lahko spremenite, če so prevelika.
11. Ko končate, izberite Home> View> Form, da se vrnete na uporabo in ogled obrazca.

Alternativna oblika dostopa

Načini ustvarjanja obrazcev v programu Access omogočajo, da vnos podatkov postane bolj primeren za uporabnike, ki uporabljajo brezplačne alternative. Microsoft Access je zapleteno orodje zbirke podatkov s težkim učnim procesom. Obstajajo bolj intuitivne alternative s podobnimi funkcijami. Preden bo obrazec ustvarjen, bo moral uporabnik uvoziti bazo podatkov. Zbirka podatkov:

1. Začnite tako, da izberete »Empty Database Content«.
2. Uvozite podatke z »Zunanji podatki« v zgornjem desnem kotu zaslona.
3. V zavihku »Zunanji podatki« izberite datoteko XML.
4. Pojdite v mapo, kjer ste razpakirali datoteko, in izberite, kje bo na voljo meni za uvoz XML.
5. Kliknite V redu za uvoz v novo bazo podatkov.
6. Levi stolpec bo prikazal razpoložljive objekte zbirke podatkov, in če bo vse delovalo pravilno, mora uporabnik videti uvožene informacije o stiku in podatke o članih in jih dvokliknite, da odpre element.

Prilagodljivi oblikovni objekti

Ustvarjanje baze podatkov v obrazcih Access vam omogoča, da uporabniku omogočite dostop in prilagodite oblikovalske objekte. Dobro oblikovana oblika lahko izboljša učinkovitost in natančnost vnosa. Kartica Orodja za postavitev obrazca vsebuje polja za konfiguracijo obrazca. Izbira bo vodila do zaslona z nastavitvami oblikovnih oblik in estetskih možnosti. Na zavihku Domov morate najti to možnost in si ogledati razpoložljive poglede obrazcev. Pogled načrta ponuja podrobnejši pogled na strukturo obrazca kot pogled postavitve. Prav tako vam omogoča, da spremenite obliko brez kakršnih koli motenj.

Večina opravil je mogoče izvesti tako v pogledu načrta kot v prikazu postavitve, vendar obstajajo nekatere lastnosti obrazcev, ki jih je mogoče spremeniti samo v zasnovi. Pogled postavitve omogoča bolj vizualno postavitev za urejanje obrazca. Podobno je z dejansko obliko.

Večina sprememb obrazca je mogoče narediti v pogledu postavitve, v nekaterih primerih pa vam Access pove, da preklopite na pogled oblikovanja, da naredite določene spremembe. Ko je funkcija »Oblikovanje oblikovanja« aktivirana, plošča traku doda tri nove pozicije na vrhu pod naslovom »Orodja za načrtovanje obrazca«:

1. Barve in teme za spreminjanje oblikovanja. V obrazec doda gumbe, polja, oznake in druge predmete.
2. Razporedi - spremeni postavitev in poravna objekte v obrazcu.
3. Oblika - spremenite besedilo, slike ozadja in oblike risb.

Hitro razvojno orodje

Čarovnik za obrazec za dostop je uporabno orodje za obliko, ki odpira možnosti oblikovanja z zagotavljanjem možnosti za stolpce, vrstice, velikosti tabel, jezike in teme. S čarovnikom za dostop do obrazca lahko hitro določite, kateri slog obrazca je primeren za bazo podatkov in uporabniške nastavitve. Glede na podatke obstaja še nekaj drugih oblik in kontrolnih elementov za pomoč uporabniku pri krmarjenju:

1. Oblikovalci
2. Dodatne možnosti.

Uporaba čarovnika odpre nove parametre, doda nova polja in odstrani nepotrebne. Ta dodatna fleksibilnost zagotavlja visoko kakovost nadzora in prihranek časa. Namesto ustvarjanja obrazcev iz nič, lahko uporabite čarovnika za obrazce in ga prilagodite svojim željam. To prihrani čas in poveča učinkovitost, kar vam omogoča, da takoj začnete. Priročen vmesnik omogoča ustvarjanje zahtevanih polj z dvojnim klikom.

Oblike štirih oblik

Ena od teh štirih oblik je na voljo v vsaki konfiguraciji baze podatkov Access, s katero se bo uporabnik srečal. V delu, ki ga potrebujete, morate uporabiti ploščo z lastnostmi. Ta uporabna stranska vrstica, ki se nahaja na zavihku Orodja za postavitev obrazca, vsebuje veliko pomembnih informacij o obrazcu in se lahko uporablja za hitro urejanje, spreminjanje in preklapljanje številnih možnosti s priročnim namigom v spodnjem levem kotu zaslona.

Vrste oblik:

1. Ena tabela - en obrazec, ki ustreza eni tabeli zbirke podatkov. Funkcionalna je, osnovna in se lahko uporablja za izvajanje številnih nalog.
2. Oblika posamezne tabele z iskalnim poljem: uporablja samo eno nastavitev baze podatkov, iskanje pa omogoča prikaz podatkov iz druge tabele ali baze podatkov ali ustvarjanje splošnih vrednosti podatkovnega obsega.
3. Obrazec Master / Detail - ena glavna oblika pošilja več podoblik.
4. Obrazec Master / subform - z dodatnimi iskalnimi polji v glavnem ali podobličnem tipu.

Predelna zapora

Zaščita dostopa do baze podatkov od drugih uporabnikov je potrebna, če lastnik ne želi, da bi nekdo posegal v fino nastavljeno notranje delo tabel in poizvedb, zlasti kod VBA. Dostop omogoča številne načine, s katerimi uporabnikom preprečite nenamerno spreminjanje podatkov v obrazcih. Ena od možnosti je, da nastavite možnosti Enable and Locked (Omogoči in Zakleni), da preprečite vnos podatkov. Na primer, ko ustvarjate podrejeno obliko dostopa, ki bo uporabljena za spreminjanje naslovov strank.

Prvi kontrolnik je iskalno polje, ki se uporablja za iskanje številke stranke. Kadar je na primer izbrana številka, se ime in naslov stranke samodejno prikažeta v ustreznih kontrolnikih. Če pa drugi uporabniki ne potrebujejo sprememb v polju »Ime stranke«, ga lahko blokirate. Nato pojdite na seznam lastnosti, ki jih želite urediti. Spremembe bodo veljale za celoten obrazec. Približno do polovice seznama lastnosti lahko vidite možnosti urejanja.

Uvedba prepovedi:

1. Vsako lastnost spremenite v programsko opremo.
2. Pojdite na pogled oblikovanja in izberite obliko na seznamu lastnosti lista.
3. Preklopite način "Dovoli postavitev" na "Brez". To prepreči dostop vseh dodatnih uporabnikov do pogleda postavitve, kjer lahko neposredno uredijo obrazec.
4. Zdaj shranite obrazec za to pretvorite datoteko iz .accdb v .accde in omejite nadaljnje spremembe oblikovanja ali polja za urejanje.
5. Shranite trenutno bazo podatkov na pomembno mesto.
6. Pred pretvorbo datoteke v Access se prepričajte, da je izdelana kopija (ali dve) izvirne datoteke baze podatkov. V primeru poškodbe bo glavni izvod.
7. Pojdite v datoteko> Shrani.

Dostopajte do ukaznih gumbov

Ustvarjanje tipkovnice v programu Access se uporablja za zagotavljanje dostopa do funkcij baze podatkov, kot je odpiranje povezanih obrazcev, shranjevanje ali tiskanje podatkov. Uporabljajo se tudi za zagon ene akcije ali za več, ki pomagajo drugim funkcijam dostopati do baze podatkov. Uporabnik lahko na primer ustvari ukazni gumb v obliki za odpiranje drugega.

Če želite zagnati ukazni gumb, morajo uporabniki v lastnostih Kliknite na zapisovanje postopka ali makra dogodka. Koraki za ustvarjanje glavne tipkovnice za dostop so:

1. Izberite in odprite obrazec, v katerega želite vstaviti ukazni gumb.
2. Zaprite vse obrazce, ki se izvajajo v sistemu, da se izognete zmedi.
3. Kliknite na obrazec in ga odprite v razvojnem načinu.
4. Na plošči traku izberite zavihek Oblikovanje in kliknite ikono gumba.
5. Uporabniki lahko opazijo, da se je kazalec spremenil v znak plus in ga uporabiti za risanje ali ustvarjanje strukture gumbov v svoji obliki.

Ko se uporabnik odloči ustvariti nov gumb, se čarovnik za ustvarjanje tipkovnice v dostopu samodejno prikaže na zaslonu. Običajno lahko gumb kliče prednastavljeno funkcijo v obliki in teče na makro ali s posebno kodo VBA.

Uporabniki popravijo te spremembe tako, da v oknu »Windows«> »Natisni trenutni obrazec« izberejo »Form Operation«, nato kliknete na. Uporabnik lahko izbere dve možnosti: uporabite sliko ali ikono v ukaznem gumbu ali uporabite ime besedila. Spremembe lahko opravite s pomočjo čarovnika za ukaze, kjer MS Access uporabnikom omogoča tudi ogled slik iz svojega sistema.

Če želite uveljaviti spremembe v obrazcu, kliknite »Dokončaj«. S pomočjo čarovnika za ukazni gumb podajte ime. Ko naredite vse potrebne spremembe, morate shraniti obrazec. Preverite obrazec in se prepričajte, da pravilno deluje.

MS Access podpira ustvarjanje posebne naročilnice. Priročen uporabniški vmesnik za oblikovanje obrazcev vam omogoča, da prilagodite osnovni obrazec s klikom na samo eno ikono. Vgrajeni upravitelji programov so odličen način za ročno spreminjanje oblike obrazcev in nastavitev obrazca za dostop iz nič.